a- Présentation du projet d’amélioration

Le projet d’amélioration que nous proposons vise à améliorer le pilotage de l’établissement de formation par le biais de tableaux de bord de pilotage, de l’organisation innovante des conditions du travail et par la mise en place d’un dispositif de « communication-coordination–concertation » favorisant une meilleure circulation des informations pertinentes.

Notre projet vise également à introduire une dynamique de changement dans l’établissement de formation et à y transformer les pratiques de management existantes en vue d’améliorer ses performances socio-économiques.

Nous avons distingué deux axes importants : La clarification des orientations stratégiques de l’entreprise et l’amélioration du pilotage du processus formation –insertion.

AXE 1 : CLARIFIER LES ORIENTATIONS STRATEGIQUES DE L’ENTREPRISE ET INCITER L’ENCADREMENT A S’ENGAGER DAVANTAGE DANS LA MISE EN OEUVRE STRATEGIQUE.

1.1 – Redéfinir et clarifier les orientations stratégiques de l’entreprise auprès des membres de l’encadrement.

1.1.1 - Etablir un plan stratégique définissant les orientations stratégiques sur un horizon de 3 ans.²⁸²

Pour assurer une clarification du plan stratégique de l’établissement dans le cadre du Groupe duquel relève l’établissement, objet de notre expérimentation, nous avons après une entrevue avec la direction générale et les membres de l’encadrement central, traduit les orientations stratégiques de la direction générale sous forme d’un plan stratégique plus explicite.

Ce document se compose de deux parties :

• Préambule : qui fixe les orientations générales et les priorités.

• Axes et orientations stratégiques :

  • Tendances de développement futur et l’orientation générale ;

  • Adéquation produits – marché ;

  • Les priorités futures par rapport produits – marché ;

  • Les moyens clés à mettre en oeuvre ;

  • Le potentiel humain ;

• L’impact de l’orientation stratégique sur les prévisions de croissance et de résultats

1.1.2 Clarifier les axes stratégiques auprès de l’encadrement

Cette clarification doit confirmer la volonté de la direction dans le changement de l’entreprise et qui vise à chercher non seulement à atteindre des résultats immédiats mais aussi à préparer l’avenir par la création du potentiel, surtout dans un environnement très changeant.

1.2 Inciter l’encadrement à s’engager davantage dans la mise en oeuvre stratégique

1.2.1 Décliner les axes stratégiques dans les plans d’actions prioritaires de l’encadrement en fonction de leurs responsabilités et dans les tableaux de bord de pilotage.

Si la fixation d’objectifs et la prise de décision stratégique sont comme dans toute autre entreprise, du ressort de la direction, la traduction de ces objectifs en objectifs opérationnels et l’atteinte de ces objectifs est du ressort de l’encadrement.

1.2.2 Mettre en place une politique de formation (du personnel administratif et du personnel pédagogique) en référence aux objectifs de développement de l’établissement.

Se référant au projet d’entreprise de l’établissement et à la politique générale de développement et également en tenant compte des grilles de compétences du personnel établies, les responsables de l’établissement doivent arrêter une politique de formation, traduite en un plan de formation visant à développer les compétences de son personnel et partant à développer ses performances à moyen et long termes.

AXE 2 : AMELIORER LE PILOTAGE DU PROCESSUS FORMATION- INSERTION

Les actions visant à améliorer le pilotage peuvent s’articuler autour de la mise en place de tableaux de bord de pilotage et l’amélioration du dispositif de communication-coordination- concertation.

2.1 Mise en place de tableaux de bord avec des indicateurs de pilotage pertinents spécifiques à l’activité de l’établissement.

Il s’agit de définir des indicateurs quantitatifs, qualitatifs et financiers pour chaque niveau de responsabilité et qui répondent aux besoins de chaque pilote. L’amélioration du pilotage au niveau d’un processus de formation-insertion nécessite la mise en place d’outils de pilotage, comme le tableau de bord. Il s’agit d’obtenir et à exploiter toutes les informations pertinentes sur le fonctionnement de tout le processus de formation-insertion (de la formation à l’insertion des lauréats issus du système de formation)

2.1.1 – Opter pour un management par processus des systèmes de formation.

Nous avons déjà relevé, dans la deuxième partie de cette thèse, qu’ il est préférable dans les établissements de formation, de passer d’une structure organisationnelle de type fonctionnel à une organisation par processus. Ceci devrait permettre à l’établissement, d’un coté, de s’engager dans le développement d’un système d’informations qui définit des critères d’évaluation des activités et de l’autre, de faciliter la communication entre les différents acteurs engagés dans le processus formation –insertion.

Il s’agit surtout d’avoir une vision générale englobant tout le processus formation-insertion.

2.1.2 Passer d’une conception de gestion –contrôle à une conception de gestion pilotage en se dotant d’outils de pilotage.

2.2 Mise en place d’un système du reporting des informations pour le suivi de résultats et des actions en cours de réalisation

L’implantation de tableaux de bord doit nécessairement s’accompagner d’un système de reporting nécessaire pour :

• Le suivi et l’analyse des résultats ;

• Le suivi des actions de progrès en cours ;

• L’examen des dysfonctionnements.

Notons que dans l’entreprise, objet de notre expérimentation, la direction a mis en place un système de reporting basé sur la réalisation de rapports d’activités mensuels mettant en exergue : les activités réalisées, les activités non réalisées, les activités réalisées non prévues, les difficultés rencontrées et les priorités du mois suivant.

Le problème qui se pose pour la direction est le traitement de ces rapports et la traduction des dysfonctionnements y relevés en actions pertinentes de redressements et le suivi de leur réalisation dans le temps et dans l’espace.