7.1.1.4. Le suivi des temps

Suivre et définir les temps alloués pour les opérations du groupe de projet est essentiel. En effet, un groupe de projet est par essence intéressant et les tentations de dérives sont grandes, ou à l’inverse, les acteurs étant plus préoccupés par leur activité quotidienne délaissent rapidement le groupe de projet, sauf si des échéances et des temps précis ont été définis. Ainsi, un plan d’actions prioritaires de la mission du groupe de projet peut être construit ainsi que ce que nous appelons des fiches d’ordonnancement par opération.

Cette fiche, dont nous présentons un exemple avec le groupe de projet de création de produit, détaille les opérations à réaliser pour qu’un projet aboutisse. Elle s’utilise pour des opérations complexes et/ou mobilisant de nombreuses personnes. Nous nous en sommes servis aussi d’outil de capitalisation : en effet le détail des opérations nécessaires permet de conserver en mémoire les étapes nécessaires à la réalisation d’un tel projet ce qui peut permettre de faire gagner du temps aux futurs projets de même nature ou encore de faire un état des lieux sur les points forts et les points faibles de la conduite du projet lors du bilan.

La fiche d’ordonnancement par opération permet 80  :

Dans le cadre du fonctionnement du groupe de projet, les réunions sont planifiées à l’avance tout comme le nombre de séances. Pour un groupe de projet classique, le nombre moyen de séances est de 6. Nous verrons que pour un projet de création de produit le nombre de séances est supérieur (pour des raisons techniques).

Notes
80.

La présentation de l’outil fiche d’ordonnancement par opération, créé en 1979 par Henri SAVALL et son équipe, reprend ici le contenu d’un guide d’utilisation réalisé par H. Savall, P. Colin et O. Voyant.