Le développement d’une maquette peut être élaboré en utilisant plusieurs outils. Ces outils ont été choisis selon ce que l’environnement de la maquette imposait comme caractéristiques souhaitables. Ces dernières prises en compte ont été : 1) la souplesse de construction d’une maquette plus conviviale et de manipulation facile ; 2) la flexibilité pour pouvoir effectuer des modifications dans un court espace de temps ; 3) l’importation/exportation des données de/vers les fichiers en format Word 6.0a ; 4) la construction manuelle de l’arborescence ; 5) la disponibilité du logiciel.
Il existe fondamentalement deux grandes classes d’outils à analyser : 1) le développement de la maquette en utilisant la programmation conventionnelle, à partir de langages de programmation comme C++, Pascal, etc. ; 2) le développement de la maquette utilisant un logiciel de gestion de bases de données.
L’approche de développement de la maquette en employant des langages de programmation de haut niveau (C++, Pascal, etc.) possède l’avantage d’offrir les possibilités d’optimisation du temps de réponse et de construction de la maquette selon ce que l’on souhaite, rendant ainsi le système plus convivial et sur mesure. Or cette approche demande un peu plus de temps pour cette construction, étant donné qu’il faut programmer toutes les routines, les procédures d’accès aux structures de données, les procédures de contrôle et de formatage de l’écran, les procédures d’importation et d’exportation de fichiers, etc. Le temps dont nous avons disposé n’a pas été suffisant pour mettre en œuvre une telle maquette. En plus, la mise en place des changements de manière rapide est pratiquement impossible dans les conditions existantes.
L’approche de l’utilisation d’un système de gestion de bases de données, offre toutes les possibilités de création d’une maquette conviviale et de mise en place des ajustements nécessaires dans un court espace de temps. La compatibilité relative à l’échange de données (importation et exportation de données) avec le format Word 6.0a est en liaison avec le logiciel choisi. Il y a aujourd’hui plusieurs logiciels ayant une telle caractéristique. D’autre part, les applications développées sur les systèmes de gestion de bases de données ne sont pas toujours performantes puisqu’elles sont trop génériques et demandent de grosses ressources de l’ordinateur. C’est pourquoi il est nécessaire de choisir un système de gestion de base de données plus approprié au type d’application qu’on veut développer.
Parmi les possibilités d’utilisation des systèmes de gestion de bases de données, on distingue principalement les systèmes de gestion de bases de données relationnelles et les systèmes de gestion de base de données textuelles. En principe les systèmes de gestion de bases de données textuelles (MINISIS, MicroIsis, Adhoc plus, Basis plus, etc.) sont plus adaptés au présent travail puisqu’ils possèdent des fonctions et des caractéristiques appropriés au traitement et à la recherche de l’information textuelle. Cependant, les interfaces de recherche et la procédure d’indexation sont déjà prêtes et n’admettent guère d’adaptation. C’est la raison pour laquelle nous n’avons pas pu travailler avec ces logiciels pour le développement de la maquette.
Ainsi, il ne restait que les systèmes de gestion de bases de données relationnelles, qui malgré la faible performance et le fait qu’ils ne soient pas appropriés au traitement de textes, permettent le développement des applications selon les caractéristiques souhaitables.
Le logiciel Access (construit par Microsoft) a été choisi en considérant les critères déjà discutés en plus des facteurs suivants :
Tous ces éléments positifs ont été constatés pendant l’utilisation de ce logiciel. Il faut souligner en plus qu’il s’agit d’un logiciel d’apprentissage facile. La principale contrainte par contre, est la taille maximale d’un champ de 256 caractères. En conséquence, d’autres contraintes se produisent, parmi lesquelles l’impossibilité d’opérer des liaisons entre des champs ayant une telle taille.