3. Caractéristiques d’un système de gestion de l’information et des connaissances

Puisqu’il n’existe pas de référentiel pour la conception de systèmes d’intelligence économique, donc de gestion de l’information qui s’y rattache, il faut s’inspirer des méthodes existant pour les SI⁵⁸ informatisés en les adaptant [SALL00]. Cependant les processus de gestion du système d’information d’une part et de gestion des connaissances d’autre part, bien que distincts, sont apparentés et complémentaires [ZACK00].

En premier lieu, il est important d’harmoniser ce système pour l’intelligence technique et stratégique avec l’organisation dans laquelle il est ou sera implanté, et donc au type de flux d’information qu’il va gérer. Cette dimension organisationnelle du SI est primordiale, les moyens informatiques n’étant que des supports. On constate que le système documentaire est maintenant de plus en plus intégré au SI de l’entreprise. Cependant il est trop souvent statique et se contente d’être un catalogue des documents ou des périodiques disponibles. Certains proposent l’interrogation de bases de données auxquelles l’entreprise est abonnée, ou bien l’accès à des Current Contents. Mais il s’agit généralement toujours de références bibliographiques... Pour l’intelligence technique et stratégique, le système offert doit aller plus loin et intégrer des éléments propres à la connaissance qui circule en plus des outils classiques de collecte, traitement et diffusion de l’information externe. Bien construit, il peut apporter une véritable aide au travail (donc s’adresser à l’ensemble des compétences présentes dans l’entreprise) et en même temps chaque personne doit pouvoir individualiser son accès à cette source d’information.

Côté ergonomie, la navigation doit être aisée et ne pas demander d’expertises particulières ; des bases de données complexes à interroger ne satisfont pas les utilisateurs qui n’ont pas de notion spécifique de recherche documentaire et qui n’ont que peu de temps pour s’informer. L’accès doit donc être simplifié et le format choisit pour ne pas générer de lenteurs de chargements. Le choix de passer par un site sur l’intranet plutôt qu’un collectitiel s’avère globalement avantageux car moins coûteux, offrant une bonne homogénéité et de nombreux services (grâce aux normes de communication Internet), de la flexibilité et de la diversité dans les outils, et est généralement bien adopté dans l’entreprise [TELL98].

D’autre part, le système ne doit pas imposer un cycle d’utilisation de logiciels ou d’utilitaires, mais proposer ces différentes fonctions que l’utilisateur pourra choisir selon ses besoins, selon les ’scénarios’ que l’on a essayé de définir.

Enfin n’oublions pas que le SI pour l’intelligence technique et stratégique doit favoriser l’expression, l’explicitation des connaissances, et le cas échéant, en faire émerger de nouvelles. Il doit faciliter la connexion entre réseaux humains et réseaux informatiques, et rendre utile l’information qui y circule.

Nous proposons donc d’offrir, via une interface unique, l’accès aux fonctionnalités suivantes :

Les fonctionnalités de la partie supérieure sont toutes liées au traitement de l’information : accès (collecte, recherche, etc.), traitement, échange et communication, édition. Celles de la partie inférieure concernent des activités connexes, comme la formation, les renseignements sur les outils, l’évaluation statistique de l’activité, et l’accès à d’autres rubriques.

Ce schéma nous a servi de synoptique pour la réalisation de la plate-forme, et nous avons essayé de trouver les éléments logiciels et techniques correspondants à chaque fonctionnalité.