8.4.1. Cotation de la grille de compétences

La grille de compétences est établie par le supérieur hiérarchique immédiat qui recense les compétences existantes aussi bien sur les opérations actuelles et futures liées à l'activité de l'unité ou de l'équipe, que sur des savoir-faire particuliers des personnes qui y travaillent. La hiérarchie immédiate procède également à la cotation des grilles de compétences en se basant sur la qualité de la réalisation effective d'une opération par un individu et non sur la base du jugement de ses capacités potentielles à son éventuelle exécution. Ainsi, quatre niveaux de compétences peuvent être observés chez les personnels des organisations⁸³⁹ :

• la personne a une bonne connaissance théorique et une pratique régulière et efficace de l'opération (symbolisé par un carré noir ) ;

• la personne a une bonne connaissance théorique avec une pratique occasionnelle de l'opération (symbolisé par un carré semi-noir ). Ce niveau est souvent associé au cas des personnes ayant une pratique régulière des opérations mais avec une connaissance théorique limitée aux principes ;

• la personne a une connaissance des principes théoriques, sans aucune pratique de l'opération (symbolisé par un carré blanc ) ;

• la personne n'a aucune connaissance théorique ni pratique de l'opération (symbolisé par un tiret —) ;

la grille de compétences une fois cotée, permet, par son degré de noircissement, d'avoir à un moment donné une photographie de l'état des compétences disponibles dans la structure concernée et celles à améliorer :

• une lecture en ligne (horizontale) renseigne sur le degré de polyvalence de chaque personne ainsi que sur son degré d'adéquation formation-emploi ;

• une lecture en colonne (verticale) renseigne sur le degré de vulnérabilité de l'unité ou du service au niveau de certaines opérations face à des aléas, tels que l'absentéisme ou l'augmentation du volume de l'activité.

L'appréciation de la polyvalence des agents et de la vulnérabilité des services est établie sur la base des cotations effectuées par la hiérarchie immédiate. Le taux de noircissement d'une ligne détermine le niveau de polyvalence d'un agent, alors que celui d'une colonne traduit le niveau de vulnérabilité du service ou de l'unité sur une opération donnée.

Ces appréciations se traduisent par l'attribution des qualitatifs suivants :

• la polyvalence chez une personne peut être très forte, forte, moyenne, faible ou très faible ;

• la vulnérabilité, d'une unité ou d'un service sur une opération donnée, peut être très forte, forte, moyenne, faible ou nulle.

Cependant, les responsables des unités au sein desquelles s'est déroulée l'expérience pilote, ont émis certaines réserves par rapport à cette manière d'apprécier le niveau de polyvalence des agents et de vulnérabilité des services. Ils ont exprimé le souhait de pouvoir déterminer des indicateurs chiffrés qui élimineraient toute subjectivité, notamment de la part de l'encadrement immédiat. Par ailleurs, ils ont fait remarquer que les opérations exécutées par les services de l'administration "A" ne se situent pas au même niveau de complexité pour les réaliser. Ainsi, par exemple un agent qui maîtrise plusieurs opérations banales ou faciles, risque d'être considéré plus polyvalent qu'un autre qui maîtrise seulement quelques opérations, mais qui sont fondamentales et complexes.

Ces remarques nous ont incité à proposer le mode de calcul, que nous présenterons ci-après, et qui permet de déterminer, d’une manière chiffrée, les indicateurs de polyvalence et de vulnérabilité, tout en tenant compte du degré de complexité des opérations.