Tout au long des 3 années de son alternance en entreprise, J a des interactions avec des fournisseurs (cf. tableau 2), mais elles deviennent plus fréquentes à partir de la deuxième année, date à laquelle il commence son Projet.
| 1ère année (10/96 09/97) | 2ème année (9/97 09/98) | 3ème année (9/98 9/99) | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| E1 | I2 | E2 | I3 | E3 | I4 | E4 | I5 | E5 | I6 | E6 | I7 | E7 | I8 | E8 | I9 | E9 | I10 | E10 | I11 | E11 | I12 | E12 | I13 | E13 | I14 | E14 | I15 | E15 | I16 | E16 | I17 | E17 | I18 | E18 | I19 | E19 | T | |
| NS | 4 | 5 | 5 | 5 | 5 | 6 | 3 | 6 | 10 | 4 | 4 | 4 | 5 | 3 | 4 | 3 | 4 | 3 | 2 | 3 | 10 | 2 | 3 | 2 | 4 | 2 | 4 | 2 | 4 | 2 | 4 | 2 | 4 | 2 | 4 | 2 | 12 | |
| nPA | 1 | 3 | 3 | 3 | 1 | 8 | 3 | 3 | 7 | 3 | 21 | 7 | 12 | 2 | 3 | 10 | 5 | 1 | 11 | 6 | / | 113 | ||||||||||||||||
La plupart de ces fournisseurs sont des sociétés de mécanique ou d'automatisme fabriquant des machines-outils ou des petites pièces utilisées dans le domaine de la production. Cependant, quelques-uns d'entre eux font exception : une ergonome (cf. PA72 n° 228, 229, 230, 237), des experts en matériaux (cf. PA n° 152), une société de déménagement (cf. PA n° 260, 261).
L'objectif de ces relations avec les fournisseurs est bien entendu de les solliciter pour concevoir, installer ou apporter des améliorations à des machines-outils. Il peut s'agir aussi, dans certains cas, leur demander des prestations de service (conseil, expertise, etc.). En fait, la nature des sollicitations est assez différente selon l'étape du projet à laquelle se trouve l'élève. Nous allons ici les décrire plus précisément.
Au début de toutes ses démarches d'amélioration d'équipement, J cherche à obtenir des informations sur les matériels, ou plus rarement sur les services proposés par les fournisseurs : performances, tarifs, etc. (cf. PA n° 7, 16, 30, 37, 39, 46, 80 152, 153, 168, 172, 181, 182, 183, 185, 197, 209, 237, 259, 273, 278, 288, 289). Cela le conduit à leur expliquer le plus clairement possible, par téléphone, ce qu'il recherche, en précisant les caractéristiques du matériel ou du service à fournir et les contraintes à respecter. Si le fournisseur est intéressé, il s'ensuit généralement, une première proposition par fax que J étudie et compare avec celles des autres fournisseurs contactés. Il peut ainsi écarter rapidement les propositions les moins intéressantes. Le tableau 3 donne, à différents moments de la formation, plusieurs exemples de cette première prise de contact avec les fournisseurs.
| N° Période / Durée | Lieux | Objets | Acteurs | Description de la phase d’activité | N | But -PA |
| E1 | Bureau C | - Téléphone - Fax - devis des fournisseurs - plans des matériels demandés |
- Une dizaine de fournisseurs différents | Une fois les plans réalisés, J contacte une dizaine de fournisseurs d'abord par téléphone, puis ensuite par fax (envoi des plans + demande des devis) (ex : fax à BSN daté du 29/10). | 7 | Consulter fournisseur pour système de prélèvement |
| E6 | Bureau J | - Téléphone | - 2 ou 3 fournisseurs | J recherche un intégrateur pour système de vision. Il contacte quelques fournisseurs mais il abandonne car les propositions sont trop chères. | 79 | Trouver un intégrateur pour système vision |
| E11 | Bureau J | - Téléphone - cahier des charges - ordi / word + courrier au fournisseur |
- fournisseur T | J contacte une autre société (société T), il leur envoie le CDC de la machine et leur demande de lui envoyer une proposition. | 168 | Contacter autre fournisseur pour machine de remplissage |
Si l'investissement envisagé est faible, et/ou si le matériel demandé est assez habituel, J passe rapidement la commande de la pièce, en envoyant les plans qu'il a éventuellement réalisés (cf. PA n° 16, 30, 37, 39, 46, 172, 259). Par contre, si l'investissement est important ou bien si la demande est trop complexe pour être traitée au téléphone, les actions réalisées avant le passage de la commande sont plus nombreuses. Selon les cas, on a certaines des étapes suivantes.
La rédaction d'un cahier des charges fonctionnel. Le cahier des charges a pour objectif de définir précisément à la fois les caractéristiques attendues de l'équipement, et les contraintes de l'environnement de travail à prendre en compte. C'est un document de référence, qui sert de base à la négociation avec le fournisseur. Dans l'entreprise E2, il est accompagné d'un document complémentaire, appelé cahier des recettes, qui fixe précisément les types de contrôle qui seront réalisés sur la machine lors de sa réception. Le fournisseur peut ainsi se faire une idée précise des points sensibles de la machine, et y apporter une attention plus minutieuse. J ne rédige ni de cahier des charges ni de cahier des recettes la première année, dans la mesure où il intervient à la fin d'un projet, alors que la machine est déjà réalisée. Il ne rédige pas non plus de cahier des charges pour les projets "dispositif de séchage" et "dispositif de contrôle de niveau des ampoules", puisqu'il les prend en cours, après que ces documents aient été rédigés par son tuteur entreprise. Il ne fait que corriger deux ou trois éléments du cahier des charges du système de contrôle de niveau des ampoules (cf. PA n° 90). Par contre, il rédige entièrement les cahiers des charges de la "machine de remplissage" (cf. PA n° 125, 154, 193) et des postes de conditionnement pour travailleurs handicapés (cf. PA n° 276, 277, 287). Il rédige les cahiers des recettes pour le système de contrôle optique, la machine de remplissage et les postes de conditionnement (cf. PA n° 86, 141, 145, 150, 194, 206).
Une précision de la demande au fournisseur si J la juge nécessaire. Elle peut se faire à distance, par fax ou par téléphone (cf. PA n° 151, 155, 169, 290 ). Mais J peut aussi demander au fournisseur de se déplacer dans l'entreprise pour lui faire visiter l'endroit de l'atelier où se situera la machine et lui fixer les exigences majeures à respecter. Ce cas de figure se présente plusieurs fois. Ainsi, lors de la phase de recherche de fournisseurs du projet "dispositif de remplissage", plusieurs fournisseur se déplacent sur le site 1 (cf. PA n° 182, 197, 198). De même, lorsque J travaille sur le dispositif d'alimentation d'une machine, il demande à un fournisseur de venir le conseiller sur un problème de pliage d'inox (cf. PA n° 21, 28). Ajoutons que J se déplace parfois aussi chez les fournisseurs (cf. PA n° 199), voire dans une autre entreprise ou dans des salons (cf. PA n° 291), pour se rendre compte de leurs réalisations précédentes.
Un processus de sélection du fournisseur en collaboration avec le service achats du service central. La collaboration avec le service achats est prescrite par les règles organisationnelles à chaque fois que les investissements envisagés dépassent un certain seuil. Un tel processus a pour but de permettre le meilleur rapport qualité prix par la collaboration d'un expert technique et commercial de l'entreprise. J se trouve dans ce cas de figure lors de la sélection du fournisseur pour la machine de remplissage (cf. PA n° 214, 216, 221, 236, 272, 303).
Lorsque la commande est passée, là encore, il y deux possibilités.
Soit l'investissement est peu important, et l'objet peu complexe. Dans ce cas, J attend que le fournisseur le réalise. Etant donné que J lui a donné des plans précis, le risque que le fournisseur réalise un objet inadapté est faible. Ensuite, le délai de fabrication est assez court et l'objet est rapidement livré. J se charge alors de son installation. Nous trouvons ce cas chaque fois que J a la charge de mettre en place des petits dispositifs pour compléter un dispositif plus important, en particulier au cours de la première année (cf. PA n° 37, 39, 95 ) .
Soit le dispositif (ou le service) est plus coûteux, et surtout plus complexe, comme c'est le cas sur les projets qui vont se succéder en deuxième et troisième année. J va alors travailler avec le fournisseur pour préciser certaines caractéristiques de la machine ou du service, afin d'éviter tout risque de mauvaise réalisation. Même si un cahier des charges existe, celui-ci n'est pas suffisant pour que le fournisseur agisse complètement seul. J intervient à différents stades de la phase de conception (cf. PA n° 112, 260, 262, 263, 265, 267, 283 ), puis ensuite contrôle la bonne progression de la réalisation du dispositif ou du service, parfois même en se déplaçant chez le fournisseur (cf. PA n° 31, 41, 82, 298).
Restent enfin des actions qui visent à contrôler si ces nouveaux dispositifs techniques vont bien respecter les paramètres fixés au départ. Ce contrôle s'effectue d'abord à la livraison des nouveaux équipements dans l'entreprise (cf. PA n° 99, 140), puis ensuite lors de leur installation et de leur mise au point, en particulier à l'aide du cahier des recettes (cf. PA n° 18, 84, 115, 140, 148, 149, 150, 165, 166, 175, 204, 261, 301) . Cette étape peut être plus ou moins longue selon les corrections à apporter au matériel. Ainsi, la mise au point du dispositif de séchage, et celle du système de contrôle optique sont beaucoup plus longues que ce que J envisageait au moment de la reprise en main de ces deux projets.
Les numéros renvoient ici aux Phases d'Activité (cf. annexe)