3.1.1- L’environnement des Bibliothèques universitaires

Comme le notent B. Calenge et al., les Bibliothèques affrontent une crise de légitimité d’une ampleur inconnue ⁵²⁴ . Ils citent l’exemple des Bibliothèques universitaires ⁵²⁵ qui doivent  «se trouver au cœur de l’université, comme outil essentiel de transmission du savoir enseigné ; mais le savoir démultiplie ses chemins, ignorant le passage obligé des Bibliothèques, empruntant peut-être même demain des autoroutes prometteuses mais encore imprécises » ⁵²⁶ . La situation imprécise dont B. Calenge et al. font allusion, est due à un changement dans le mode de diffusion de l’Information Scientifique et Technique (IST).

En effet, le circuit du document dans les Bibliothèques universitaires a connu des changements : les chercheurs communiquent de plus en plus leurs travaux de recherche par voie électronique (ouverture de page personnelle sur des serveurs Web). Ces travaux sont désormais accessibles en ligne sur le réseau Internet et peuvent intégrer dans leur format du numérique et du multimédia, impliquant ainsi, une nouvelle méthode d’écriture et de lecture de ces documents.

Pour permettre l’accès à ces documents, les Bibliothèques universitaires ont investi dans l’acquisition et la maintenance de nouveaux équipements informatiques (acquisition de lecteurs de cédéroms et de DVD, de terminaux, d’imprimantes, etc.) et mènent de nouvelles activités (abonnement pour des connexions à distance, constitution de sous- sites web de la Bibliothèque dans le site de l’Université, mise à la disposition de dossiers thématiques sur le réseau Intranet de l’Université et l’Internet, création de points d’accès vers une sélection de ressources électroniques externes, etc.). .L’édition des revues scientifiques traitées et conservées par les Bibliothèques universitaires, est devenue électronique.

Ces exemples de changement dans la diffusion de l’IST demandent de la part du bibliothécaire universitaire de nouvelles connaissances et compétences techniques (connaissance d’XML ⁵²⁷ , du Dublin Core ⁵²⁸ , des biais cognitifs relatifs à la lecture hypertextuelle ⁵²⁹ , etc.) pour repérer et organiser les documents électroniques, afin de les rendre consultables au même titre que les documents «analogiques » (i.e. monographies et périodiques sur support papier).

La multiplicité des documents électroniques dont la pertinence demeure opaque ⁵³⁰ , nécessite de la part du bibliothécaire un grand travail de filtrage, pour ne retenir que les plus pertinents. Pour le catalogage de ces ressources électroniques, le bibliothécaire doit dorénavant, compléter un nouveau champ du format d’échange MARC ⁵³¹ par des informations techniques ⁵³²  : c’est le champ 856 ⁵³³ qui permet de créer un lien entre la notice bibliographique (en l’occurrence le catalogue en ligne de la Bibliothèque) et la ressource électronique elle-même.

En matière d’indexation, chaque ressource sera identifiée par une structuration faite de métadata ⁵³⁴ . Il s’agit de représenter la ressource électronique par des mots clés, afin de permettre à l’utilisateur de la retrouver sur Internet en passant par un moteur de recherche.

Le bibliothécaire doit en outre fournir des services d’aide et de formation aux usagers qui ont des difficultés à retrouver les ressources électroniques et/ou à utiliser les équipements informatiques mis à leur disposition. Ces équipements constituent désormais de nouveaux instruments d’acquisition du savoir, que les étudiants (exemple de catégories d’usagers desservies par les Bibliothèques universitaires) doivent maîtriser pour mener à bien leurs projets individuels.

C’est la raison pour laquelle, le comité d’évaluation des établissements publics à caractère scientifique, culturel et professionnel considère les Bibliothèques des établissements supérieurs (i.e. les Bibliothèques universitaires) comme «des lieux privilégiés où les étudiants devraient être systématiquement familiarisés avec les médias électroniques … qui concourent de façon éminente à l’acquisition de méthodes de travail par les étudiants et à leur réussite» ⁵³⁵ .

Par delà ces nouvelles fonctions, les Bibliothèques universitaires doivent continuer à remplir leur principale mission, assignée par la Loi n°84-52 du 26 janvier 1984 : celle de la conservation, de l’enrichissement et de l’accessibilité des collections relatives à l’IST. Dans ces établissements, le bibliothécaire doit répondre aux besoins d’information, de formation et de recherche. Il doit contribuer à donner à sa Bibliothèque une composante fortement intégrée dans la politique pédagogique et de recherche de l’Université. Pour ce faire, il doit jouer un rôle déterminent dans :

• la diffusion des connaissances scientifiques ;
• la formation à la recherche ;
• la valorisation des résultats de cette recherche ;
• et le développement de la formation initiale et continue (renforcer la préparation des concours par exemple). ⁵³⁶

De plus, il a pour mission de mettre en réseau l’ensemble de ses collections au profit des usagers d’autres Bibliothèques universitaires comparables. Un effort considérable est fourni dans ce sens par les Bibliothèques universitaires françaises pour résoudre les problèmes d’hétérogénéité de leurs catalogues ⁵³⁷ et moderniser le système de prêt entre elles.

M-D. Heusse ⁵³⁸ met en lumière la valeur socio-politique des Bibliothèques universitaires. Ces établissements ont le devoir d’apporter à l’administration centrale (qui constitue leur tutelle en France) une connaissance fine des effets de leurs actions ; ils doivent rendre compte à cette tutelle de l’utilisation de leurs moyens, à l’instar des Universités qui sont soumises au contrôle du Comité d’évaluation des établissements publics à caractère scientifique, culturel et professionnel ⁵³⁹ . Ainsi, «tous les quatre ans, chaque Université définit par contrat avec les services de l’Etat les principaux objectifs de son action et que c’est sur cette base que l’Etat fixe les financements pluriannuels » ⁵⁴⁰ , ⁵⁴¹ .

Cependant, l’Université se dote en France d’une certaine autonomie fonctionnelle et budgétaire (conformément à la circulaire n°89 - 079 du Ministère de l’Education Nationale, de la Jeunesse et des Sports datée du 23 mars 1989). Cette autonomie est marquée par le programme de contractualisation des Universités. Elle se traduit en termes de modernisation de la gestion (par l’élaboration de systèmes comptables de gestion interne) et de responsabilisation de toutes les composantes de l’université ⁵⁴² . Elle implique l’élaboration et la mise en œuvre des véritables projets d’établissements qui seront évalués par les pouvoirs publics ⁵⁴³ .

Dans la pratique, on alloue à chaque composante de l’Université un crédit pour financer ses actions et ses services. Ce crédit est dans un premier temps, voté par le conseil administratif de l’Université, et dans un second temps, formalisé chaque année universitaire dans un document comptable. Conformément au décret du 14 janvier 1994, ce document représente un outil de pilotage et de contrôle de gestion. Il est constitué de chapitres par nature de recettes et de dépenses, parmi lesquels un chapitre sera entièrement consacré au budget fixé pour la Bibliothèque universitaire.

Comme le remarque C. Gaillard, « le budget des services communs de documentation des Universités, préparé par le directeur de l’établissement, soumis à l’avis du conseil de la documentation est, bien qu’autonome, intégré à celui de l’université et soumis au vote de son conseil d’administration » ⁵⁴⁴ . Cette situation a entraîné de nouvelles méthodes de travail, que les bibliothécaires universitaires ont dû adapter à la spécificité de leurs fonctions et services. Ce sont les méthodes de contrôle d’activités et de diffusion de résultats qui doivent, selon G Solle ⁵⁴⁵ , clarifier les structures et les responsabilités au sein de l’Université et affirmer la complémentarité de tous ses agents.

De ce point de vue, la Bibliothèque universitaire assume pleinement la responsabilité de sa politique de gestion du crédit qui lui est attribué annuellement. Toutefois, elle a la charge de rendre compte de l’utilisation de ce crédit dans les conseils d’administration de l’Université. Il s’agit d’une session plénière ayant lieu en mois de décembre ou en mois de janvier et qui porte sur la répartition des crédits.

Ces conseils sont des lieux d’expression publique des choix et des contraintes de chaque service et département de l’Université et auxquels des rapporteurs du conseil de la documentation ⁵⁴⁶ participent pour soumettre le budget de la Bibliothèque à l’approbation. D’une part, ces rapporteurs sont chargés de faire connaître l’utilisation des ressources et services de leur Bibliothèque, en mettant en évidence le rapport coût-efficacité. D’autre part, ils sont appelés à présenter leur nouveau projet pour l’année à venir.

Pour accueillir une population étudiante dont la tendance est à la hausse, il faut par exemple :

• construire encore plus de locaux câblés ou réaménager certaines surfaces ;
• prévoir plus de postes de travail équipés d’ordinateurs ;
• offrir plus de ressources documentaires traditionnelles et électroniques ;
• augmenter les tâches de médiation et de formation.

Ces mesures, présentées au conseil administratif et agrémentées par des indicateurs précis, se traduisent par tout un ensemble de dépenses supplémentaires que les responsables de Bibliothèque doivent justifier.

Il est vrai qu’en moins de dix ans, les crédits de fonctionnement des Bibliothèques universitaires en France ont sensiblement augmenté ⁵⁴⁷ , néanmoins, cette amélioration demeure insuffisante ⁵⁴⁸ en comparaison avec « l’augmentation régulière du coût des abonnements, la diversification des supports et des modes d’accès à l’information avec l’essor de la documentation électronique » ⁵⁴⁹ . A cet effet, il est impérieux que les bibliothécaires parviennent à convaincre les membres du conseil d’administration de leur rôle pédagogique et éducatif, afin que leur projet soit majoritairement voté ; car il faut dire que l’arbitrage budgétaire n’est pas forcement en faveur des Bibliothèques universitaires.

Il ressort du rapport Van Dooren que les centres de recherche sont mieux financés que la Bibliothèque de l’Université, alors que celle-ci a pourtant la mission et la capacité de procéder à l’achat de ressources documentaires de niveau de recherche pour toute l’Université ⁵⁵⁰ .

Plusieurs données démontrent le rôle important des Bibliothèques dans l’Université. P. Carbone ⁵⁵¹ en distingue principalement deux :

• la Bibliothèque universitaire est le service le plus ouvert dans l’Université et dont les horaires d’ouverture dépasse en moyenne les 50 heures par semaine ;
• elle constitue un pôle de modernité de l’Université de par l’importance de son offre de ressources électroniques et sa participation à la mise en place de nouvelles techniques d’enseignement ⁵⁵² .

C’est pourquoi, il convient que les bibliothécaires aient planifié de façon précise leurs services et leurs activités afin d’obtenir en fin d’année un meilleur rapport coût-efficacité. L’évaluation périodique est à cet effet, le principal outil de gestion qui doit signaler les éventuels écarts et permettre de prendre les mesures destinées à les corriger au moment opportun.