9.2.2.4. formalisation des savoir-faire et établissement des Mafi dans l'administration "A"

La formalisation des savoir-faire des agents constitue une préoccupation majeure de l'administration. En effet, cette dernière, qui a la charge d'appliquer aussi bien ses propres lois que celles des autres départements ministériels, n'a pas le droit à l'erreur. aussi, les connaissances juridiques, réglementaires et procédurales de ses agents doivent-elles être entretenues et mises à jour régulièrement.

Pour ce faire, un ensemble de supports et documents sont mis à la disposition des agents dont les textes législatifs et réglementaires ainsi que les notes et les circulaires.

En plus de leur diffusion physique aux intéressés, ces documents sont disponibles sur le site Intranet de l'administration, que tout agent peut consulter en cas de besoin.

Par ailleurs et afin d'harmoniser l'exécution des activités et de la rendre transparente, des manuels de procédures ont été élaborés par chaque service.

Certes, ces documents constituent des référentiels fondamentaux mais ils ne sont pas suffisants pour assurer une bonne exécution des opérations. En effet, les textes législatifs et réglementaires ainsi que les notes et les circulaires définissent les fondements juridiques des opérations sans décrire précisément la manière pratique dont elles doivent être exécutées.

de même, les manuels des procédures énumèrent les étapes qu'il faut observer pour exécuter les opérations sans pour autant décrire la façon de réaliser la tâche ou les tâches que comporte chaque étape.

Par conséquent, et dans le souci de développer la formation interne sur les lieux du travail, l'administration "A" a décidé d'élaborer des manuels de formation qui répondent aux préoccupations pédagogiques de ce type d'apprentissage. Ainsi, deux types de manuels ont été envisagés :

• d'une part, les formateurs permanents ont été invités à rédiger des manuels de formation portant sur les matières qu'ils enseignent. Une fois rédigés, ces manuels ont été soumis à la validation des services techniques relevant de l'administration centrale. Après correction, ces manuels sont mis à la disposition aussi bien des stagiaires appelés à suivre des formations au sein du centre de formation que des agents ciblés dans le cadre des formations continues internes et régionales ;

• d'autre part, les responsables locaux ont été incités, à l'occasion des formations internes programmées suites aux diagnostics des compétences, à faire établir par l'encadrement immédiat des fiches techniques décrivant, d'une manière détaillée, la façon dont doivent être exécutées les opérations sur lesquelles les agents ont besoin d'être formés. Les fiches techniques mises au point dans les différentes structures de l'administration seront regroupées par la suite sous forme de manuels de formation intégrée (MAFI) et feront l'objet d'une large diffusion auprès des formateurs, des responsables de formation et de l'encadrement immédiat. Ils serviront de support pédagogique à l'occasion de chaque action de formation.

La rédaction de ces manuels de formation et fiches techniques s'est heurtée au départ à quelques réticences de la part aussi bien des formateurs permanents que des agents de maîtrise. Ces réticences étaient dues surtout à la crainte de perdre le privilège d'être les seuls à maîtriser les savoir-faire à publier dans ces manuels et fiches techniques. Les phrases témoins reproduites ci-dessous illustrent ces inquiétudes.

‘«il m'a fallu de nombreuses années pour forger mes connaissances professionnelles sur le tas, sans disposer ni de supports écrits sur lesquels je pouvais m'appuyer, ni de soutien de la part de ma hiérarchie. Aujourd'hui, on me demande de reproduire dans des manuels toute la masse de connaissances que j'ai pu accumuler au cours de ces longues années. Cela me gêne un peu dans la mesure où mon savoir-faire est à mes yeux un capital précieux que j'ai constitué grâce à mes efforts personnels».
Formateur permanent a ssez souvent ’ ‘«Ces jeunes recrues ont de la chance dans la mesure où l'administration leur a tout préparé. De notre temps, pour se former et s'intégrer dans le milieu professionnel, nous ne pouvions compter que sur nos propres moyens. Aujourd'hui, l'insertion et la formation des stagiaires sont facilitées par l'existence de manuels et de modes de formation appropriés. En effet, non seulement nous devons leur préparer toutes les fiches techniques décrivant la manière dont doivent être exécutées les opérations, mais aussi les encadrer pendant leur formation».
Cadre de maîtrise s ouvent ’

Ces appréhensions ont été dépassées grâce à des actions de formation organisées au profit des formateurs et de l'encadrement et dont l'objectif visait à les sensibiliser aux fonctions et aux enjeux de la formation, ainsi qu'à leur rôle dans la formation.

Cette étape de préparation des manuels de formation est suivie d’une autre, aussi importante dans le processus de formation intégrée, à savoir la mise en oeuvre des compétences.