3.2.1.2- La Direction des Bibliothèques, des Musées et de l’Information Scientifique et Technique (DBMIST)

La DBMIST est créée en mars 1982 pour promouvoir les recherches sur les Bibliothèques et l’IST ⁶⁰⁹ . En s’appuyant sur la structure de l’ ESGBU, la DBMIST a élaboré un tableau de bord qui se veut tout à la fois un instrument de pilotage et un outil d’aide à la décision pour les Bibliothèques universitaires ⁶¹⁰ , ⁶¹¹ . Le but de l’élaboration de cet outil est de favoriser l’intégration des Bibliothèques dans l’université et d’en faciliter le pilotage par celle-ci.

Le tableau de bord comporte donc une partie financière et une partie documentaire.

• « La partie financière doit permettre de procéder à une véritable analyse des coûts, fonction par fonction, en introduisant tous les types de dépenses, que celles-ci soient directement imputées ou non sur le budget propre de la Bibliothèque, en particulier les dépenses du personnel ;
• La partie documentaire permet d’évaluer l’activité des services, la composition du public, et des données sur les collections, mais aussi la qualité des services rendus » ⁶¹² .

Contrairement à l’ESGBU, le tableau de bord contient beaucoup d’indicateurs d’actions exprimés sous forme :

• de ratios : taux de fréquentation du public, pourcentage des collections en libre accès, taux de satisfaction des demandes du PEB, etc. ;
• d’indices : indice d’activité, indice d’encadrement et de charge de travail par catégorie de personnel, etc. ;
• et de moyennes : délai d’acquisition et de traitement des documents, délai de fourniture de documents par le PEB.

Ces indicateurs aident le bibliothécaire au moment de l’évaluation concomitante à repérer les dysfonctionnements éventuels.

Testé depuis 1987, l’utilisation de ce tableau demeure cependant très limitée. En 1990, 26% seulement de Bibliothèques universitaires françaises l’ont effectivement mis en place. Nous constatons que ce pourcentage est en baisse pour différentes raisons ⁶¹³ , ⁶¹⁴  :

• La tenue du tableau de bord demande un travail matériel considérable.
• Conçu à priori, cet outil ne répond pas forcement aux objectifs spécifiques de chaque Bibliothèque universitaire.
• Les Universités n’étaient pas associées à la mise en place de ce tableau de bord, ce qui justifie le désintérêt des présidents d’Universités à cet outil.
• Etant les seuls services de l’Université concernés par la mise en place du tableau de bord, certains responsables de Bibliothèques craignaient de se trouver isolé, en pratiquant une totale transparence de leurs actions.

Toutefois, l’action de la DBMIST a eu des effets réels sur la pratique de l’évaluation dans les Bibliothèques universitaires. En effet, plusieurs établissements se servent des indicateurs du tableau de bord, réalisé par la DBMIST, pour établir des rapports d’activités internes.

Il faut dire aussi, que la prolifération des systèmes de gestion de Bibliothèques a favorisé l’utilisation croissante des indicateurs de performance, car ces systèmes informatisés rendent possibles le calcul automatique de données relatives à certains indicateurs d’actions. Ainsi, les enregistrements du système de prêt informatisé par exemple, peuvent être expLoités pour calculer le nombre des titres possédés par la Bibliothèque par rapport au total des titres demandés. Ce système permet donc d’appliquer l’indicateur de « disponibilité des titres de prêt».