Le tableau de bord est un document de synthèse élaboré selon une procédure précise 488 . Il renferme des données chiffrées, nécessaires au pilotage de l’organisation. Il «permet d’observer régulièrement les évolutions et de réajuster la demande d’attribution budgétaire» 489 au profit de l’organisation.
Pour A. Kupiec 490 , le tableau de bord est un outil de dialogue et d’aide à la décision. Il peut contenir d’une part, les données passées et présentes, et d’autre part, les données prévisionnelles 491 . Ces données peuvent être présentées sous forme de tableaux synthétiques ou de graphiques 492 (courbe, toile d’araignée, etc.) et sont expLoitées de manière à donner aux décideurs les moyens de contrôle régulier des résultats de leurs actions. Avec cet outil, les décideurs peuvent communiquer les résultats aux différents acteurs de l’organisation. En se basant sur ce produit, ils peuvent soit consolider, soit réajuster à temps le cours des actions.
En règle générale, le tableau de bord peut convenir à de multiples utilisations et est communiqué à différentes catégories de publics. Cependant, nous distinguons trois types de tableaux de bord 493 , 494 qui répondent chacun à des objectifs hiérarchiques précis. Ils suivent en fait, le cursus de la gestion managériale d’une organisation donnée à savoir : le long terme, le moyen terme et le court terme :
Soulignons à ce niveau, que la formalisation de ces trois types de tableaux de bord est essentielle pour toute organisation y compris la Bibliothèque. En effet, ces instruments d’information, de contrôle et de communication périodique accompagnent de façon régulière les niveaux de décisions qui sont prises par les membres de l’organisation.
Cependant, la qualité de ces instruments dépend d’abord, de la définition en amont des objectifs et du processus décisionnel mis en place. Ces instruments sont ensuite, tributaires de la volonté des membres de l’organisation de les considérer comme des outils de pilotage et de réorganisation. En outre, la qualité des tableaux de bord dépend de la sélection des indicateurs de performance (les plus significatifs pour le management de l’organisation). Enfin, l’utilisation efficace des tableaux de bord suppose la mise à jour de leur contenu informatif, dont la valeur demeure relative. Dans ce sens, F. Zanier précise que pour «posséder des moyens de comparaison et assurer une continuité, la forme et les types d’informations collectées ne doivent pas changer dans le temps … seules les données changeront» 498 .
Pour J-F. Auby, un tableau de bord pertinent doit, dans le contexte précis des organisations publiques, privilégier l’approche multicritères, pour rendre compte de la pluralité des missions de ces organisations. En outre, le tableau de bord doit permettre de «distinguer, dans les grandeurs mesurées, ce qui relève des pouvoirs de décision propre du niveau hiérarchique qui l’élabore, et ce qui relève d’autres contraintes qui lui sont imposées, lesquelles sont souvent importantes dans la sphère publique» 499 .
Le tableau de bord tel que défini par F. Laot et M. Rouah 500 (voir tabl..2) dresse la liste des objectifs stratégiques et opérationnels liés aux différentes missions de l’organisation et donne des informations précises concernant les réalisations effectuées durant une année. Dans ce tableau, on indique devant chacune des missions identifiées, les actions engagées ainsi que les coûts de leur mise en œuvre. Dans la colonne des opérateurs, on précise les acteurs responsables de la mise en place de ces actions. La colonne des coûts correspond à la somme prévisionnelle de chaque action.
| Programme : Année .... | ||||
| Mission …………………………… | ||||
| Objectif stratégique | Objectif opérationnel | Actions | Opérateurs | Coût |
|
A |
…………………………………… ………………… |
-------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------ | ------------------------------------------------------------------------------------ |
| Mission …………………………… | ||||
| Objectif stratégique | Objectif opérationnel | Actions | Opérateurs | Coût |
|
B |
…………………………………… ………………… |
-------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------ | ------------------------------------------------------------------------------------ |
Selon J. Dupuis, «la forme générale d’un tableau de bord doit mentionner le nom du responsable, l’objectif, les paramètres, les différents chiffres agrémentés de graphiques, mais aussi les destinataires et l’origine des informations qui ont permis son élaboration. Enfin, un emplacement permet d’exposer l’interprétation des écrats et les propositions de mesures correctives» (op. cit., p. 126).
T. Giappiconi et P. Carbone. Management des Bibliothèques : programmer, organiser, conduire et évaluer la politique documentaire et les services des Bibliothèques de service public, Paris : Electre, 1997, 264p.
A. Kupiec, op. cit., p. 101.
O. Cerutti. Indicateurs et tableaux de bord, Paris : AFNOR, 1992, 92p.
Il existe plusieurs types de graphiques. Nous citons, les graphiques de variation (courbe, histogramme, diagramme en bâtons), les graphiques de structure (graphique circulaire dit «camembert», graphique en secteurs ou en colonne) et les graphiques de représentation des tableaux à double entrée. Les ouvrages de F. Zanier, d’H. Allègre et de F. Mouterde dont nous indiquons les références dans la partie bibliographique de la thèse, présentent les caractéristiques de cette typologie.
F. Zanier, op. cit.
J. Dupuis, op. cit.
idem., p. 122.
H. Allègre, op. cit.
c’est un exemple de tableau de bord d’ensemble cité par H. Allègre et F. Mouterde dans leur ouvrage intitulé Contrôle de gestion : méthodes, outils, tableaux de bord, (H. Allègre, op. cit., 1991, p. 52).
F. Zanier, op. cit., p .82.
J-F Auby, op. cit., p. 95.
F. Laot et M. Rouah, p. 68.