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Aide à la création d'un index sous Word

-2- Fonctionnalités avancées

a) Création de sous-entrées et de renvois d'index

b) Indexation d'une plage de texte

c) Suppression d'entrées d'index

d) Création de plusieurs index

e) Mise en forme des entrées d'index

Revenir à la rubrique 1 >> Création d'un index simple...


a) Création de sous-entrées et de renvois d'index

Les sous-entrées d'index

Pour créer un index à plusieurs niveaux,  il est possible d'établir une hiérarchie à l’aide des entrées et des sous entrées.

Pour ce faire, dans la colonne de droite de votre fichier de concordance (colonne réservée aux noms d’entrées d’index) séparez l’entrée de chacune de ses sous entrées par deux-points [ : ].

Suivez la procédure habituelle de marquage automatique des entrées, puis insérez l’index.

Visualisation de l’entrée « Artistes » dans l’index final :

Les renvois d'index

Word vous permet aussi de créer des renvois d'index. Cette option peut vous être utile lorsqu'une même personne est citée de plusieurs manières dans votre texte (avec son pseudonyme et son patronyme, notamment).

Prenons l’exemple de Michelangelo Merisi, plus connu sous son nom d’artiste : Le Caravage.

  • Dans un premier temps, indexez « Caravage » et « Merisi » sous le même nom d’entrée (« MERISI Michelangelo ») :

         
  • Suivez la procédure habituelle de marquage automatique. Toutes les occurrences du nom « Merisi » et celles de « Caravage » seront ainsi recherchées et indexées sous la même entrée.
­
  • Il ne reste plus désormais qu’à orienter l’utilisateur de l’index en créant une entrée « CARAVAGE (Le) ») pour lui indiquer de se référer à « MERISI Michelangelo ».
    Pour ce faire, il convient d’utiliser le marquage manuel en complément du marquage automatique :
    Dans votre document principal sélectionnez une occurrence du mot « Caravage » et ouvrez le menu Insertion/Référence/Tables et Index/Marquer Entrée. Saisissez le nom de l’entrée « CARAVAGE (Le) » dans le champ Entrée, cochez la case « Renvoi » et saisissez le nom de l’entrée à laquelle vous souhaitez renvoyer le lecteur, en l’occurrence : « MERISI Michelangelo ». Cliquez sur « Marquer » (et non sur « Marquer tout » car le logiciel répéterait la phrase de renvoi pour toutes les occurrences) : 


  • Insérez l'index.
  • Visualisation des entrées d'index avec renvois dans l'index final :

[haut]

b) Indexation d'une plage de texte

Si vous souhaitez indexer un texte se déroulant sur plusieurs pages (parce qu'une notion est abordée dans cette partie du document, par exemple), procédez de la manière suivante :

1. Créez d'abord un signet (une sorte d'étiquette associée au passage) :

  • sélectionnez tout le texte à indexer,
  • ouvrez le menu Insertion / Signet,

  • donnez un nom au signet

  • cliquez sur « Ajouter »

2. Marquez l'entrée d'index :

  • le texte est toujours sélectionné, marquez l'entrée comme un mot simple (Insertion / (Référence / Tables et index, onglet Index ou raccourci [Alt [Maj] [x], sous Word Mac : [Pomme] [Alt] [Maj] [x]),
  • dans la fenêtre de marquage, donnez le nom de votre choix à l'entrée (ici, « Pélerinage »),
  • cochez l'option « Plusieurs pages »,
  • sélectionnez le signet approprié,
  • cliquez sur « Marquez » pour marquer l'entrée.

Démonstration :

c) Suppression d'entrées d'index

- Pour supprimer une entrée d'index, vous pouvez soit supprimer manuellement le ou les code(s) de champ qui lui sont associés, soit le faire automatiquement à partir du menu Édition / Remplacer, onglet Remplacer. Dans ce cas, saisissez le code de champ que vous souhaitez supprimer dans la case « Rechercher », laisser la case « Remplacer par » vide et cliquez sur « Remplacer tout ».

Exemple :

N.B. : veillez à respecter la casse et les espacements entre [^d], code indiquant au logiciel que vous souhaitez rechercher un champ, [XE], code spécifique à l'index, et le nom de l'entrée entre guillemets :

- Pour supprimer toutes les entrées d'index, dans le champ «Rechercher», saisissez simplement [^d XE] et laisser la case «Remplacer par» vide. Cliquez sur «Remplacer tout», cette action supprimera toutes les entrées d'index.

Démonstration :

d) Création de plusieurs index

Cette action n'est pas vraiment prévue par le logiciel de traitement de texte Word, mais il existe des techniques pour contourner le problème :

1) Insérez plusieurs fois l'index général en fin de document et supprimez les entrées inutiles dans chaque index. Souvenez-vous simplement que ces modifications manuelles seront à reprendre si vous devez mettre à jour l'index.

2) Pour les utilisateurs avancés :

2.1. Créez plusieurs fichiers de concordance (1 par index – ex : concordance_noms.doc et concordance_lieux.doc)

  • Marquez d'abord toutes les entrées du premier index à partir de son fichier de concordance, masquez les marques de format et insérez l'index en fin de document.
  • Une fois le premier index inséré, affichez les marques de format, supprimez toutes les entrées d'index, puis marquez les entrées du deuxième index à partir de son fichier de concordance. Masquez à nouveau les marques de format, puis insérez le deuxième index en fin de document.

Vous pouvez créer ainsi autant d'index que vous le voulez en recommençant toujours la même opération.

NB : à l'insertion du deuxième index, le logiciel détectera automatiquement l'existence d'un autre index et vous proposera de le remplacer, il vous suffira alors de répondre par la négative :

Cette méthode nous semble être la plus convaincante, car elle offre d'abord tous les avantages du marquage automatique (gain de temps, marquage simple et fiable de toutes les occurrences d'un terme, quelle que soit sa casse). Elle permet aussi la mise à jour rapide et efficace des index. Pour ce faire, il suffit simplement de supprimer toutes les entrées d'index et de recommencer la procédure (marquage et insertion), celle-ci étant somme toute très courte.

3) Pour les utilisateurs avancés uniquement (2e méthode) :

Pour indiquer au logiciel que les entrées doivent être affectées à des index différents, il vous faut ajouter manuellement un code d'identification d'index : \f dans le code de champ de chaque entrée de la manière suivante : { XE "Nom de l’entrée d’index" \f "Identificateur"}

Prenons un exemple :

Vous souhaitez créer un index des lieux et un index des personnes. Vous marquez l'entrée d'index « Paris » de manière à ce qu'elle soit affectée au premier et l'entrée « Hugo » pour qu'elle soit affectée au second. Disons que l'index des lieux sera l'index "a" et l'index des personnes l'index "b".

Au code de champ { XE "Paris" }, vous ajoutez donc l'identificateur "a" ; au code de champ { XE "Hugo" } l'identificateur "b" :

Voici comment doivent apparaître vos entrées d'index :

[haut]

L'insertion des index se fait alors différemment. Lorsqu'il y a plusieurs index, vous ne suivez pas la procédure : Insertion / (Référence. / Tables et index, mais Insertion / Champ :

Apparence de la fenêtre " Champ " sous Word 2000 et Word Mac :

Apparence de la fenêtre « Champ » sous Word 2003/XP :

  • dans le menu « Catégories », spécifiez « Tables et index »,
  • dans le menu « Champ », sélectionnez « Index ».
  • Sous Word 2000 vous pouvez accéder directement aux options des champs en cliquant sur « Options »,
  • sous Word 2003/XP, cliquez sur « Codes de champ », puis sur « Options ».
  • à l'ouverture de la fenêtre « Options pour les champs », choisissez le commutateur \f et cliquez sur « Ajouter au champ »,
  • saisissez l'identificateur de l'index que vous souhaitez insérer ("a" ou "b") apràs le nom du champ et le commutateur (ex : INDEX \f "a") et cliquez sur OK pour que celui-ci soit inséré.

[haut]

Démonstration :

Voici l'apparence des index ainsi obtenus (contrairement aux index modifiés manuellement, ceux-ci peuvent être mis à jour automatiquement) :

[haut]

e) Mise en forme des entrées d'index

Lors du marquage des entrées, il est possible de modifier les caractéristiques de mise en forme des entrées d'index :

  • Comme nous l’avons abordé dans notre partie sur le marquage automatique des entrées d’index (cf. 1 - Création d’un index simple), celles-ci peuvent être mises en forme dans la colonne de droite du fichier de concordance.

  • Dans le cas d’un marquage manuel des entrées (sélection des mots à indexer dans le texte ; Menu Insertion/Référence/Tables et Index/onglet Index/Marquer Entrée), la mise en forme des entrées doit être définie entrée par entrée à partir de la fenêtre « Marquer les entrées d’index » :

    • si votre souris est munie d’un bouton droit, vous pouvez cliquer sur l’entrée d’index et accéder ainsi au menu Police pour choisir la mise en forme souhaitée :

    • dans le cas contraire, vous pouvez utiliser des raccourcis clavier : sélectionnez l'entrée d'index et activez la combinaison de touches [Ctrl] [Maj] [P] sous Microsoft Word et [Pomme] [D] sous Word Mac, vous aurez alors accès au menu Police.
    • Pour mettre en forme les numéros de page, cochez les cases « Gras » ou « Italique » dans la section « Format des numéros de page ».

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