2. La réforme des bibliothèques universitaires en Grande-Bretagne

La situation des bibliothèques universitaires britanniques était, au début des années 1960, nettement différente de celle des mêmes bibliothèques en France et en Allemagne fédérale. En particulier, chaque bibliothèque universitaire était entièrement intégrée à son université, et il n’existait pas de bibliothèques d’instituts. Les motifs qui ont conduit les pouvoirs publics à se pencher sur leur situation sont liés à l’augmentation des effectifs d’étudiants qui, tout en demeurant nettement inférieure à ce qu’elle a été en Allemagne fédérale et surtout en France, a néanmoins entraîné la création de nouvelles universités.

Du point de vue administratif, le University grants committee (Comité des subventions universitaires), créé en 1919 comme un organisme indépendant pour répartir les subventions de l’Etat aux universités, avait été rattaché en 1964 au ministère chargé de l’enseignement (Department of education and science). Ce comité ne dotait directement les bibliothèques universitaires que dans trois cas : pour financer la construction d’un bâtiment, pour la constitution des collections de base de la bibliothèque d’une université nouvelle, ou encore, assez rarement, pour accroître les collections d’une bibliothèque universitaire dans un domaine spécialisé. Dès 1946, le University grants committee avait formulé des recommandations en vue d’accroître le nombre de places dans les universités, recommandations qui ont conduit ultérieurement à la création d’universités nouvelles. En 1961, un comité spécial, connu sous le nom officiel de Committee on higher education ou sous le nom de Robbins committee, du nom de son président Lord Robbins, fut créé pour présenter des propositions en vue du développement de l’enseignement supérieur. Il fonctionna de 1961 à 1963, et sur la base de ses propositions fut élaboré un plan national pour le développement des universités. En ce qui concerne les bibliothèques universitaires, le University grants committee avait analysé leur situation dans son rapport de 1964, portant sur les années 1957 à 1962, et avait procédé à des enquêtes et à des études complémentaires. A la suite des questions que ces études avaient révélées, fut constitué un comité spécial, connu sous le nom officiel de Committee on libraries, ou sous celui de Parry committee, du nom de son président Thomas Parry. ⁵¹⁵

Le rapport du Committee on libraries fut terminé en octobre 1966 et publié en 1967 par l’éditeur des publications officielles britanniques. Il se présente sous la forme d’un volume de plus de 280 pages, divisé en treize chapitres, traitant des bibliothèques universitaires mais aussi d’autres bibliothèques d’étude et de recherche à vocation nationale. Tous les aspects de l’organisation et du fonctionnement de ces bibliothèques y sont étudiés : les relations de coopération (y compris le prêt entre bibliothèques), les collections et les acquisitions en coopération de documents étrangers, les locaux, les services et les techniques de bibliothèque, l’administration, le personnel et le budget. Un résumé des principales recommandations (Summary of main recommendations) constitue le dernier chapitre. Cette présentation rappelle celle des « Recommandations » (Empfehlungen) du Wissenschaftsrat, ce qui n’est pas fortuit. En effet, ces recommandations avaient été publiées en 1964, peu après la constitution du Committee on libraries, et leur caractère complet et rigoureux a probablement eu une valeur d’exemple pour les membres du comité britannique. De son côté, la Standing conference on national and university libraries (Conférence permanente des bibliothèques nationales et universitaires, connue sous le sigle de S.C.O.N.U.L.) avait élaboré des estimations budgétaires qui s’appuyaient sur les propositions du Wissenschaftsrat, et qui furent entérinées par le Comittee on libraries. ⁵¹⁶

La richesse de ce rapport en fait un document difficile à résumer. Pour l’objet de la comparaison avec les méthodes suivies en France, il suffira de donner quelques indications sur les propositions du comité relatives aux collections, à l’organisation des bibliothèques et à leur financement.

Le chapitre 4 sur les collections examinait les besoins en documentation pour la recherche, en présentant des propositions détaillées par groupes de disciplines.

L’organisation des bibliothèques était abordée dans les chapitres 8 et 10. Dans le chapitre 8 était discutée la question des bibliothèques de département. Le comité ne prenait pas position sur cette question, mais se contentait de citer les arguments qui pouvaient, en fonction de circonstances locales, orienter vers la constitution de telles bibliothèques ou conduire à la refuser. Au nombre des arguments en faveur des bibliothèques de département étaient cités l’éloignement géographique par rapport à la bibliothèque centrale, la commodité des utilisateurs, la proximité avec les locaux d’enseignement, qui incitait les étudiants à la lecture, la spécialisation et la facilité d’accès. Mais le comité remarquait que l’aide de la bibliothèque centrale pour le catalogage des documents était généralement souhaitée. Les arguments cités contre l’existence de bibliothèques de département étaient la dispersion des documents et leur accès réservé aux membres du département, l’utilisation limitée des collections qui en résultait, l’existence de documents non signalés, des difficultés d’accès et des coûts de personnel plus importants. La question discutée était celle de la division des bibliothèques universitaires en bibliothèques de départements, c’est-à-dire selon une division plus fine que celle qui a été pratiquée en France au niveau des facultés. En effet, la question des bibliothèques d’instituts ne se posait pas dans les universités britanniques. Dans le même chapitre était aussi traitée la question des bibliothèques de dépôt, destinées à recevoir et à conserver les documents retirés des bibliothèques universitaires. ⁵¹⁷

Le chapitre 10 sur les techniques bibliothéconomiques examinait l’opportunité de constituer des services centralisés ou partagés pour une fonction comme le catalogage, mais ne prenait pas position sur cette question, en estimant que l’organisation devait être étudiée en fonction de circonstances locales.

‘« 521. Puisque de nombreuses bibliothèques acquièrent les mêmes titres, il est évident que le travail est multiplié si chacune ne catalogue que pour elle-même. Les avantages du catalogage centralisé ont été reconnus de longue date aux Etats-Unis, et la Library of Congress vend des fiches de catalogue imprimées depuis 1901. Elle en vend maintenant cinquante millions chaque année. Ce service a été beaucoup moins utile aux bibliothèques universitaires, en partie parce que certains documents étrangers ne sont pas traités, mais surtout à cause des délais dans la fourniture des fiches de ces documents... En Grande-Bretagne, la British national bibliography, publiée depuis 1950, fournit aux bibliothèques des fiches pour les livres britanniques. Ce service est peu utilisé par les bibliothèques universitaires. »’

Malgré ces réserves, le comité estimait qu’un système de catalogage centralisé devrait être étudié avec la bibliothèque nationale et être étendu aux publications étrangères. Il était cependant sceptique sur l’idée de confier à un service centralisé l’indexation et la cotation (classification) des livres, car il avait constaté que les usages différaient beaucoup de bibliothèque à bibliothèque. ⁵¹⁸

Un rapport supplémentaire d’un sous-comité de la S.C.O.N.U.L., cité dans l’appendice 9 du rapport, avait tenté d’estimer les coûts liés à certaines opérations bibliothéconomiques, notamment les opérations de traitement des documents, mais n’y était pas parvenu. Un résultat inattendu était apparu, puisque ces coûts étaient d’autant plus élevés que la bibliothèque était plus importante.

‘« 8. Un travail important a été fourni pour tenter d’évaluer les coûts de certains ensembles d’opérations... Une tentative similaire pour évaluer le coût des opérations de traitement des livres (acquisition, catalogage, indexation et cotation [classification] a échoué en raison de la variation importante des systèmes utilisés et des modes d’organisation du travail, aussi bien que des contraintes arbitraires imposées par la conception des bâtiments et des facteurs comme l’accessibilité des catalogues. Presque la seule constante que ce travail a mise en évidence est la relation entre la taille de la bibliothèque et le coût unitaire des activités de traitement des documents et de service aux lecteurs. Plus la bibliothèque est grande, et plus les coûts sont importants.

9. Cette conclusion pourrait paraître indiquer des déficiences de gestion, puisqu’elle va à l’encontre de l’expérience commune dans l’industrie et le commerce. Mais les économies réalisées par les grandes entreprises dans ces secteurs sont pour une large part le résultat d’une plus grande normalisation, du développement des achats groupés et de techniques de production de masse, et de l’importance reconnue à la division rationnelle du travail. La nature des services de bibliothèque est très différente. Quelle que soit la taille du service, ses activités restent pour la plupart des opérations « à l’unité » ; l’achat d’un livre en un seul exemplaire, la rédaction de la notice catalographique de ce livre, la recherche d’une information pour un lecteur particulier. Aucune de ces opérations ne peut être améliorée par des techniques de traitement de masse et par les économies que ces techniques permettent ; au contraire, toutes impliquent toujours des recherches individuelles dans des catalogues, des index et d’autres types de répertoires, ou sur les rayons, et ces opérations deviennent inévitablement plus longues quand le volume des données et l’espace occupé par les collections s’accroissent. Il est vrai qu’une grande bibliothèque peut utiliser davantage de main-d’oeuvre non qualifiée ou peu qualifiée pour des travaux d’exécution ; mais une grande partie (si ce n’est la totalité) des économies ainsi réalisées est annulée par le fait que le personnel qualifié, qui n’assure plus de tâches de production, doit exercer de nouvelles activités de coordination et d’organisation. Dans les bibliothèques universitaires, les avantages réels d’une plus grande dimension ne se trouvent pas dans des économies de fonctionnement, mais dans un meilleur service assuré aux lecteurs, qui ont accès à une nourriture plus substantielle. » ⁵¹⁹ ’

Ce passage attirait l’attention sur une dimension souvent méconnue du « rendement » des bibliothèques. Cependant, dans la mesure où les opérations analysées sont des opérations à l’unité, il n’est pas possible d’en conclure que les économies d’échelle sont impossibles dans les bibliothèques ; mais elles ne peuvent être attendues, dans le traitement des documents, que si plusieurs documents identiques peuvent être traités simultanément.

Le chapitre 12 sur les finances contenait des analyses et des propositions chiffrées d’un grand intérêt. Une partie de ces propositions a été fondée sur les estimations de la S.C.O.N.U.L., elles-mêmes inspirées des travaux du Wissenschaftsrat sur le budget type des bibliothèques universitaires allemandes.

D’un point de vue global, le comité a constaté que la part des dépenses pour la bibliothèque universitaire dans le budget total des universités était en moyenne de 3,8 pour cent, et était restée constante pendant les dix années de 1955-1956 à 1964-1965. Il a rapproché ce constat du fait que le nombre de volumes acquis par étudiant était passé en cinq ans, de 1958-1959 à 1963-1964, de 15, 4 à 14,6. Il en a conclu que la hausse des dépenses en valeur absolue ne suivait pas la hausse des coûts, et ne permettait pas de faire face à l’augmentation des effectifs universitaires.

‘« Nous insistons sur le besoin d’une augmentation des subventions de fonctionnement (recurrent grants) destinées à la bibliothèque, pour permettre à celle-ci de maintenir le niveau de ses acquisitions malgré l’augmentation des coûts, et, simultanément, pour lui donner la possibilité de développer ses services en vue répondre à la demande d’utilisateurs plus nombreux, à égalité avec d’autres services de l’université. » ⁵²⁰ ’

Le comité estimait aussi qu’il fallait tenir compte, à côté des dépenses courantes, des dépenses exceptionnelles (non recurrent expenditures), et en prévoir le financement. Ces dépenses exceptionnelles étaient liées à l’introduction de nouveaux enseignements, ou à des demandes particulières formulées par des responsables de département. Dans ces cas, la bibliothèque universitaire ne devait pas prélever les sommes nécessaires sur ses crédits courants, ce qui ne pourrait se faire qu’au détriment d’autres acquisitions, et il appartenait à l’université de pourvoir à ces besoins par des dotations annuelles s’ajoutant aux dotations courantes.

Sur la base d’une analyse de la Library Association (association professionnelle de bibliothécaires), le comité critiqua le montant insuffisant des subventions versées par le University grants committee aux bibliothèques des universités nouvelles. Ces dotations exceptionnelles étaient de 175.000 livres par université, permettant l’achat d’environ 75.000 volumes. Selon la Library Association, une université nouvelle comprenant 3.000 étudiants de premier et de second cycle (undergraduates), 700 étudiants de troisième cycle (graduates), 350 enseignants, et dispensant des enseignements sur cinquante sujets aurait dû disposer de collections de 250.000 volumes. Ce chiffre avait aussi été cité par la S.C.O.N.U.L. Le comité accepta ces estimations, et considéra comme inadaptée une collection initiale de 75.000 volumes seulement. Cette critique s’étendait à la dotation versée pour la constitution de la bibliothèque des colleges of advanced technology, dont le montant ne permettait d’acquérir que 80.000 volumes, « collection inadéquate pour une gamme d’études étendue ».

Le comité estimait en outre que toutes les bibliothèques universitaires devraient bénéficier de crédits leur permettant d’acquérir des livres d’occasion, en particulier des bibliothèques personnelles de professeurs ou d’érudits, et suggérait que ces crédits soient placés dans un fonds spécial, administré par le University grants committee ou un autre organisme, et ne soient donc pas inclus dans les subventions distribuées aux universités. Le montant proposé de ce crédit était d’un million de livres par an. Il fallait aussi pourvoir aux besoins de la reliure, pour un montant compris entre 50.000 et 250.000 livres par an et par bibliothèque. ⁵²¹

Dans l’ensemble, le comité considérait comme une norme convenable les estimations résultant des travaux de la S.C.O.N.U.L. Celle-ci avait établi des critères permettant de déterminer le niveau des dépenses courantes d’acquisitions d’une bibliothèque universitaire. Ces critères comprenaient le nombre de sujets et de sous-sujets dans lesquels l’université avait une activité d’enseignement et de recherche ; le niveau de la recherche dans chaque sujet et l’étendue des centres d’intérêt des professeurs, surtout dans les domaines où la recherche avait un caractère individuel ; l’existence éventuelle dans l’université, en raison des conditions de son implantation, de bibliothèques spécialisées entraînant la nécessité d’achats en double ; les responsabilités particulières résultant, par exemple, de l’existence de collections spéciales importantes, d’archives ou de manuscrits, du rôle local de la bibliothèque à l’égard d’organismes spécialisés, comme des hôpitaux ou des centres de recherche agronomique ou pédagogique.

Ces critères donnaient la possibilité de variations importantes, mais un ordre de grandeur indicatif avait été donné par la S.C.O.N.U.L. pour le budget type d’une bibliothèque universitaire de 500.000 volumes dans une université de 3.000 étudiants de premier et second cycle, 1.000 étudiants de troisième cycle et 500 enseignants. Pour des acquisitions de 16.000 volumes de monographies par an, 3.000 titres de périodiques, des exemplaires supplémentaires en fonction du nombre d’étudiants, la reliure et les dépenses diverses, une telle bibliothèque aurait dû bénéficier d’un crédit de 98.055 livres. Ce montant n’incluait pas l’achat de collections spéciales, et s’appliquait à une bibliothèque dépourvue de sections ou d’annexes, n’ayant pas à supporter la charge de responsabilités particulières. L’estimation était fondée sur un critère scientifique, le nombre de publications à acquérir dans les principaux domaines du savoir, nombre qui n’était pas affecté fondamentalement par le nombre des utilisateurs. Cependant, ce nombre de publications était appelé à croître avec l’introduction de nouveaux sujets d’étude ou de recherche. Les documents acquis par don ou par échange n’étaient pas compris dans le total indiqué. Des dotations pour l’acquisition de collections spéciales pouvaient éventuellement s’ajouter à la dotation de base. Enfin, les montants indiqués devaient être adaptés en fonction de l’évolution des coûts. Ils avaient été établis sur la base des prix constatés en juin 1965, mais auraient dû être de 107.860 livres en juin 1966. ⁵²²

Ces estimations, adaptées au contexte britannique, montrent cependant bien l’influence des recommandations du Wissenschaftsrat. A la différence de ce dernier, cependant, le comité britannique examina en détail la question des coûts de personnel et du rapport de ces coûts avec les dépenses d’acquisition des bibliothèques universitaires. Il adopta pour cela les estimations résultant des travaux de la S.C.O.N.U.L.

Dans une bibliothèque universitaire présentant les caractéristiques définies ci-dessus, la S.C.O.N.U.L. avait estimé les dépenses de personnel à 60.000 livres par an, mais avait précisé que cela ne devait pas être interprété comme s’il existait un rapport constant de cent pour soixante entre les dépenses d’acquisitions et les dépenses de personnel. Selon le lieu, le niveau des salaires, et d’autres circonstances locales, les dépenses de personnel pouvaient, selon la S.C.O.N.U.L., représenter de 60 pour cent à 125 pour cent des dépenses d’acquisitions, et devaient se situer plus près du niveau supérieur de cette estimation. Au demeurant, il ne semblait pas établi que les dépenses de personnel fussent dans un rapport constant avec les dépenses d’acquisitions. En conformité avec les positions exprimées dans le rapport, le comité estima que :

‘« Pour le développement des services aux lecteurs recommandé dans ce rapport, les coûts de personnel devront inévitablement être supérieurs à ce qu’ils sont actuellement, et ils pourraient même devenir plus élevés que les dépenses d’acquisitions. » ⁵²³ ’

Cette position était cohérente avec l’idée selon laquelle les bibliothèques universitaires britanniques manquaient de personnel hautement qualifié, notamment pour former les utilisateurs à l’usage de la bibliothèque et des bibliographies spécialisées, pour coordonner le développement des collections spécialisées et pour élaborer des catalogues de collections spéciales là où il en existait.

Globalement, le comité estimait que dans une université ayant les caractéristiques définies et disposant d’un budget annuel de 3,350 millions de livres, des dépenses de 200.000 livres pour la bibliothèques seraient adéquates et représenteraient une proportion de 6 pour cent. Ce taux était supérieur à celui que le comité avait constaté. Il le proposait comme une indication du changement dans le niveau d’effort auquel les universités devraient consentir pour que leur bibliothèque fût convenablement dotée. En effet, les facteurs de hausse des coûts étaient nombreux, et mettaient particulièrement en péril la situation des bibliothèques.

L’augmentation du nombre des étudiants et du personnel universitaire expliquait la croissance des charges, mais celle-ci avait aussi des causes structurelles. Selon l’estimation de la S.C.O.N.U.L., retenue par le comité, la hausse annuelle du coût de la documentation était en moyenne de 10 pour cent par an, avec des valeurs extrêmes de 5 pour cent et de 18 pour cent. Le comité constatait que les prix des livres britanniques, toutes catégories confondues, avaient plus que doublé entre 1954 et 1966. En excluant les ouvrages de fiction et la littérature pour la jeunesse, l’augmentation des prix atteignait 17,7 pour cent entre 1965 et 1966. Pour les périodiques, l’augmentation du coût des abonnements faisait l’objet d’estimations divergentes : 4,2 pour cent par semestre selon le Department of economics de l’université de Leeds, 10 pour cent par an en général et 15 pour cent par an en sciences et en médecine selon les bibliothèques universitaires, 5,8 pour cent par an selon le libraire Blackwell’s. Face à cette difficulté, le comité retint comme vraisemblable une augmentation annuelle de 10 à 15 pour cent. Il estima que le coût de la reliure avait augmenté de 5 à 8 pour cent par an au cours des dernières années, et souligna :

‘« 612. Le marché des monographies et des périodiques pour l’enseignement supérieur présente des caractéristiques particulières, et il n’est pas facile de mesurer les mouvements de prix qui l’affectent. Mais nous avons la nette impression que les prix de ces publications ont augmenté plus rapidement que ceux des autres documents, ce qui est peut-être inévitable dans la mesure où les acheteurs universitaires forment un marché captif, faiblement organisé face à des vendeurs en position de force... Nous pensons qu’il est important qu’un organisme gouvernemental... présente régulièrement un rapport sur les prix des livres destinés au marché universitaire. »’

Dans l’ensemble, le comité estimait que les coûts des produits et des services destinés aux bibliothèques croissaient plus vite que l’ensemble des coûts supportés par les universités, et se montrait préoccupé par le fait que l’attribution aux dépenses de la bibliothèque universitaire d’un pourcentage fixe des ressources de l’université pourrait ne pas permettre de suivre l’évolution de ces coûts et de maintenir le niveau scientifique des bibliothèques. ⁵²⁴

Comme les travaux de la Deutsche Forschungsgemeinschaft et du Wissenschaftsrat, le rapport du Committee on libraries a reposé sur un travail approfondi d’analyse et de consultation d’universitaires et d’organisations professionnelles. Il a permis de fixer les grandes lignes d’une réforme des bibliothèques universitaires britanniques sur des bases solides, en mettant en avant notamment les besoins de la documentation destinée à la recherche.