Dans une première phase, de septembre 1998 à janvier 1999, nous nous sommes inspirés du schéma de réflexion : “ origine, cause et effet ”. Afin d’orienter notre travail, nous nous sommes d’abord intéressés aux effets quantitatifs et qualitatifs. Car c’est à ce niveau que se situe la problématique. Le diagnostic socio-économique a été réalisé (intitulé “ Effet miroir ”), et a donné d'excellents résultats.
La deuxième phase, de février à septembre 1999, appelé “tableau de bord de contrôle managérial ” socio (culturel 42 ) économique est un tableau des “compétences du Capital Humain ”.Au cours de cette phase, nous avons découvert que ce sont les “ facteurs culturels et linguistiques ” qui génèrent le plus de coûts cachés.
La troisième phase, qui se déroule jusqu’à aujourd’hui, est appelée “ phase de consolidation du modèle ”.
Elle comprend des ajustements ou " toilettages " du modèle socio-économique.
Cette phase comprend aussi l’élaboration des outils et des indicateurs quantitatifs de leurs tâches et propres à ces produits, comme des nouvelles formules qualitatives, qui permettent aussi l’intégration .
Mais surtout l’engagement de tout le personnel de la firme, y compris le dirigeant .
Ceci a été constaté le 31 mars, selon les témoignages des dirigeants et de mes anciens élèves, lors de la réunion d’évaluation en présence des DR. H. SAVALL et V. ZARDET.
Dans cette réunion les dirigeants ont exprimé leur volonté de se réunir selon un calendrier pour :
Pour la mise en marche de nos travaux de recherche et le traitement des données nous avons utilisé des outils, comme une grille d’observations et de phrases et mots-clés (assez connus pour tout chercheur), ainsi que le tableau d’analyse cause–effet pour avoir un meilleur panorama des dysfonctionnements des P.M.I.
Les Activités Prioritaires, Plan d’action prioritaire et Plan d’actions concertées analysé par le “ SOFA ”.
Modèle ou grille d’Analyse “SOFA”, (Satisfactores, Oportunidades, Fallas y Amenazas) Satisfactions, Opportunités, Faiblesses et Menaces.
Un outil très utile et pratique, et très conseillé ou recommandé pour faire des analyses “ Cause –Effet ” avec l’aperçu de base philosophique : Origine qui génère une cause et ceci débouche sur un effet. Mais aussi lié au Temps “ passé , présent et futur proche ”.
La méthodologie est très simple à suivre :
Voir dans la page suivante le modèle du tableau.
Note :
Le tableau peut avoir autant de lignes qu’il est nécessaire
ACCORDS | DATE 1999 |
RESPONSABLE Confidentiel | % REUSSITE |
REMARQUES |
Enregistrer les projets des grilles sur la feuille de projets. | 11/02 | Equipo | 80 | Ils ne l’ont pas encore fait |
Les processus de l’unité seront analysés | 12/02 | Equipo | 100 | En train de travailler avec iso 9000 |
Essayer de nouveaux produits chimiques pour élaborer ses fiches techniques | 18/03 | Sergio | 50 | Encore en test |
Modifier le format de données du client | 18/03 | Cesar | 100 | |
Le personnel qui vient d’être engagé et celui qui est en congé maladie doit passer un entretien avec Lupita. | 18/03 | Equipe | 100 | |
Chacun devra assurer personnellement le suivi des tâches en cours et d’une manière générale, les projets. | 25/03 | Equipe | ? | |
Définir le système de rémunération de l’unité plastique | 25/03 | Carlos, eduardo, arturo, glendy | 75 | Manque d’information sur les résultats |
Les processus des activités personnelles seront élaborés à partir du mois prochain (iso 9000). | 25/03 | Equipo | 15% | Il a commence par areas |
Installer un ventilateur pour la machine n° 4 | 8/04 | Eduardo | 100 | Les nouveaux seront changés? |
Installer une boite de réclamations dans l’aire de repas | 8/04 | Eduardo | 100 | Cela n’a pas “ marché ”. Des suggestions ont été faites. |
Analyser la caisse d ‘épargne | 8/04 | Sergio, eduardo, arturo, carlos | 100 | C’est clair pour le personnel? |
Les personnes chargées de finir les tâches en cours fixées dans les réunions et qui ne l’ont pas fait dans le délai fixé, seront sanctionnées avec $20.00 à chaque fois que les tâches ne seront pas terminées. | 8/04 | Equipe | 100 | |
Donner un classeur à Arturo et trouver son emplacement. | 8/04 | Arturo-césar | 100 | |
Acheter un classeur pour la salle de réunions | 8/04 | Lupita, joaquin-césar | 100 | |
Coordination pour la gestion de la caisse pour les petites dépenses | 8/04 | César, eduardo et sergio de la vega | 100 | |
Eduardo et Serge participeront à la commission mixte d’hygiène et de sécurité. Eduardo sera chargé d’étudier les suggestions | 8/04 | Eduardo, sergio de la vega. | ? | En cours (On verra le moment venu) |
Les participants ont décidé que les véhicules de livraison seraient la responsabilité du service de ventes et du recouvrement /comptabilité afin d’accélérer les tâches | 8/04 | Carlos, yoli | 100 | Changement positif du personnel |
Acheter trois bennes de gravier pour le parking. | 13/04 | César | 100 | |
Se débarrasser des résidus . | 13/04 | César | 100 | |
Installer un ventilateur dans l’atelier | 13/04 | Eduardo | 100 | |
Le nettoyage sera fait une fois par mois. Santos et Licho pourraient s’en charger | 13/04 | Eduardo | 100 | |
Dans environ un mois une pompe devra arriver pour le service de chimie | 22/04 | César | 100 | Manière de travailler plus efficace |
Installer un ventilateur dans l’aire de repos | 26/04 | Eduardo | 100 | Légère diminution de la chaleur (se renseigner auprès d’Arturo) |
Vérifier avec Alberto la localisation des produits au dépôt, les endroits réservés par produits et contrôler le fonctionnement de la bascule. | 26/04 | Yoli-eduardo | 100 | Il reste à peindre les estrades |
Effectuer l’inventaire physique le troisième dimanche du mois afin d’avoir un meilleur contrôle des conditionnements | 26/04 | Carlos | ? | Manque d’infomation |
Signaler | 26/04 | Eduardo | ? | Manque d’information |
Il a été décidé d’étiqueter les emballages pour tous les matériels notamment pour les emballages plastiques en indiquant les précautions d’emploi.. | Eduardo | ? | Il a été décidé de poner sellos manque d’information | |
Mise à jour des ordinateurs et achat d’un nouveau matériel plus tard. | 26/04 | Alfonso | 20 | La plupart ont été mis à jour il reste l’achat d’un nouveau matériel, |
Mettre à disposition des containers pour les emballages défectueux . | 26/04 | Eduardo | 100 | |
Analyser le nombre de bouteilles par sac et la manière de les emballer. | 26/04 | Eduardo | 100 | |
Avoir un magnétophone pendant les réunions. | 29/04 | Lupita-joaquin | 0 | |
Mettre à jour les classeurs, les ranger un par un et les mettre à disposition | 29/04 | Equipe | 80 | On ne sait pas s’ils sont tous prêts |
Yoli sera chargé de la mise en rayon des produits chez les clients | 29/04 | Yoli | 0 | Manque d’information |
Etablir des devis pour l’achat des tee-shirts et casquettes pour le personnel de l’unité plastique. | 29/04 | César | 100 | Dejà achetés |
Joaquín aidera à établir les salaires. | 06/05 | Joaquin | 100 | |
Tous les mois il sera donné au personnel des produits chimiques. La liste sera établie les 15 et 16 et le 17 , Carlos la remettra à Sergio pour son approvisionnement . Les produits doivent être prêts un jour avant la livraison ( une semaine après avoir donné la liste) | l | Carlos, sergio de la vega. | 100 | Meilleur contrôle |
3 litres de produits chimiques seront donnés au personnel de l’unité plastique | 06/05 | Eduardo, sergio de la vega. | 100 | Plus de ponctualité |
Vérification du bon état des produits chimiques donnés aux personnel. | 06/05 | Sergio de la vega | 100 | Pas de réclamations |
Le 5 du mois Sergio et Eduardo devront indiquer les coûts et les pertes de leur secteur à Carlos. | 10/05 | Carlos, sergio, eduardo | ? | Manque d’ information |
Cesar y Sergio Cruz devront élaborer les grilles | 10/05 | César, sergio cruz | 10 | Cesar doit la présenter à l’équipe et on ignore ce qui s’est passé avec celle de Sergio. |
Le lundi 17 mai mise en application des nouvelles feuilles de production . | 13/05 | Eduardo | 100 | C’est complet |
En cas de non respect des engagements de la part d’un des participants à la réunion, il lui sera adressé un mémo. | 13/05 | Equipe | ? | On l’ignore |
A partir du vendredi 14 tous les sacs d’emballage seront étiquetés | 13/05 | Eduardo, alberto | ? | Manque d’information |
Décision sur la situation des prêts pour les personnes qui n’épargnent pas (caisses d’épargne ) | 17/05 | Equipe | 100 | Pas de prêts |
Acheter des ventilateurs pour l’usine (machines de pvc). | 27/05 | Eduardo, césar | 100 | Il en manque un |
Il a été décidé que la miniolympiade aura lieu dimanche 25 juillet. | 15/07/99 | Equipe | 0 | Annulé et fixé au 8 août |
Ventes sera chargé de classer les factures par vendeur | 15/07/99 | Ventes (yoli, jorge) | ? | Manque d’information |
Tous les élements nécessaires pour établir les salaires et les allocations devront être communiqués les mercredis et payé les samedis. | 15/07/99 | Equipe | ? | Manque d’information |
Etudier l’aménagement des locaux pour Genny jeudi prochain | 15/07/99 | Arturo | 100 | Déjà changé |
Chaque service devra demander les disquettes à partir du mois d’août. Le service compatbilité ne donnera pas de disquettes. | 15/07/99 | Carlos-equipe | ? | Manque d’information |
Cesar et Sergio devront présenter ses grilles le lundi 26 juillet | 19/07/99 | Cesar- sergio | 0 | |
Informer sur le système de rémunération de l’unité plastique | 19/07/99 | Arturo-carlos-eduardo | ? | Information |
Yoli se chargera de trouver le format pour les feuilles de remarques des clients | Yoli | 100 | Pas utilisées | |
Transférer la boîte à idées au bureau. | 19/07/99 | Yoli | 0 | On a choisi une meilleure alternative |
Informer sur la gestion de la caisse pour les petites dépenses | 19/07/99 | Cesar, sergio, eduardo | 100 | |
Finir de peindre les estrades du dépôt. | 19/07/99 | Yoli | ? | |
Faire des propositions pour la manipulation des emballages rejetés. | 19/07/99 | Yoli-eduardo | ? | |
Mettre à disposition des containers pour les emballages défectuex , jeudi 22 | 19/07/99 | Eduardo | 100 | |
Contrôler le nombre de bouteilles par grandeur et par sac | 19/07/99 | Eduardo-yoli | 100 | |
Mise en rayon des produits chez les clients. (semaine prochaine) | 19/07/99 | Yoli | ? | |
Le lundi 26 on donnera les consignes sur les étiquettes des emballages . | 19/07/99 | Eduardo | ? | |
Les réunions devront commencer à 8h.30 . Si les participants n’arrivent pas à l’heure , il sera décidé de les sanctionner en leur faisant payer une somme d’argent qui sera fixée lors de la réunion. | 19/07/99 | Equipe | 100 | Actuellement en cours |
Les réunions sur des tableaux de contrôle auront lieu tous les mardis à 8h.30 à la place des lundis et des jeudis. | 22/07/99 | Equipe | 80 | Annulé à la date d’aujourd’hui |
Eduardo informera sur la location des ordinateurs, mardi 27 juillet | 22/07/99 | Eduardo | 0 | |
Le lundi 26 juillet aura lieu une réunion avec les personnes concernées sur les retours des produits et les réclamations . Elles devront en informer toute l’équipe lors de la réunion du mardi suivant. | 22/07/99 | Yoli, jorge, arturo, alberto, sergio, eduardo. | 100 | Information |
Il a été convenu que la deuxième fois de non respect des engagements le responsable devra payer $20.00 | 22/07/99 | Equipo | 100 | Il n’a pas été nécessaire |
Laisser un stylo fixé et des feuilles près de la boîte à idées de la salle à manger. | 22/07/99 | Eduardo | 0 | |
Le lundi 26 juillet aura lieu la remise des prix de la coupe o.e.e., où l’argent sera remis à l’équipe gagnante et on achétera des pizzas et des boissons | 22/07/99 | Eduardo-lupita | 100 | |
Le lundi 26 juillet les paniers du mois de mars seront remis et probablement les produits chimiques. | 22/07/99 | Eduardo | 100 | |
Le lundi 26 seront présentés les devis et le croquis pour l’aménagement des locaux pour Genny. | 22/07/99 | Arturo | 100 | Fait |
La mini- olympiade aura lieu le dimanche 8 août et les préparatifs devront finir le 03. | 22/07/99 | Equipe | 100 | |
Carlos se chargera de gérer le système informatique et les utilisateurs seront chargés de faire remonter les problèmes à l’aide des mémos en indiquant les problèmes et le temps nécessaire pour les résoudre.. | 22/07/99 | Carlos | ¿? | Manque d’information |
Carlos informera sur l’achat d’une imprimante pour la salle de réunions | 22/07/99 | Carlos | 100 | Achetée |
S’il n’y a pas d’autre devis pour la réparation de la salle de bains des employés, elle sera faite vendredi 23 | 22/07/99 | Lupita | 100 | Fait |
Mettre du sable dans les bouteilles qui sont utilisées pour la formation du personnel. | 22/07/99 | Lupita | 100 | Il reste à changer le sable par des résidus plastiques |
Ecrire au verso des notes de frais, le nom, la date et expliquer brièvement les motifs. | 22/07/99 | Equipe | 100 | En cours |
Idées clés à prendre en compte pour commencer le tableau de compétences.
Inventaire minimum d’efficacité du capital humain.
“IMPORTANT.”
Il est conseillé de ne laisser aucune rubrique en blanc et d’écrire sur une feuille séparée toute remarque concernant les dysfonctionnements ou les réclamations
TABLEAU DE COMPETENCES de G.y.B. du Personnel de Ventas CAN CUN. | ||||||
NOM Confidentiel |
ILEANA RUBIO ESCALANTE | PATRICIA KRUYFF | ENRIQUE RUBIO | LAURA MEDINA MAGAÑA | JULIO LARA BARREDO | VICTOR CHAN KU |
DATE D’ENTREE | 1996 | Fév-94 | 1994 | 16 Fev 1996 | 15 Mars 1994 | Déc-96 |
Postes | Affaire personnel | Chef de diseno 4 ans, pdg | Vendeur chez omega, 1 an | Secretaire 3 ans et 6 mois | Aide couts 1 an et demi et receptionniste des aliments et boissons | Aide electromecanique 5 ans, chauffeur groupe flas 12 ans |
Stages | No | Non | Non | Si, ventes | Si, aliments et boissons | Si, conduite d’automobile et electromeca-nique |
Etudes | Preparatoire | Diplome en dessin industriel | Diplôme en sciences de l’education | Technicien cadre | Preparatoire | Primaire |
Finies oui non | Oui | Oui | Non | Oui, | Non | Non |
Autres etudes | No | Anglais et francais | Anglais | Informatique | Non | Non |
Finies oui | Non | Oui | Non | Non | Non | Non |
Autres connaissances | Arts graphiques | Informatique | Non | Ventes | Aliments et boissons | Electricite, plomberie et electromecanique. |
Practique oui no | Oui | Oui | Oui | Non | Oui | |
Competences | Dessiner | Bricolage | No | Bricolage | Non | Pintura en casas. |
Practique oui non | Oui | Oui | Parfois | Non | ||
Machines/outils que vous connaissez | Ordinateur, machine a ecrire, machine a coudre | Ordinateur, machine a ecrire, fax, outils d’ ebenisterie | Machine a ecrire calculatrice et ordinateur. | Machine a ecrire ordinateur, fax y photocopieuse. | Mail et ordinateur | Clefs de plomberie, electricite et electromeca-nique. |
Groupe ou association dont vous faites partie | Non | Non | Non | Non | Non | Non |
Vous aimez ce que vous faites au travail? | Oui | Oui | Oui | Oui | Oui | Oui |
Pourquoi? | J’aime m’occuper de la coordination des personnes | Parce que j’aime la gestion des ventes et le commerce | Parce que je me sens libre, sans limites et parce que je ne depends que de mes ventes. | Parce que c’est calme et simple, et aussi parce je pratique ce que j’ai appris | Parce qu’en faisant mon travail j’apprends a mieux connaître l’entreprise | Parce je ne Suis pas le seul a cet endroit |
Aimeraiz-vous faire ou apprendre une autre activite ? | Non | Oui | Oui | Oui | Oui | No |
Porquoi? | Manque de temps | Pour me former | Pour apprendre | Pour me perfectionner | ||
Si vous avez la solution des problemes? La faites –vous savoir? | Je fais toujours connaitre mes idees | Oui, car il existe une bonne communication | Je donne quelques solutions | Parfois, car en general on est tous sollicites | Je commente tout | Pas de reponse |
Si c’est "oui" a la question precedente pourquoi? | ||||||
Quels changements feriez-vous dans l’entreprise? | Reussir a avoir les personnes adequates avec les qualites requises pour le poste. ( rapides, disponibles) 2.- manque de coordination, 3.-- une personne chargee uniquement des commandes de cancun (coordinatrice). |
1-manque d’information entre merida et cancun .2.- une personne qui prenne des decisions en l’absence de l’ingenieur. 3.- une coordinatrice generale pour cancun, 4.- organisation. |
1.- qu’ily ait une personne chargee a merida qui connaisse les besoins de cancun. 2. Une responsable de production connaissant les besoins de cancun et ses clients. 3.- avant de faire un article faire un echantillon pour voir s’il est bien accepte sur le marche |
1-il manque beaucoup de communication entre le personnel de merida. 2.- organisation (car on ne respecte pas les delais fixes) |
1.- que les donnees soient reelles, 2.-une organisation pour l’activite bonneterie |
Pas de reponse |
Autre exemple d’une Tableau de Compétences, telle qu’elle a été faite et présenté à la firme
MERIDA VENDEURS | |
NOM Confidentiel | Manuel Ernesto Castro Chacón |
DATE D’ENTREE | 15 Janvier 1992 |
POSTES | Ventes (7 ans) |
STAGES | Aucun |
NIVEAU D’ETUDES | Primaire |
FINIS OUI NON | No |
AUTRES ETUDES | No |
FINIS OUI NON | |
AUTRES CONNAISSANCES | Non |
PRATIQUE OUI NON | |
COMPETENCES | Sport |
PRATIQUE OUI NON | Oui |
MACHINES/OUTILS QUE VOUS CONNAISSEZ | |
GROUPE OU ASSOCIATION DONT VOUS FAITES PARTIE | Non |
AIMEZ-VOUS LE TRAVAIL QUE VOUS FAITES? | Oui |
POURQUOI? | Je suis bien en faisant ce que je fais et je le fais avec plaisir |
AIMERIEZ –VOUS APPRENDRE OU FAIRE UNE AUTRE ACTIVITE? | Oui |
POURQUOI? | Pour me former chaque jour |
SI VOUS AVEZ LA SOLUTION D’UN PROBLEME LE FAITES-VOUS SAVOIR? | Oui |
SI LA REPONSE A LA QUESTION PRECEDENTE EST "OUI" POURQUOI? | Pour ne pas créer plus de problèmes. |
QUELS CHANGEMENTS FERIEZ-VOUS DANS L’ENTREPRISE? | Travailler les samedis, en particulier pour les administratifs . Faire des réunions de temps en temps. |
COMMENT VOUS SENTEZ-VOUS AU TRAVAIL? | |
QUELS CHANGEMENTS AIMERIEZ-VOUS VOIR INTERVENIR ? | |
¿AVEZ-VOUS RESSENTI UN CHANGEMENT ENTRE L’ANNEE 98 ET 99 ? | Le changement de secrétaire en facturation et les dérives dans la réalisation des actions. Pour l’activité broderie, elle s’est améliorée de 80 % on prête plus d’attention et les broderies sont plus rapides. |
BRODERIE | |||
DATE | REPARATIONS DES MACHINES | ||
1999. | MACHINE 2 | MACHINE 3 | MACHINE 4 |
21 JUIN | SUITE A UNE OBSTRUCTION DU MOTEUR,J’AI DU RETIRER LES 12 TETES POUR LA FAIRE FONCTIONNER ET FAIRE LA MAINTENANCE DE 9:00 A 3:30 P.M. | ||
24 JUIN | J’AI RETIRE LES TETES 10-11-12(TETES 10 AIGUILLESS 1-2-4-6-7 , 6 CAOUTCHOUC CAR LA PREMIERE AVAIT DOUBLE CAOUTCHOUC) ( TETE 11 AGUILLES 1-2--6-8 LA No.6 DOUBLE GOMA EN TOUT 5 CAOUTCHOUC) ( LA TETE 12 ES AIGUILLES 1-2-6-7-8-9 EN TOUT 6 CAOUTCHOUC) EN TOUT 18 GOMAS DE BARRES10:00 A 3:30 P.M | ||
10 JUILLET | TETE 2 AGUILLE 7 ET TETE 3 AIGUILLE 9, PONERLE G OMAS AU BARRES ( EN TOUT 4 CAUTCHOUC) |
||
13 JUILLET | TETE 12 SE ATORO VETEMENT DANS LE CANGREJO, CHANGEMENT DE CANGREJO DE 9:25 A 10:15 | ||
17 JUILLET | TETE 9 METTRE GOMA DE BARRE, TETE 7 BAJABAN LES AIGUILLES (METTRE 7 CAUTCHOUC) | TETE 1, AIGUILLE No.5, CHANGER PÍSATELA CASSE, ON A MIS 5 CAUTCHOUC. |
Ci-après la version en espagnol du rapport des dysfonctionnements.
Comme dans cet exemple du rapport de dysfonctionnements, chaque P.M.I a développé son modèle en l’adaptant à ses besoins.
B. période du 21Jun au 17 Juillet, 1999 | |||
FECHA | REPARACIONES DE LAS MAQUINAS | ||
1999. | MAQUINA 2 | MAQUINA 3 | MAQUINA 4 |
21 DE JUNIO | SE ATORO EL MOTOR Z,TUVE QUE QUITAR LAS 12 CABEZAS PARA HACERLA TRABAJAR Y DARLE MANTENIMIENTO DE 9:00 A 3:30 P.M. | ||
24 DE JUNIO | QUITE LAS CABEZAS 10-11-12(CABEZA 10 AGUJAS 1-2-4-6-7 , 6 GOMAS YA QUE A LA PRIMERA SE LE COLOCO DOBLE GOMA) ( CABEZA 11 AGUJAS 1-2--6-8 LA No.6 DOBLE GOMA EN TOTAL 5 GOMAS ) ( LA CABEZA 12 LAS AGUJAS 1-2-6-7-8-9 EN TOTAL 6 GOMAS ) EN TOTAL 18 GOMAS DE BARRAS10:00 A 3:30 P.M | ||
10 DE JULIO | CABEZA 2 AGUJA 7 Y CABEZA 3 AGUJA 9, PONERLE GOMAS A LAS BARRAS ( EN TOTAL 4 GOMAS ) | ||
13 DE JULIO | CABEZA 12 SE ATORO PRENDA EN EL CANGREJO, CAMBIO DE CANGREJO DE 9:25 A 10:15 | ||
17 DE JULIO | CABEZA 9 PONER GOMA DE BARRA, CABEZA 7 BAJABAN LAS AGUJAS (PONER 7 GOMAS ) | CABEZA 1, AGUJA No.5, CAMBIAR PÍSATELA ESTABA ROTO, SE LE COLOCO 5 GOMAS. |
Et grâce à cette action les firmes ont réussi à résoudre des problèmes et des difficultés.