5.2.2 - L’expérimentation du système APEX II au contexte des Bibliothèques-sites

Au départ, le but de l’adaptation des trois formulaires du programme GéoLib, était de rendre possible l’implémentation du système APEX II par la Bibliothèque de l’ENSSIB et par la Bibliothèque Municipale de Fresnes. Cependant, le personnel de ces établissements a trouvé l’utilisation quotidienne de ce système difficile ; il a préféré remplir manuellement les formulaires imprimés. Le manque de temps pour l’apprentissage des fonctionnalités de ce système est la principale justification fournie par le personnel des deux Bibliothèques. A la présence de ce problème, nous pouvons ajouter les contraintes techniques que nous avons observées dans APEX II au cours de son expérimentation. En effet, nous avons constaté que :

• les données relatives à l’usage sur place scannées par APEX II ne sont que temporairement enregistrées dans la mémoire de ce système. Ceci signifie que le bibliothécaire doit télécharger régulièrement les données enregistrées sur ordinateur (dans des fichiers), afin de vider la mémoire du système ⁸⁷⁴ .
• APEX II est exclusivement un système de collecte de données. Il ne peut donc, effectuer aucun type d’analyses. Dans l’expertise nord-américaine, ce sont les auteurs du programme GeoLib qui sont chargés de récupérer périodiquement les données collectées (c’est-à-dire les fichiers sauvegardés), par les bibliothèques participantes, en vue de leur traitement. Pour ce faire, ils ont mis au point un programme avec le logiciel Access qui va gérer les données et les présenter sous différentes formes graphiques (tableaux, courbes, camembert, etc.). Cette dépendance remet en cause l’efficacité du système.
• on a perdu beaucoup de temps contrairement à nos prévisions : l’intérêt du système APEX II réside dans son utilisation quotidienne par le personnel lui-même. Or, durant trois mois, le personnel des Bibliothèques a rempli les formulaires imprimés et nous les a communiqués. Scanner les données par le système APEX II et les traiter par un autre logiciel n’était pas faciles pour nous, surtout lorsqu’il s’agit de dépouiller des centaines de formulaires (plus de 550 formulaires complétés par Bibliothèque).

Pour toutes ces raisons, nous avons décidé de concevoir un prototype de système qui :

• prendrait en compte les besoins des bibliothécaires français ;
• s’inspirerait des avantages ergonomiques du système APEX II ;
• offrirait de nouvelles fonctionnalités permettant à la fois la collecte et l’analyse instantanées des données ;
• permettraient de visualiser au quotidien l’évolution de l’usage sur place des services et des ressources.