7.1.2. Le groupe de projet de création de produit - Cas d’expérimentation dans une industrie agro-alimentaire
Cette entreprise bien que réactive avait une faiblesse en termes d’innovation pure. Cet aspect est ressorti de manière très forte au cours du diagnostic des différentes unités. Pas un niveau, ni un service qui ne l’abordait. Bien sûr l’entreprise conduisait des actions d’amélioration des produits existants, mais aucun produit réellement nouveau n’était sorti depuis des années. Les acteurs s’exprimaient de manière diverse sur le sujet. Il y avait ceux dont les idées n’avaient jamais été entendues, ceux qui avaient démarré des projets qui n’avaient jamais abouti, ceux qui voyaient tout simplement les concurrents réussir de belles innovations. Stratégiquement, l’entreprise prenait du retard. Elle n’était pas contre l’innovation mais s’était beaucoup centrée sur la productivité ces dernières années et avait peur de commettre des erreurs et qu’un échec ne ternisse sa position de leader. Nous avions aussi constaté, suite à l’analyse de projets avortés, qu’en la matière elle manquait de méthodes. Une des conclusions de notre diagnostic de veille stratégique a donc été de l’accompagner dans le processus d’innovation. Nous avons alors mis au point une méthodologie de groupe de projet de lancement de produits nouveaux. Notre diagnostic avait engendré un élan vers la veille qui allait porter ses fruits et maintenir une dynamique. Nous présentons dans cette section nos travaux conduits dans une entreprise de l’industrie agro-alimentaire. Tout d’abord, le manuel méthodologique (les figures n°39 à 43) :
Nous avons greffé la démarche innovation au groupe de projet. Ceci fut notre base de travail et nous l’avons par la suite proposée aux autres entreprises partenaires.
Un groupe de projet :
- Se compose de plusieurs instances (chef de projet, groupe restreint, groupe plénier et groupes de travail) ;
- Reçoit une mission avec des objectifs à atteindre ;
- Bénéficie de ressources (temps, budget...) ;
- Doit respecter un cahier des charges ;
- Sollicite l'imagination, la créativité de ses participants ;
- Elabore et propose des actions mesurables ;
- Met en œuvre ses propositions après validation ;
- Sa durée de vie est limitée à quelques mois.
Nous avons conservé la logique des groupes restreints, pléniers et de travail que nous avons présentée précédemment. Le groupe plénier est l’instance créative qui élabore des propositions d’actions dont les impacts sont évalués et la faisabilité testée.
Nous avons aussi établi les différents ordres du jour.
L’ordre du jour du groupe restreint
- Pointage des résolutions précédentes par le pilote du groupe restreint qui est le responsable hiérarchique du chef de projet
- Le chef de projet commente la fiche de résolution du dernier groupe plénier et fait le point sur les travaux réalisés
- Vérification du respect du cahier des charges et prévention d’éventuelles difficultés (problèmes de faisabilité, ressources nécessaires imprévues au départ …)
- Qualité de la communication, coordination, concertation à l’intérieur des instances de projet et à l’extérieur (les personnes concernées par les développements en cours, sont-elles bien informées ou impliquées ? …)
- Identification de l’ordre du jour du prochain groupe plénier sur proposition du chef de projet
Prise de résolutions tout au long de la séance
L’ordre du jour du groupe plénier
- Pointage des résolutions précédentes par le pilote du groupe plénier qui est le chef de projet
- Présentation de l’ordre du jour de la séance
- Présentation des résultats des éventuels groupes de travail (résultats de tests en cours…)
- Exploitation collective de ces résultats ou identification des prochaines étapes du travail des groupes de travail (nouvelle série de test avec d’autres paramètres …)
- Analyse et développement de nouvelles composantes du projet
- Détermination éventuelle de nouveaux groupes de travail (dans ce cas détermination du cahier des charges de ces groupes)
Prise de résolutions tout au long de la séance
Le tableau de bord de pilotage du groupe de projet
Il contient les rubriques suivantes :
- La grille de suivi d’affaires du projet : quelles sont les étapes en cours, où en est-on, que dois-je faire ?
- Les résolutions du groupe restreint.
- Le cahier des charges du projet avec la fiche d’ordonnancement par opération initiale ainsi que le pointage des réalisations.
- La répartition des missions et le degré d’autonomie des différents acteurs.
- La planification (planning) et les indicateurs de consommation de ressources (temps machines, temps humains consommés).
- Les messages internes concernant le projet.
- Les supports éventuels de communication (journal interne…).
- Les matrices nécessaires au pilotage du projet.
Nous avons testé d’autres méthodes de groupe de projet qui existent déjà, nous les avons placées en annexe n° 9. Nous présentons ci-après quelques exemples d’outils mis en place.