Pour détecter les dysfonctionnements et leurs effets, nous avons consulté les informations disponibles dans l'administration étudiée. Ainsi, on a utilement recouru à l'analyse des documents suivants :
le référentiel d'organisation799 décrivant l'organisation, les structures, les missions et les responsabilités des acteurs. C'est un document qui a été réalisé en 1998 par un consultant externe ;
les notes d'orientations générales diffusées annuellement par la direction générale ;
les rapports d'audit et d'inspection des services ;
les comptes rendus des conseils de direction, des réunions de coordination et d'évaluation des actions de formation.
La consultation de ces documents a été d'une grande utilité dans la mesure où elle a permis non seulement de repérer certains dysfonctionnements majeurs, mais aussi d'identifier certaines évolutions futures des emplois et des métiers de l'administration en question. Ces informations ont été judicieusement exploitées lors de l'élaboration des plans de formation, et ce, en vue d'anticiper les besoins en compétences.
Néanmoins, nous tenons à signaler une limite que nous avons relevée en matière d'analyse documentaire. Il s'agit, notamment, de la difficulté d'accéder à certains documents importants contenant des informations jugées confidentielles, tels que les rapports d'audit et d'inspection des services.
Après avoir collecté le maximum de données relatives à la situation des compétences des agents et au fonctionnement des services, nous sommes passés à une deuxième étape consistant à les organiser et à les analyser.
Ce référentiel n'est pas un document officiel, dans la mesure où l'administration "A" n'en a pas tenu compte pour réorganiser ses services. Néanmoins, il nous a été d'une grande utilité dans la définition des opérations de certaines activités.