Le toilettage

C’est l’action de révision, de mise à jour périodique d’actualisation des priorités, des projets, des actions qui ont été progressivement “ polluées ” par les perturbations et les aléas de la vie quotidienne. Le toilettage porte aussi bien sur les structures physiques que sur l’affectation des équipements ou encore sur des procédures devenues inadaptées ou obsolètes, ou la répartition des tâches entre les personnes, compte tenu de l’évolution des activités ou des charges de travail.

Au fil du temps, certains éléments dans l’entreprise se dégradent, cette “ pollution ” atteint les structures, les comportements, les pratiques, et l’éloignent ainsi de son fonctionnement initial. Cette situation entraîne souvent un manque de réaction, c'est-à-dire un manque de vigilance. Bernadet (1994) ⁸⁶ met en relief des points qui prouvent la non adaptation du service de surveillance qu’elle a diagnostiqué aux évolutions internes et externes. Le service présente des signes de vieillesse prématurée :

• Les structures organisationnelles ne sont pas claires ;
• Le système d’informations est inefficace ;
• Les règles et procédures sont inadaptées ;
• Les comportements des acteurs se sont dégradés.

Pour qu’un dispositif de veille stratégique soit efficace, il est nécessaire que l’entreprise révise périodiquement ses pratiques, ses procédures et son organisation, c'est-à-dire qu’elle acquière des réflexes de toilettage. Toiletter ne signifie pas rejeter, exclure ou supprimer, mais nettoyer, corriger, améliorer.

Le principe de veille est de ne pas se retrouver dépassé par les événements. Une entreprise qui applique le principe de toilettage possède en général un système d’information efficace qui ne se dégrade pas avec le temps et capitalise les connaissances.

Le toilettage permet un tri des informations. Les entreprises sont souvent confrontées au problème du départ d’un collaborateur ; si l’entreprise n’a pas capitalisé les connaissances que requiert ce poste, elle perd du temps, du savoir-faire et de l’argent. La connaissance est un élément essentiel de la veille qu’il est nécessaire de protéger et d’utiliser à bon escient. Cela permet de réduire le degré d’incertitude.