ANNEXE 9 : Extrait du rapport MENRT/Sés@me sur les outils de veille [SESA00] :

1.4. Des veilleurs, des utilisateurs finaux et des experts à la recherche d’outils avec des FONCTIONNALITES bien spécifiques

Avant d’aborder les outils mis à la disposition des veilleurs, il est intéressant de se poser tout d’abord la question : quelles sont les fonctionnalités des outils recherchées par les veilleurs en vue de pouvoir réaliser les différentes étapes d’une veille ?

1.4.1. Définir - redéfinir les axes de surveillance et les finalités du processus de veille : savoir se poser les bonnes questions

Dans cette étape, les veilleurs sont à la recherche d’outils pouvant les aider à :

• Formuler la demande des utilisateurs en questions : à partir du descriptif de la situation de l’utilisateur (menaces, problèmes rencontrés), être capable d’élaborer un plan de veille composé de questions qui joueront le rôle d’indicateurs ;

• Structurer les questions ;

• Hiérarchiser les questions, faire le tri entre un certain nombre de questions.

Une fois le processus de veille lancé, il s’agit d’être capable de faire évoluer le plan en fonction des différents éléments de réponses obtenus. En effet, les différents indicateurs constitutifs du plan de départ peuvent être soit renseignés par des informations équivalentes (redondance de l’information : identification de tendances), soit non renseignés (absence d’information), soit renseignés par des informations éparses.

Face à cela, les veilleurs ont besoin d’outils leur permettant :

• d’être alertés sur les indicateurs non renseignés ;

• d’être alertés sur les déséquilibres entre indicateurs (trop d’informations pour un indicateur par rapport à un autre) ;

• de s’interroger sur la pertinence des indicateurs au regard des réponses trouvées ;

• de remettre en question le plan et d’en définir un nouveau ;

• de pouvoir faire en parallèle de la veille, un suivi de l’évolution des indicateurs.

1.4.2. et 1.4.3. Déterminer les types d’informations utiles et Identifier et sélectionner les sources d’information : pouvoir mettre en relation sources, informations et indicateurs

Avant d’identifier les types d’information qui doivent permettre de répondre aux questions, il est tout d’abord nécessaire de connaître quelles sont les informations disponibles et auxquelles on peut accéder. Il est important par exemple de savoir que les comptes des sociétés allemandes sont très difficiles à obtenir, ces sociétés n’ayant aucune obligation de les publier contrairement aux entreprises françaises.

Ainsi, les veilleurs doivent avant tout être capable de mettre en parallèle les sources d’information et les informations qu’elles peuvent fournir.

[...]

Il reste ensuite au veilleur d’identifier les types d’informations nécessaires en vue de répondre aux questions de départ.

Face à cette démarche, les veilleurs sont à la recherche des fonctions suivantes :

• pouvoir être informés de toutes nouvelles sources d’informations

• pouvoir qualifier les nouvelles sources

• pouvoir accéder à une liste de sources et aux types d’informations qui leur sont associées

• pouvoir accéder à une liste de types d’informations et aux ’sous-informations’ associées

• pouvoir accéder à une arborescence reliant les informations aux questions.

1.4.4. Collecter et sélectionner les informations : pouvoir identifier des documents multiformats, pertinents et multilingues

Face au volume croissant d’informations en provenance de sources externes et internes à l’organisme, le veilleur fait face au paradoxe suivant : il doit être attentif à ne pas passer à côté d’une information clé tout en étant capable de gérer la surabondance de l’information. La notion de filtrage de l’information est plus que jamais au coeur du travail de veille. Dans cette optique, un processus évolué de recherche s’avère plus que jamais nécessaire.

Cet aspect de collecte d’information n’est pas propre au veilleur. Il faut en effet considérer que les utilisateurs finaux collectent également des informations dans le cadre du processus de veille.

Dans ce contexte, les veilleurs et utilisateurs sont à la recherche des fonctions suivantes :

• pouvoir interroger en langage naturel. Tous les utilisateurs n’ont pas à la base une formation de documentaliste, il est important que ces outils ne nécessitent pas la connaissance des opérateurs booléens et ce dans une optique de « vulgarisation » des outils de recherche ;

• pouvoir effectuer des recherches sur plusieurs sources à la fois ;

• pouvoir récupérer des documents de différents formats en même temps ;

• pouvoir effectuer des recherches multilingues ;

• pouvoir effectuer des recherches sur des bases réparties à savoir dispersées sur différents réseaux ;

• obtenir des documents pertinents par rapport à leurs requêtes ;

[...]

1.4.5. Analyser, organiser les informations : pouvoir naviguer au sein d’un corpus volumineux d’informations

Une fois une base d’informations constituée, il est nécessaire d’appliquer un certain nombre de traitements pour faire un tri, classer et représenter de façon simple et intelligente le corpus d’informations. A partir d’un corpus textuel, il peut s’agir par exemple, d’identifier des équipes de chercheurs dans le monde spécialisées dans un secteur donné ou les évolutions de thématiques et du nombre de brevets déposés dans le temps par une société donnée.

Les veilleurs et utilisateurs finaux font à ce niveau face aux problématiques suivantes :

• accéder aux informations contenues dans une base importante d’informations en provenance de leur propre organisme et enregistrées dans des formats multiples ou en provenance d’Internet ;

• accéder au contenu informatif d’un corpus sans formulation de requête au préalable ;

• extraire les principaux thèmes abordés au sein de ce corpus volumineux ;

• pouvoir naviguer dans ce corpus textuel : besoin d’exploration. La notion d’interactivité est importante à ce niveau, à savoir pouvoir faire des aller-retour entre l’analyse fournie et les documents ;

• pouvoir interagir avec le corpus en vue d’obtenir des résultats plus précis en fonction des attentes du veilleur en lançant une requête sur le corpus ;

• pouvoir suivre dans le temps l’évolution des signaux : besoin de prospective ;

• pouvoir comparer un corpus par rapport à un autre, pour d’identifier les continuités et des ruptures ;

• pouvoir faire en parallèle de l’analyse, un suivi de l’évolution des questions.

1.4.6. Synthétiser et mettre en perspective les informations : organiser le contenu en fonction des problématiques du lecteur

Une fois le corpus traité, l’analyse fine des documents importants devra permettre de mettre en évidence les signaux forts et les signaux faibles. Il s’agira ensuite de mettre en perspective les informations retenues et de les relier entre elles par rapport aux sous-questions de départ. Cette approche vise à établir des tendances.

Les veilleurs sont à la recherche d’outils les aidant à créer des liens entre les informations et les faits contenus en fonction des questions de départ.

1.4.7. Communiquer les résultats de la surveillance : gérer les profils utilisateurs

Le veilleur souhaite :

• pouvoir mettre en forme l’information de façon à la rendre lisible pour l’utilisateur final ;

• pouvoir envoyer des informations et les résultats de l’analyse à des personnes spécifiques ;

• pouvoir envoyer des informations et les résultats de l’analyse à un moment déterminé.

1.4.8. Valider et réajuster les résultats : remonter le plus prêt de l’émetteur direct de l’information

Le veilleur souhaite dans cette étape :

• pouvoir contacter des experts ;

• pouvoir confirmer des informations découpées en sous informations ;

• pouvoir remonter le plus prêt de l’émetteur de l’information final ;

• pouvoir faire en parallèle de la veille, un suivi de l’évolution des questions.

Enfin, à chaque processus, le veilleur doit pouvoir se poser des questions, et remettre en cause son plan de départ.