Notons d’abord qu’il est impossible de fixer des indicateurs identiques pour le pilotage des organisations. Comme nous l’avions déjà signalé dans la deuxième partie de notre recherche la généralisation d’indicateurs de pilotage, pour toutes les organisations ou entreprises de formation, est fortement déconseillée.
Chaque établissement de formation a ses particularités et ses spécificités propres. De plus, la recherche d’indicateurs est une étape de réflexion importante pour le chef d’établissement et son équipe d’encadrement.
Il faudrait donc dans le cas d’une école qui se définit, par exemple, un objectif d’amélioration du taux d’insertion de ses lauréats, de mettre en place des indicateurs s’inscrivant dans le processus formation- insertion (amont- aval) et renseignant sur l’évolution du processus tout au long du cycle de formation.
Dans le cadre de cette entreprise les tableaux de bord ont été matérialisés sous –forme de documents regroupés dans un classeur contenant plusieurs liasses ou rubriques.
Cinq tableaux de bord ont été réalisés : 291
Le tableau de bord du directeur d’établissement
Le tableau de bord du responsable pédagogique
Le tableau de bord du responsable d’exploitation
Le tableau de bord du responsable marketing et communication
Le tableau de bord du responsable administratif et financier.
Si nous prenons comme exemple le T.BP.S du Directeur d’établissement nous relevons qu’il contient les documents suivants :
A- Des liasses pour collaborateurs directs :
Le directeur d’établissement a mis en place quatre liasses pour ses collaborateurs directs. Chaque liasse, qui est indiquée par une fiche cartonnée et devrait contenir :011
Le plan d’actions prioritaires semestriel.
Bilans mensuels d’activités.
B- Une liasse pour supérieur hiérarchique
Le plan d’actions prioritaires semestriel.
Bilan d’activités mensuel.
Fiches de résolutions.
C- Une liasse des supports relatifs au pilotage général
Finance
Budgets d’exploitation et d’investissement
Fiche du suivi budgétaire
Stratégie
Plan stratégique de l’entreprise.
Charte de motivation du personnel.
Pédagogique
Emploi du temps général.
Fiche programme par spécialité.
Fiche de suivi de l’ordonnancement.
Planning des examens.
Planning des réunions pédagogiques...
Marketing communication
Plan marketing et de communication
Statistiques commerciales...
Exploitation
Tableau de recouvrement de recettes.
Etat des abondons en cours de scolarité...
Pour chacun des co-pilotes ce dispositif a été complété par un agenda et des « post-it » qui permettent à chacun de noter immédiatement des informations qui sont parfois données ou signalées à tous endroits.
En conclusion, nous pouvons dire que la démarche que nous avons utilisée nous a permis d’élaborer des tableaux de bord de pilotage adaptés aux spécificités de l’établissement de formation.
En favorisant l’implication de l’encadrement dans la conception des tableaux de bord de pilotage dans la recherche des indicateurs locaux (propres à la zone de responsabilité de chaque co-pilote) et des indicateurs à vocation stratégique ; les tableaux de bord de pilotage ont permis, à première vue, de faciliter la prise effective de responsabilité et de mettre en évidence la stratégique de l’entreprise à tous les niveaux.
C’est ce que nous tentons de voir dans le point qui suit et qui traitera de l’évaluation du projet d’innovation socio-économique en général et des tableaux de bord en particulier.
C.f en annexe n°7 les tableaux de bord élaborés.