5. Présentation et accès à l’information : l’intranet et les portails

Au-delà du contact direct, pour partager l’information l’idéal est un système informatique solide qui permette un stockage intelligent et surtout un accès facile.

Nous avons vu qu’Internet offre une masse énorme d’informations, mais l’accès n’est pas facile parce qu’il n’y a pas de classement global, que les utilisateurs ne savent pas toujours comment chercher et manquent de méthode.

Une des solutions proposées depuis longtemps par les éditeurs du web est le portail. Il correspond à une volonté d’organisation de l’accès au réseau. Spécifique (comme par exemple un portail d’entreprise), il permet d’offrir à une communauté d’utilisateurs une offre sélectionnée et triée d’informations qui leur seront utiles dans un but précis. Il permet un accès simple, unique et rapide à l’information pertinente, et la visualisation homogène d’un ensemble de sources hétérogènes dans leur provenance (fichiers, bases de données, internes / externes, web, etc.) et leur format (on peut ouvrir un grand nombre de formats avec un environnement bureautique adéquat). Il permet également la mise à jour rapide des informations proposées en offrant la possibilité d’un affichage en temps réel. C’est un fédérateur de services et de contenus.

Le portail est une solution technologique plus du contenu informationnel. Or même avec une solution technologique ’hightech’, on n’ira pas loin sans un contenu de qualité. Il faut bien le déterminer pour qu’il soit parfaitement en accord avec les besoins et les attentes d’un groupe d’utilisateurs. Il faut également accorder de l’importance à la typologie de classification des informations et à son évolutivité [SALA01].

Il est donc important de bien penser à l’avance les étapes de déploiement d’un portail. Par exemple Memheld [MEMH01] propose de :

• définir des objectifs et la stratégie de pilotage à mettre en place ;

• appréhender les besoins par une approche orientée utilisateur ;

• concevoir une typologie des informations adaptées à l’entreprise ;

• concevoir une typologie des utilisateurs par leurs besoins ;

• réfléchir aux procédures d’intégration des informations dans le portail ;

• enfin, une fois le prototype élaboré, communiquer aux utilisateurs, l’évaluer, l’animer et coordonner sa gestion.

Attention toutefois de ne pas en faire un outil trop restrictif d’accès à de l’information (’concentrer le champ de vision du veilleur’ [BERN00]), mais lui donner assez de souplesse pour permettre l’interaction, l’échange. Les portails informationnels se présentent donc comme des guichets uniques, permettant une structuration de l’information disponible, ainsi que l’accès à une certaine diversité de sources.

Avantages des intranets d’entreprises

Il va sans dire que de toutes les fonctionnalités d’Internet, l’intranet d’entreprise est un excellent outil de publication de l’information, notamment utile pour les activités de veille et d’intelligence stratégique. En effet il a une position centrale dans l’accès et la gestion de l’information. Outils, communication, méthodes de travail, gestion de projets... : tout passe désormais par lui, il devient un support de travail. La tendance va donc vers des solutions qui incluent la messagerie, les agendas, le partage de fichier, etc., avec une personnalisation des données.