4.1.4- Le besoin d’un SIAD intégrant les indicateurs de performance normalisés

Les outils employés pour évaluer les Bibliothèques ne peuvent répondre (à l’état actuel), aux besoins d’information et d’aide à la décision des bibliothécaires. Nous pensons que la construction d’un dispositif d’évaluation informatisé peut leur permettre de conduire leur organisation de façon plus efficiente et efficace, en fonction des défis posés. Plusieurs facteurs l’autorisent :

Il ressort du rapport statistique publié par la DLL en 1994 que les modules statistiques produits par les Systèmes Informatisés de Gestion des Bibliothèques (SIGB) ne sont pas toujours satisfaisants. T. Giappiconi explique les limites de ces systèmes de la sorte : « les SIGB permettent, certes, d’effectuer des croisements de données qui, …, peuvent établir des relations entre les collections, les équipements, et leurs catégories d’utilisateurs…Mais l’évaluation exige encore de replacer ces données dans leur contexte. Cette exigence suppose notamment le traitement des données relatives à l’environnement démographique et géographique de la Bibliothèque … [ce qui] dépasse la vocation des SIGB proprement dits» ⁷⁶⁴ .

Par ailleurs, nous observons que les bibliothécaires ne se sentent pas suffisamment guidés dans leur pratique d’évaluation. D’après l’enquête conduite en 1998 par A. G-Billon et T. Giappiconi ⁷⁶⁵ , le transfert de données depuis les SIGB vers un outil de traitement et d’exploitation des statistiques est une étape que peu de bibliothécaires semblent franchir en raison de la déficience des logiciels de statistiques existants. De même, la compétence des bibliothécaires en matière de statistiques et de bureautique s’avère insuffisante selon les résultats de l’enquête.

Si le manque de SI à la fois performants et simples d’usage justifie la lenteur du développement de l’évaluation telle qu’elle est définie par la littérature dans les Bibliothèques françaises, alors quel type de système doit-on mettre en place ?

Nous avons vu que l’évaluation est un processus vivant qui, sans cesse, doit prendre en compte l’information pour appréhender la situation et envisager son évolution, afin de décider des actions à mettre en place, en référence à des valeurs. Dés lors et comme le souligne A-C. Martinet, il est essentiel de se donner les moyens de collecter toutes les informations (internes et externes) et de les canaliser car «plus la décision est importante, moins l’information disponible est suffisante» ⁷⁶⁶ . Plus l'information est quantitativement importante, moins le travail d’organisation devient facile.

Nous avons vu par ailleurs, que les informations collectées peuvent constituer, soit une menace à éviter, soit une opportunité à saisir. Pour les maîtriser, nous pensons que les bibliothécaires ont besoin de SI susceptibles de filtrer les informations ayant une valeur ajoutée et de diriger l’élaboration de solutions pour résoudre leur problème. En ce sens, la conception d’un SIAD ⁷⁶⁷ nous paraît d'une grande utilité et une excellente source d'informations et d’aide à la décision pour les bibliothécaires. Ainsi, nous reprenons en cela le raisonnement de K. Dowlin et L. Magrath ⁷⁶⁸ , le SIAD doit :

• gérer les données (de gestion et d'utilisation) de la Bibliothèque ;
• intégrer les données provenant de sources externes telles que les données géographiques et les données démographiques (exemple : les statistiques de l'INSEE) ;
• proposer une présélection d’indicateurs de performance, en référence aux normes ISO ;
• produire des tableaux et des graphiques ;
• avertir des changements de situations.

Finalement, nous avons vu que tenter aujourd’hui d’évaluer une Bibliothèque est un exercice délicat qui nécessite au préalable de s’accorder sur les intentions de son projet. La concertation préalable sur les missions et la formalisation des objectifs permettent en ce sens aux bibliothécaires de sortir du seul traitement à court terme, pour aborder les objectifs du moyen et du long terme. Par cet exercice de formalisation, chaque acteur se sentira impliqué tant par les engagements qu’il prend que par les délais et les moyens. Pour gagner en rigueur, nous ne devons pas perdre de vue, les avantages du travail partagé d’une part, et l’utilisation de SIAD d’autre part, qui rendent l’évaluation, une démarche généralisée et simple à suivre au quotidien. L’ensemble de ces arguments nous permet de fonder nos hypothèses de recherche.