5.2.3-La proposition d’un SIAD pour l’usage sur place des Bibliothèques: la conception et la réalisation du prototype ASSESS

ASSESS est un prototype de SIAD pour l’usage sur place des bibliothèques ; il est développé avec Visual basic. Au départ, le but de la conception de ce prototype était de remplacer la tâche fastidieuse qui consiste à remplir les formulaires imprimés et à les saisir par la suite par un SI. Mais, les développements effectués dans le prototype ASSESS ont abouti à la conception d’un outil d’aide à l’évaluation de l’usage sur place des Bibliothèques.

Quatre principes généraux nous ont guidé dans la conception d’ASSESS. Le premier, sans doute le plus important, est que les bibliothécaires français ont besoin d’exploiter les indicateurs de performance en fournissant le moindre effort.

Le deuxième principe consiste à faciliter le repérage des informations utiles pour la prise de décision. En effet, il est plus simple aux bibliothécaires de voir automatiquement l’évolution de leur politique de gestion par des courbes et des graphiques, que d’interpréter par eux-même les données accumulées après un certain temps.

De même, nous considérons que les bibliothécaires sont les seuls qui puissent décider les données et les indicateurs qui correspondent à la spécificité des missions et des objectifs de leurs établissements; ils sont les seuls à définir les représentations graphiques qui conviennent le mieux à leurs besoins d’évaluation. En même temps, ils ont besoin d’être guidés dans leur choix. C’est pourquoi, nous proposons dans ASSESS la possibilité de définir librement le nombre et le contenu des formulaires de saisie. Des interfaces graphiques guident l’usager dans le choix de traitement et de visualisation des données.

L’enquête que nous avons menée au deuxième chapitre, nous a montré que les bibliothécaires français ne sont pas suffisamment motivés pour échanger leurs résultats d’évaluation avec d’autres Bibliothèques. En effet, le problème réside, selon les bibliothécaires interrogés, dans la disparité des indicateurs et des méthodes de calcul utilisées par les établissements. L’approche que nous avons développée dans ASSESS permet de contourner ce problème, puisque ce prototype peut gérer plusieurs Bibliothèques à la fois et en appliquer, à la demande des usagers, les mêmes critères de saisie, de traitement et d’interrogation.

Au regard de ces quatre principes, nous avons procédé à la programmation des fonctionnalités du prototype dont les caractéristiques les plus importantes pour nous sont l’adaptabilité, l’interactivité et la flexibilité.

• L’adaptabilité : les fonctionnalités proposées doivent convenir au contexte où elles sont mobilisées. L’important pour nous, est de concevoir, un prototype qui répond exactement aux besoins spécifiques des Bibliothèques.
• L’interactivité consiste à faciliter le dialogue entre l’usager et le système et porte essentiellement sur l’aide fournie à l’usager pour définir ses choix et pour naviguer dans le système. C’est ainsi que les menus et les options proposées par ASSESS sont presque identiques à ce qu’on pourrait retrouver dans les applications Windows.
• La flexibilité du prototype ASSESS repose sur son extensibilité sur d’autres fonctions et sur plusieurs systèmes. En effet, le prototype pourrait être transposable sur plusieurs SII. Elle repose également sur sa compatibilité. On pourrait interroger les bases de données d’ASSESS via un poste de travail ⁸⁷⁵ , comme on pourrait consulter ses applications dans un terminal portable.

Les fonctionnalités du prototype ASSESS sont définies, en tenant compte des recommandations des bibliothécaires français en matière de SIAD. Les fonctionnalités attendues qui sont décrites dans le troisième chapitre de la thèse sont, rappelons-les :

• le recueil des données ;
• le traitement des données ;
• et la présentation des résultats du traitement des données.

Pour la réalisation de ces fonctionnalités, nous étions amenés à fixer certains repères et certaines limites pour notre prototype :

• Les repères concernent le terrain de notre étude. Le prototype ASSESS doit répondre aux besoins de la Bibliothèque de l’ENSSIB et de celle de Fresnes, concernant l’évaluation de l’usage sur place. C’est ainsi, que nous avons pris en compte d’une part, les consignes des responsables des deux bibliothèques en matière d’amélioration des performances, et d’autre part, le système des valeurs et des objectifs que nous avons déterminé dans l’approche stratégique (cf. 5.1). Plus précisément, le prototype permet de reproduire le contenu des trois types de formulaires imprimés, tels qu’ils étaient validés par les responsables des bibliothèques (cf. 5.2.1). Par ailleurs, le prototype peut calculer automatiquement tous les indicateurs de performance que nous avons retenus pour les évaluations ex tempore et ex post de ces Bibliothèques et dont les méthodes de calcul dépendent de l’élaboration d’enquêtes sur la consultation sur place..
• Les limites de notre prototype portent sur l’apport de ce dernier pour la conduite de la démarche d’évaluation. En effet, nous ne prétendons pas proposer un outil informatisé capable de gérer toutes les données parvenant à la Bibliothèque, ni encore de satisfaire toutes les demandes d’évaluateurs, notamment en matière d’élaboration de tableaux de bord. Seuls les données et les indicateurs relatifs à l’usage sur place sont retenus (pour l’instant) par le prototype ASSESS. Il reste encore un grand effort à faire pour étendre les fonctionnalités du prototype sur d’autres aspects importants du dispositif d’évaluation. Nous pensons notamment à la gestion des informations utiles pour conduire des analyses de type MOFF.

L’essentiel des fonctionnalités qui sont proposés par le prototype ASSESS est décrit dans le paragraphe suivant.