2. Besoins générés

En fait chaque scénario implique des processus et des méthodes différentes. Les besoins seront distincts d’un acteur du réseau à l’autre.

S’il est illusoire de vouloir mettre en place un système ’qui-fait-tout’, il nous semble plus réaliste de mettre à disposition de ces différents intervenants une palette d’outils, de fonctionnalités et de méthodes dans lesquels ils vont pouvoir choisir ceux qui conviennent à leurs besoins, sans leur imposer quoi que ce soit.

Le défi est donc d’offrir des méthodes et des outils simples et adaptés pour faciliter les différents aspects de ce travail. Il s’agit de trouver un équilibre entre la rapidité, la fiabilité et la cohérence du travail fourni.

• Pour la direction :
  L’important c’est la qualité de l’information (pertinence et concision). Ce qui veut dire qu’en aval la bonne information doit être collectée au bon moment, être vérifiée, analysée et synthétisée avec précision. La diffusion est assez simple (format papier ou fichier envoyé par messagerie) et réduite à quelques personnes, mais peut également bénéficier à d’autres.

• Pour l’équipe de pilotage :
  Les besoins de l’équipe de pilotage (animateur plus support informatico-documentaire) sont nombreux. Ils concernent tant son travail quotidien que les tests et la mise à disposition d’outils aux autres acteurs de l’intelligence technique et stratégique. Ces besoins recouvrent tous les outils de communication (notamment la messagerie), de groupware (échange et partage de documents), les logiciels et supports informatiques pour publier, gérer, stocker l’information et proposer des fonctionnalités aux veilleurs, les outils d’édition et de diffusion des produits de veille sur l’intranet, et tous ceux qui peuvent être proposés (collecte, traitement de l’information, et autres utilitaires).
  L’équipe de pilotage est une force de proposition constante de nouvelles méthodes et outils, notamment pour les veilleurs.

• Pour le réseau de correspondants :
  Les correspondants devant faire le lien entre les veilleurs et l’équipe de pilotage, ils ont surtout besoin de bons supports de communication et de partage. Ils doivent pouvoir facilement faire circuler, commenter, analyser et discuter d’une information, avec d’autres personnes comme les experts. Mais ils sont parfois aussi amenés à rechercher et collecter eux-mêmes des informations.

• Pour l’ensemble des utilisateurs :
  L’important est d’avoir la possibilité de faire remonter facilement une information stratégique pour la partager, pouvoir rechercher de l’information synthétisée et thématique dans des bases facilement interrogeables, mais aussi pouvoir recevoir automatiquement des informations correspondant à un profil.

• Les veilleurs :
  Bien sûr ce sont les veilleurs qui ont le plus besoin d’outils spécifiques pour rechercher, collecter, trier l’information, et la partager ensuite. Ils utilisent souvent des utilitaires pour rapatrier des pages web, en surveiller d’autres, ou encore traduire et résumer automatiquement des documents.
  Il faut qu’ils puissent chercher et/ou recevoir l’information de façon récurrente ou de manière plus ponctuelle, complète dans la mesure du possible en tenant compte d’un rapport raisonnable entre le temps passé et la pertinence des résultats obtenus. L’accès à certains outils de traitement (tri, analyse, cartographie) est également nécessaire. Puis ils doivent facilement synthétiser, rapprocher, créer du sens et enfin diffuser au service qui centralise l’activité de veille. C’est en particulier à eux que s’adresse le travail qui est présenté dans le chapitre 4, une plate-forme adaptable et modulable en fonction du contexte, mais destinée à faciliter la mise en perspective de l’information externe avec celle déjà connue en interne.