Cette large prise en compte du courrier se traduit par une organisation administrative mobilisant un grand nombre d’agents. Deux services assurent le suivi du courrier : le “service courrier du secrétariat général” et le “service courrier du Cabinet du Maire”.
Le premier se compose de deux cellules : les huit agents - dont un rédacteur - de la cellule “réception du courrier” s’occupent de la réception générale des plis parvenant à l’Hôtel de Ville, de leur tri, des navettes internes et de l’affranchissement des lettres des services de la mairie. La “cellule centrale du service courrier du secrétariat général”, composée de sept agents - dont le chef de service236 et un rédacteur237 -, dépouille et enregistre sur une base de donnée informatique les courriers nominatifs adressés au maire, aux adjoints et aux chargés de mission. Quinze agents municipaux se consacrent donc exclusivement à l’orientation et à l’enregistrement du courrier, sans compter l’ensemble des personnes qui, dans chaque cabinet d’adjoint ou service, interviendront de près ou de loin sur ces plis.
En ce qui concerne les lettres reçues par le cabinet du maire, cinq personnes238 sont attachées à leur traitement : le chef du bureau du cabinet, qui chapeaute trois rédacteurs, est chargé de l’organisation générale du service, en lien étroit avec le directeur de cabinet et le chef de cabinet ; la secrétaire particulière du Maire s’occupe de toutes les lettres “personnelles et confidentielles” adressées à ce dernier.
Le chef de service assure une fonction majeure d’orientation des courriers adressés à la municipalité lyonnaise. Amené à trancher, provisoirement, entre le cabinet, les élus et les services, il est bien évidement conduit à prendre connaissance d’une grande partie des courriers qui leur est adressée. On ne s’étonne pas alors de voir nommée à ce poste de confiance une personne dont l’ancienneté dans la maison lui assure une grande connaissance des services et des arcanes administratifs municipaux, et dont la neutralité, la discrétion et la “reconnaissance de tous” sont largement appréciées.
Il s’agit d’un concours de catégorie B de la fonction publique territoriale.
Ces agents font preuve d’une compétence particulière. Pour ne prendre que l’exemple des trois rédacteurs attachés au cabinet du maire, deux ont obtenus un diplôme d’IEP (Lyon et Grenoble) et le troisième est titulaire d’un DESS d’information et de communication et d’un DEA de philosophie, Entretiens Nicolas Blain, 2/4 juillet 1997. Le recrutement des rédacteurs, sauf exception, n’a pas de dimension politique. Bien que ces emplois puissent constituer pour le maire des postes à discrétion permettant d’accueillir des membres de sa famille politique, il semble que les rédacteurs aujourd’hui en fonction n’avaient aucun engagement partisan au moment de leur nomination. Accueillir des personnes marquées politiquement n’est d’ailleurs pas sans danger dans un cabinet nécessitant une réserve importante. Cf. Entretien Damien Fière, 3 mars 2000.