4.3.3.3- La présentation des résultats

La combinaison de plusieurs données exprimant un ou plusieurs niveaux de performances débouche sur des résultats d’évaluation. Ceux-ci peuvent être présentés par le SIAD différemment selon le choix de l’usager et la destination de ces résultats. Il résulte de l’enquête que les rapports et les tableaux de bord sont les deux modes de présentation des résultats les plus demandés par les bibliothécaires interrogés.

Ainsi, 29,8% de l’échantillon déclarent vouloir obtenir quatre types de rapports (voir fig. 41) ; ils classent au premier plan les rapports destinés à l’autorité politique et/ou administrative dont leurs Bibliothèques dépendent (voir fig.42). Compte tenu des recommandations de T. Giappiconi ⁸¹⁹ quant à la forme et au contenu de ces rapports, le SIAD doit associer plusieurs modes de présentations des résultats (des histogrammes, des tableaux et de graphiques) assortis de commentaires indicatifs. Classés à un second plan, les rapports destinés au personnel de la Bibliothèque sont recommandés par plus de 20% de l’échantillon suivis de près des rapports dont les destinataires sont les ministères de tutelle à savoir la DLL et la SDBD (fig.42). Quant à la production de rapports à destination du public, elle s’avère, d’après les résultats de l’enquête, intéresser dans une moindre mesure les Bibliothèques publiques et les Bibliothèques universitaires.

D’après l’enquête, 28% de l’échantillon attendent du SIAD qu’il leur fournisse des tableaux de bord (voir fig.41). Nous remarquons cependant, que la configuration et le contenu de ces tableaux sont variés. Ainsi, nous relevons trois types de tableaux de bord qui viennent en tête dans le sondage à savoir (voir tabl. 14) :

• le tableau de bord par type d’activité et/ou de service : cité 48 fois, cet instrument de pilotage est destiné à chaque responsable d’une activité ou d’un service ; son utilisation conduit le responsable et son équipe à examiner leur mode de travail et à comparer leurs résultats aux objectifs généraux de la Bibliothèque en vue de leur amélioration.
• Le tableau de bord par domaine documentaire : cité 36 fois, il suppose le recours à un plan de développement des collections dans lequel figurent les objectifs de chaque domaine ; il repose également sur des indicateurs d’analyse de collection à prévoir dans la mise en place du SIAD.
• le tableau de bord global : cet instrument cité 31 fois comporte des informations synthétiques. Celles-ci donnent une vue d’ensemble sur les décisions stratégiques et sur l’utilisation des ressources et des services eu regard des objectifs d’intérêt général.

En revanche, nous avons obtenu un nombre de citations relativement faible concernant l’élaboration de tableaux de bord pour chaque membre du personnel (36). Cela peut signifier que les bibliothécaires sont encore peu familiarisés avec cet instrument. Or, comme l’explique T. Giappiconi, « chaque agent doit savoir quel type et quel niveau de performance sont attendus de l’activité dont il est responsable » ⁸²⁰ . C’est pourquoi il est préférable d’informer les bibliothécaires des avantages de la production de tableaux de bord à destination de tous les membres du personnel, le but étant de responsabiliser chacun d’eux et de l’intégrer dans la prise de décision.

A l’inverse de l’intérêt porté aux graphiques (24,7%), la représentation géographique des résultats d’évaluation semble intéresser très peu de Bibliothèques (voir fig.41) surtout celles universitaires (voir fig.43). Pour les Bibliothèques publiques, le SIAD idéal doit représenter sur une carte géographique numérisée trois principaux types de données relatifs à l’environnement : les données démographiques (93,9%), les données sur l’urbanisme (91,7%) et les données relatives au transport et au réseau routier (78,6%).

Au vu de ces trois fonctionnalités, et d’après les commentaires de plusieurs enquêtés, les principales caractéristiques du SIAD qui sont fort appréciées par le bibliothécaire français sont : la facilité du recueil des données provenant de sources variées (SIGB, SIG, statistiques nationales, enquêtes, etc.), la rapidité du traitement des données, l’actualisation des résultats d’évaluation et la modélisation préétablie des produits d’évaluation selon leur destination. Par ailleurs, la présence d’indicateurs de performance constitue le principal pré-requis à prévoir dans la mise en place d’un SIAD selon la plupart des bibliothécaires interrogés. Ce critère est important dans la mesure où il conduira à mettre à la portée des bibliothécaires une évaluation plus fine que les statistiques traditionnelles.

La majorité des bibliothécaires interrogés affirment que les SI employés n’ont malheureusement pas encore atteint le degré technologique pour l’exploitation des indicateurs normalisés. 

Pour répondre aux besoins du bibliothécaire français en matière d’évaluation, il serait intéressant d’envisager trois modules dans le SIAD. Le premier sert à alimenter une réserve d’informations potentielles par des données recueillies aux niveaux internes et/ou externes. Le deuxième module emploie d’abord, un filtre pour sélectionner d’une part les indicateurs de performance et d’autre part les données nécessaires à l’exploitation des indicateurs retenus. Il met en œuvre ensuite, plusieurs modes de calcul pour la combinaison des indicateurs de performances.

L’édition de plusieurs modèles de présentation des résultats s’effectue dans un troisième module du SIAD. Grâce à ce module, il serait possible au bibliothécaire de disposer de résultats récents susceptibles de l’aider à analyser la situation de son établissement afin de savoir s’il est opportun de continuer la même politique ou de la changer. Ces résultats, édités en temps réel par le SIAD sous une forme lisible, illustrée et concise, seront présentés à la demande aux différents partenaires de la Bibliothèque. Ce module est nécessaire selon plusieurs bibliothécaires interrogés qui estiment qu’il faut faire évoluer les systèmes actuels pour intégrer les fonctions de traitements graphiques et statistiques.