Module 3 - Rappel sur l'utilisation d'un traitement de texte

3.1. Le paragraphe

Un paragraphe est une partie du document délimité par deux caractères de fin de paragraphe (symbole ¶, touche ENTREE). Attention de ne pas confondre la fin de paragraphe et le retour à la ligne (symbole ¿, touche MAJUSCULE+ENTREE). Il peut contenir du texte, des images, des formules ou tout autre élément que votre traitement de texte vous permet d'insérer dans un document.

Chaque paragraphe correspond à un bloc homogène et possède les attributs de mise en forme suivants :

• Alignement : à gauche, à droite, justifié (à gauche et à droite) ou centré
• Retraits : par rapport aux marges ou retrait de première ligne, ils peuvent être positifs ou négatifs
• Espacement : interligne à l'intérieur du paragraphe, espace avant ou après le paragraphe
• Tabulations (voir la section 3.2.)
• Style et Niveau hiérarchique (voir module 2 sur l'utilisation d'une feuille de style)

Pour qu'un document ait une présentation stable et homogène, il faut manipuler ces paramètres plutôt que de se servir de "bricolages" tels que sauts de ligne, usage des espaces pour le retrait de début de paragraphe ou le centrage d'un titre, etc. Dans l'exemple suivant, l'auteur a utilisé des espaces (symbole ·) pour centrer son texte. Lorsqu'on change la taille des caractères, la mise en forme du texte est perturbée, ce qui n'aurait pas été le cas s'il avait appliqué un alignement "centré" à ses paragraphes:

3.2. Les tabulations

Les tabulations (symbole ®) vous permettent d'obtenir des alignements autres que les alignements par rapport aux marges de la page. Dans la plupart des traitements de texte, les taquets de tabulations sont positionnés à intervalles réguliers et sont tous de même nature (alignement à gauche à partir du taquet). Cependant, vous avez la possibilité de déplacer et de modifier un certain nombre de caractéristiques des taquets. Les paramètres que vous pouvez gérer sont les suivants :

• la position du taquet
• l'alignement (à gauche à partir du taquet, à droite jusqu'au taquet, centré sur le taquet)
• la suite (ligne de points, tirets, etc, entre les tabulations)

Voici ce que donnent les variations sur le paramètre "alignement" :

Exemple d'utilisation du paramètre "Suite" 

Attention, lorsque vous utilisez les tabulations pour aligner des éléments de texte, préférez toujours la définition d'une tabulation unique plutôt que l'utilisation d'une suite de tabulations ; cela vous garantira que lors de changements de polices ou de taille de caractères votre alignement sera conservé :

3.3. Les sections

Les sections sont des parties d'un document (délimitées par des sauts de section) possédant les mêmes attribut de mise en page. Ces attributs sont les suivants :

• format de la page (A4, A3, Letter US, ...)
• orientation de la page (portrait ou paysage)
• marges (haut, bas, droite, gauche)
• entêtes et pieds de page
• espace pour la reliure
• parité (pages paires et impaires différentes ou non)

Le schéma suivant indique à quelle zone de la page correspond chaque attribut.

Astuce : le cas d'un document imprimé en recto-verso...

• Spécifiez dans les paramètres de mise en page que les pages paires et impaires sont différentes. Cela vous permettra par exemple d'être sûr que l'espace de reliure sera toujours situé sur le côté intérieur de la page et les numéros de page sur le côté extérieur...
• Si votre document est divisé en parties ou chapitres et que vous souhaitez que chaque partie commence sur une page de droite, plutôt que de gérer manuellement les pages blanches à ajouter entre deux parties, découpez le document en sections correspondant chacune à une de vos parties et spécifiez que vos sections commencent sur une page impaire. Votre traitement de texte gèrera alors de façon automatique l'ajout de page blanche et leur mise à jour au fur et à mesure que vous modifiez votre document.

3.4. Les en-têtes et pieds de page

Les en-têtes et pieds de pages sont les textes apparaissant en haut et en bas de la page qui se répètent sur chacune des pages du document. On y trouve généralement le titre du document, de la section, le numéro de sa version ou sa date d'édition, les numéros de page, etc...

Les en-têtes et pieds de page sont toujours visibles lorsque vous êtes en affichage en mode page, ils ne le sont pas en mode normal. Il faut passer par le menu Affichage / En-tête et pied de page pour pouvoir les manipuler.

La barre d'outil qui apparaît permet de définir le contenu et la mise en page de cette zone de la page, d'insérer des éléments automatiques, etc.

Attention, vérifiez toujours, via l'identifiant d'en-tête ou de pied de page, que vous manipulez le bon élément : lorsque votre document est divisé en section, les en-têtes et pieds de pages sont propres à une section. Vous avez le choix entre les reporter automatiquement d'une section à l'autre ou avoir des en-têtes distincts pour chaque section. Lorsque votre document est paginé en recto-verso vous avez la possibilité de distinguer les entêtes et pieds de pages paires et impaires.

Quelques règles de mise en page :

• pas d'entête ou pied de page sur les pages de garde (du document ou de chaque chapitre par exemple). Votre traitement de texte vous donnera la plupart du temps la possibilité de distinguer la mise en page de la première page de chaque section (via le menu Fichier / Mise en page) ;
• veillez à ce que les numéros de page soient centrés où alignés sur l'extérieur des pages lorsque votre document est paginé en recto-verso (sinon, ils apparaitront côté reliure...) ;
• enfin, ne surchargez pas ces deux zones de texte.

3.5. Les index

Tous les traitements de texte permettent aujourd'hui de générer des index automatiques, permettant ainsi, à la fois une mise à jour des références dans l'index lui-même, mais aussi la création de liens dans le document qui redonnent toute sa pertinence -pour le lecteur- à l'utilisation d'un index (saut d'une occurrence à l'autre d'une entrée d'index par exemple).

D'un traitement de texte à l'autre, les noms de commandes sont différents, mais la méthode générale est commune.

On peut créer des entrées d'index, soit a priori au cours de la rédaction du document, soit a posteriori en définissant l'entrée de l'index et en marquant toutes ses occurrences attention cependant, cette méthode n'est efficace que si vous avez pris soin de garder une orthographe homogène tout au long du document : si vous définissez le texte "Emile Zola" comme entrée, les occurrences "E. Zola" ou "Zola, Emile" ne seront pas retenues.

Une fois les entrées définies et leurs occurrences marquées, vous pouvez générer votre index.

Il est possible de créer plusieurs index (index des noms de personnes, de lieux, d'entreprises, des dates, etc.). Reportez-vous pour cela à l'aide de votre traitement de texte.

3.6. Les signets et les renvois

Les signets sont des emplacements dans le texte ou des sélections de textes qui sont marqués et identifiés. Ils constituent des référents sur lesquels on pourra ancrer des numérotations automatiques ou des renvois.

Les renvois peuvent être de plusieurs nature : ils peuvent faire référence à l'emplacement du signet dans le document (titre de la section, page, paragraphe, etc.), ou bien permettent d'insérer le contenu du signet (référence à un numéro de figure par exemple). Bien entendu, l'ensemble des informations et des liens gérés via des signets et des renvois est mis à jour de façon automatique.