5.2.3.1- Les fonctionnalités du prototype :

5.2.3.1.1 – La définition d’un formulaire

Le prototype ASSESS peut créer plusieurs bases de données. Pour chaque base représentant une bibliothèque donnée, on peut définir des formulaires d’enquêtes variés. Les commandes de création, d’ajout et de modification seront utilisées par l’usager pour définir les champs et les variables du formulaire.

Les icônes affichées au démarrage dans la barre d’outils permettent d’accéder rapidement et en un seul clic de souris aux éléments de menus. L’icône la plus à gauche par exemple, équivaut à l’option « ouvrir une bibliothèque ». Elle permet d’accéder à une bibliothèque de questions comportant autant de formulaires que l’on souhaite créer. Chaque formulaire correspond à une grille d’enquête.

Nous pouvons dire que tel qu’il est organisé, le prototype ASSESS est favorable au travail en réseau, dans la mesure où il peut gérer plusieurs bibliothèques en même temps. Pour chacune d’elles, on pourrait visualiser dans la boîte de dialogue d’ASSESS le nombre et le libellé des formulaires existants ainsi que les champs dans chacun de ces formulaires. Cette organisation arborescente est une des principales caractéristiques de ce prototype, du fait qu’elle simplifie la consultation des fenêtres du prototype.

Nous avons reproduit les formulaires (F1, F2 et F3) correspondant à la Bibliothèque de l’ENSSIB et à la Bibliothèque Municipale de Fresnes à partir de l’option « ajouter». En cliquant sur son icône, nous obtenons une boîte de dialogue dans laquelle nous avons d’abord, saisi le nom de la Bibliothèque que nous avons voulu créée. Le programme affiche la même boîte de dialogue pour nommer ensuite les trois formulaires.

Pour créer maintenant le contenu des trois formulaires, ASSESS nous affiche une série de boîtes de dialogue dans lesquels il est possible de préciser les propriétés de chaque champ et de saisir ses variables.

Pour nous, le champ correspond à une question du formulaire. Le prototype permet de définir dans la boîte « Propriétés du champ » les divers éléments d’une question :

• Le libellé du champ est le texte de la question.
• La nature de la question : la question peut être ouverte, fermée, semi-fermée ou à réponses ordonnées ; elle peut contenir une réponse unique ou des réponses multiples.
• Le type de question : elle peut être numérique ou prendre la forme d’un texte (pour les commentaires), d’une date ou d’une heure. 
• L’association des questions : La commande « condition » permet de conditionner le passage d’une question à une autre. Nous avons activé cette commande pour la question 5 du formulaire F2. En effet, le prototype divise cette question en deux ⁸⁷⁶ et établit systématiquement un renvoi entre les deux à chaque fois où la réponse à la première question aura pour variable retenue « non ».
• La commande « modifier » permet d’atteindre une autre fenêtre dans laquelle nous avons édité les variables de chaque champ (i.e. les réponses possibles pour les questions fermées ou semi-fermées des formulaires).