a) Les enjeux du “service courrier”

L’importance accordée au courrier peut se lire dans les multiples études et aménagements dont le service qui en assure la gestion a été l’objet de 1994 à 1997. Une première évaluation interne du “service courrier” du cabinet du maire, assurée par le service “Contrôle de gestion” de la ville, est ainsi commanditée en mars 1994, sous la mandature de Michel Noir²²¹. Ce premier audit sera bientôt suivi d’un second, en décembre 1994, effectué par un cabinet externe et élargissant le champ d’investigation aux services courrier des cabinets des adjoints²²². Ces rapports ouvriront sur une refonte globale des procédures de réception, d’ouverture, d’enregistrement, de transmission ou attribution et de traitement du courrier tant au niveau du Secrétariat Général qu’au niveau des cabinets du maire et des adjoints²²³.

Ces audits, opérés sous le patronage du Directeur de Cabinet, du chargé de mission au Cabinet et enfin du Responsable du service courrier au Cabinet, dressent un bilan relativement négatif du fonctionnement de ces services. Il est ainsi indiqué que “le service courrier n’a pas l’impression de faire partie intégrante du Cabinet du Maire”²²⁴. Géographiquement éloignés du Cabinet, les agents qui en assurent le fonctionnement sont ignorés dans les organigrammes présentant ce dernier et n’entretiennent que de très rares relations avec son directeur. De plus, ce service dispose de locaux peu adaptés et de moyens tant informatiques qu’humains largement insuffisants, rendant sa tâche difficile à assurer.

Ce constat est bien éloigné des attentes nourries à propos d’un tel service, attentes indiquant l’intérêt porté à l’ensemble de la gestion du courrier. Elles sont de trois ordres. D’abord, la municipalité est gouvernée par un souci d’efficacité générale des services ; or, les services courrier semblent avoir échappé au mouvement de rationalisation administrative. Ensuite, l’intérêt porté à l’organisation et à la rationalisation des cellules gérant le courrier municipal tient dans la volonté d’une “meilleure communication avec les administrés”. Enfin, l’objectif poursuivi par les responsables municipaux réside dans “un meilleur suivi des courriers au sein du cabinet, des délégations et des services”²²⁵, autrement dit dans la maîtrise des attributaires et des réponses que ces derniers seront amenés à faire ou proposer.

Hormis la rationalisation des activités administratives, c’est donc un double enjeu qui est prêté à la gestion du courrier : un enjeu externe de gestion de l’image de la ville et de son premier magistrat dans les réponses adressées aux différents interlocuteurs ; un enjeu interne de maîtrise et d’harmonisation des attributaires des courriers au sein de la municipalité. Si ces enjeux ne sont pas nouveaux, ils font dorénavant l’objet d’un discours explicite et de mesures particulières.