c) Communiquer

Dans un processus de veille et d’intelligence stratégique, les outils et supports de communication sont certainement les premiers à utiliser ou implémenter s’ils n’existent déjà. Plusieurs phases s’appuient en effet sur un contact facile entre différentes personnes, entre l’entreprise et l’information extérieure, entre le réseau d’experts et les décideurs, etc.

Mettre en relation avec

Si rien ne remplace la communication directe pour solliciter un collègue sur un sujet urgent, les plates-formes de messagerie interne permettent un ’dialogue écrit’ qui non seulement franchit les barrières du temps et de l’espace, mais également peut toucher un nombre important de correspondants, et ces échanges se stockent automatiquement pour être réutilisés si nécessaire.

Prenons l’exemple d’un réseau d’analystes et de veilleurs. La messagerie leur permet de demander ou diffuser des informations, d’en débattre, de solliciter et rajouter des compléments, de proposer des analyses, etc., comme ils pourraient le faire autour d’une table. Ces échanges sont conservés par l’animateur du réseau pour construire des dossiers thématiques ou préparer une synthèse à rediffuser aux décideurs.

Mettre en commun

La mise à disposition et la diffusion de l’information sur des supports communs constitue également une forme de communication. Les systèmes de groupware, les dossiers partagés de la messagerie, ou mieux encore les sites web et portails sur l’intranet de l’entreprise, constituent des ’lieux communs’ où l’information est présentée, diffusée. Ceci peut se faire à plusieurs niveaux de besoins : de l’information brute pour des veilleurs, des lettres d’analyses pour les décideurs, des synthèses ou dossiers de veille pour les chercheurs, etc.

Diffuser

En matière de veille et d’intelligence stratégique, la diffusion sélective et personnalisée est essentielle. L’information ciblée est envoyée à des utilisateurs dont le profil d’intérêt a été clairement défini. Les techniques de ’push’ en particulier permettent d’atteindre cet objectif. Certains outils plus globaux intègrent cette fonction, mais il est possible de construire un outil propre aux spécificités du système d’un organisme donné.

Dans le cadre d’un processus de veille, nous avons vu les catégories d’outils pouvant intervenir à un moment ou à un autre, de la recherche à la diffusion en passant par le traitement, ainsi que d’autres fonctionnalités connexes, comme par exemple des traducteurs ou des générateurs de résumés automatiques. Il existe un certain nombre de logiciels qui proposent différentes fonctionnalités complémentaires les unes des autres (collecte / traitement / diffusion, ou encore collecte / classement / partage pour l’analyse).

Si la veille pratiquée met en oeuvre de gros corpus de données, les outils seront d’autant plus sollicités notamment pour l’interrogation de sources (de type bases de données) et la collecte, avec souvent par la suite des logiciels de traitement du corpus recueilli (tri, analyse statistique ou syntaxique, cartographie). Parfois des outils de traduction automatique sont nécessaires. Mais des moteurs de recherche sur Internet sont également très souvent utilisés pour réaliser un état de l’art puis un suivi d’un thème précis. A cela vont s’ajouter des outils de surveillance spécifiques au web.

Une activité d’intelligence stratégique ou d’alerte mettra en oeuvre en particulier des outils de partage et de communication, facilitant la relation entre les membres du réseau.

Mais nous insistons sur le fait que les outils de communication nous semblent absolument essentiels pour lier les veilleurs à leur environnement et permettre une adéquation avec le système d’information de l’entreprise en général et les acteurs de l’intelligence technique et stratégique en particulier.