Cette démarche considère l'organisation comme un système finalisé, composé de sous systèmes en interaction entre eux et avec l’environnement externe, et dont il s’agit d’étudier le fonctionnement de manière à en améliorer le contrôle.
Elle puise ses fondements théoriques dans l'approche systémique et a pour objectif essentiel d'établir une maquette de l’organisation pour détecter les dysfonctionnements qui l'affectent et améliorer son système de pilotage. Cette méthode est généralement appliquée dans les cas de réorganisations détaillées, de contrôle de gestion, et de conception de systèmes d’information.
Selon cette approche, l'objet "organisation" est composé de trois sous-systèmes280 :
un système opérant, qui assure les opérations physiques nécessaires, telles que les opérations portant sur les flux de matières, de matériaux, d'énergies, et d'informations ;
un système de décision, qui permet d'opérer des choix et de réguler l'activité de transformation ;
un système d'information qui assure le couplage des deux systèmes précédents grâce aux informations qu'il leur fournit.
Le système est représenté comme un lieu où s'opèrent des transformations à partir d'entrées (input), avec des sorties (output). L'activité de contrôle consistera à vérifier si les sorties sont produites conformément aux objectifs et à agir, éventuellement, pour modifier le fonctionnement du système de manière à s'en rapprocher.
Quoique y-f. Livian reconnaisse que de nombreuses méthodes de conception de systèmes d'information s'inspirent de ce type de modélisation, il lui reproche un certain nombre de limites que nous résumons ci-après :
elle représente l’organisation d'une manière rigide ;
elle nécessite un temps assez important pour analyser tous les sous-systèmes ;
il n'existe pas de pilotage clair pour certains sous-systèmes ;
il n'y a pas d'objectifs pour certains pilotes ;
il est difficile de mesurer les résultats obtenus ;
il existe une certaine insuffisance dans la latitude décisionnelle de certains pilotes.
Ibid, p.258.