A. Principes d’organisation et formes antérieures de déconcentration

I. Schéma théorique des fonctions des bibliothèques universitaires

Les fonctions caractéristiques d’une bibliothèque universitaire sont évidemment des fonctions bibliothéconomiques. A côté de celles-ci sont également représentées des fonctions de soutien, comme l’administration ou la formation professionnelle. Nous concentrerons cette analyse sur les fonctions bibliothéconomiques opérationnelles.

Ces fonctions se répartissent en deux grandes catégories : les fonctions de service au public, et les fonctions techniques ou internes. Les premières comprennent des fonctions comme la gestion du public, la communication, le prêt, les renseignements bibliographiques, etc. ; les secondes sont centrées sur les acquisitions, le traitement et la gestion des documents : commandes, réception, description bibliographique ou catalogage, indexation, cotation, préparation matérielle des documents, classement, gestion des catalogues. Plusieurs remarques peuvent être faites à propos de ces deux types de fonctions.

Les opérations nécessitées par les fonctions internes se déroulent sous la forme d’un processus linéaire ; elles sont généralement coûteuses en temps et en qualification. Inversement, certaines opérations répétitives du service au public (prêt et communication) ont la forme de processus en boucle (sortie d’un document suivie de son retour), et n’exigent pas de qualifications importantes.

Dans un processus linéaire, une opération ne peut commencer que lorsque les opérations précédentes ont été menées à bien. L’ordre de ces opérations peut néanmoins dans certains cas être modifié : ainsi, la réception d’un document précède nécessairement son enregistrement, mais l’ordre dans lequel on effectue le catalogage et l’indexation est relativement indifférent. Ces opérations internes font appel soit à des qualifications de caractère scientifique pour celles qui nécessitent une appréciation du contenu des documents (choix des documents et indexation), soit à des compétences techniques de différents niveaux pour des opérations comme les commandes, l’enregistrement, le catalogage ou l’intercalation des fiches. Dans l’ensemble, pour les fonctions de cette nature, il y a peu d’opérations qui ne demandent qu’un faible niveau de qualification.

Dans les processus en boucle, les opérations ont un caractère répétitif permis par le retour à l’état antérieur : un livre est prêté puis restitué pour pouvoir être à nouveau prêté. Ces opérations sont des opérations de masse, qui nécessitent une organisation appropriée et des compétences de faible technicité. Mais les fonctions de service au public ne se réduisent pas à ces opérations répétitives, puisque la fonction de renseignements bibliographiques est une fonction très qualifiée, qui nécessite entre autres choses une appréciation des besoins des utilisateurs et du contenu des documents. Dans certains cas, les processus en boucle sont interrompus par des processus linéaires. Il en est ainsi, par exemple, quand un document déjà utilisé doit être relié, ou catalogué ou coté à nouveau.

On peut affirmer que dans l’ensemble, les opérations qui relèvent des processus linéaires sont, dans le cas particulier des bibliothèques, les plus coûteuses en temps et en qualifications. Toute évolution qui permet la simplification ou la prise en charge de ces opérations à l’extérieur de la bibliothèque a donc pour conséquence des économies de personnel importantes. Il en est ainsi, par exemple, si une opération comme le catalogage est réalisée à l’extérieur de la bibliothèque. Mais un bon résultat peut aussi être obtenu en affectant à chaque opération le personnel dont la qualification correspond le mieux à son niveau de complexité, de manière à éviter à la fois la prise en charge d’opérations de routine par du personnel qualifié, qui génère des surcoûts, ou inversement la réalisation d’opérations complexes par un personnel insuffisamment qualifié, qui a pour conséquence une insuffisance de qualité. Cette adaptation fine des compétences aux opérations à réaliser est en elle-même une tâche difficile.