Les dispositifs de réunion ne sont pas efficaces

Les réunions font régulièrement l’objet de nombreuses insatisfactions de la part des participants. Les remarques portent sur l’organisation, l’organisateur, la durée, la fréquence, la pertinence et cela va d’un extrême à l’autre. Un dispositif de réunion efficace est un facteur non négligeable car c’est le nœud du système d’information. Il existe différents types de réunions. Plus ces réunions sont de nature stratégique plus l’enjeu est important. Classiquement, selon les structures, nous rencontrons des organisations qui manquent tout simplement de réunions. Il s’agit souvent d’entreprises qui ont conservé une culture orale malgré l’accroissement de leur taille. L’information se fait alors essentiellement par réseau d’influence, voire dans les couloirs. Résultat : l’information est souvent biaisée et circule très mal. L’excès inverse avec trop de réunions à tendance “ chronophage ” est plus fréquent. Les acteurs ont l’impression de passer leur temps à participer à des réunions interminables qui les perturbent dans leurs activités pour peu d’apports fondamentaux.

Nous constatons aussi que parfois les réunions sont mal préparées et n'obtiennent donc pas les résultats attendus. En effet, celles-ci dévient rapidement sur des débats inutiles et/ou n’abordent pas suffisamment les sujets en profondeur. Il manque aussi parfois certaines réunions comme des réunions interservices qui pourraient être l’occasion de divers croisements d’informations et de recherche de synergies. Enfin, le manque de pilotage de certaines réunions entraîne un rapide désintérêt des acteurs qui n’y voient que des pertes de temps.

Dans les divers dysfonctionnements en matière de dispositif de réunions, nous trouvons aussi le choix des participants qui occulte parfois des acteurs clés ou au contraire ouvre la réunion à un trop grand nombre de personnes. Dans le premier cas, il manque une ou plusieurs compétences importantes pour le traitement du sujet de la réunion, dans le deuxième cas, la réunion risque d’être peu intéressante pour ceux qui n’ont rien à y faire ou encore risque de perdre sa pertinence initiale.