1. Qu'est-ce que le réseau des pôles associés à la BnF ?

Notre choix s'est porté sur le réseau des pôles associés à la Bibliothèque nationale de France pour mener une étude de cas sur l’évaluation des effets qualitatifs du réseau sur une bibliothèque. Avant d’étayer les raisons de ce choix, nous présenterons ce réseau en nous appuyant sur deux textes qui constituent la référence principale de la littérature qui parle de ce réseau. Le premier texte représente la définition du pôle associé établie par les instigateurs du réseau. Le deuxième résume le point de vue de ceux qui assurent la gestion et le fonctionnement actuels du réseau ; autrement dit le point de vue de la BnF.

• Définition 1
  “ Ensemble documentaire organisé autour d’un site géographique cohérent, doté de la personnalité juridique et de l’autonomie financière, s’efforçant de développer une spécialisation en renforçant ses collections en harmonie avec celles de la Bibliothèque de France, le “ pôle associé ” trouve sa définition la plus générale.” ¹⁹⁵
• Définition 2
  “ Pour mieux couvrir tous les champs de la connaissance, la Bibliothèque nationale de France s’associe par convention à des bibliothèques et à des organismes documentaires dont les fonds sont complémentaires des siens. Elle leur attribue des subventions pour compléter leurs acquisitions dans un domaine spécifique. En retour, les pôles associés s’engagent à traiter et à communiquer les fonds ainsi constitués. ” ¹⁹⁶

Hormis ces deux définitions assez sommaires, il n’y a pas de documents officiels qui précisent les contours juridiques, matériels, documentaires, politiques, etc. de la notion de pôle associé. Le flou qui enveloppe cette notion [NACHBAR & RICHERT, 2000] nourrit les divergences quant à la nature du réseau, aux objectifs de ses différents acteurs et à leurs obligations respectives. Les auteurs de la première définition avaient insisté sur la nécessité de définir avec plus de précision la notion de pôle associé. Mais cela n’a pas été fait. En parallèle, la BnF s’est lancée dans plusieurs actions de coopération et de partenariat sans coordination avec sa politique de pôles associés (la rétroconversion, la numérisation, le dépôt légal, etc.)

‘“ Le fait pour une bibliothèque de bénéficier de l’appui de la BnF pour des opérations de conversion rétrospective ou encore d’être centre régional de collecte du dépôt légal imprimeur ne lui confère pas automatiquement le statut de pôle associé, ce dernier résultant davantage de l’existence de collections spécifiques et d’une volonté locale de les développer. ” ¹⁹⁷ ’

Pourtant, le Conseil Supérieur des Bibliothèques avait attiré l’attention, dans son rapport annuel depuis fin 1994, sur ce flou et les problèmes qu’il engendre.

‘“ L’élaboration de la notion des pôles associés a été, dès l’origine, l’occasion d’une grande confusion et elle n’a jamais donné lieu aux clarifications nécessaires ni dans le contenu, ni dans les missions, ni dans les objectifs. ” ¹⁹⁸ ’

Quoi qu’il en soit, les deux définitions de base dont nous disposons permettent de dégager les points suivants :

• Le pôle associé est un ensemble documentaire organisé autour d'un site géographiquement cohérent. Cela veut dire que le pôle associé peut être constitué d'un ou de plusieurs organismes documentaires (bibliothèques, centres de documentation, etc.) et que, dans le cas d'un pôle à plusieurs membres, ces derniers ne doivent pas être très éloignés les uns des autres et, en tous cas, leur implantation géographique ne doit pas constituer une entrave au fonctionnement normal du pôle.
• Le pôle associé est doté de la personnalité juridique et de l’autonomie financière. Il s'agit d'une condition et non pas d'une conséquence. Autrement dit, l'associé doit avoir au préalable cette autonomie. Or comme c'est souvent le cas, les organismes documentaires n'ont pas la personnalité juridique et financière requise par la BnF. Il en résulte que c'est avec les organismes de tutelle que la BnF signe les conventions (Présidents des universités pour les BU, Maires pour les BM, etc). Il y a là comme un paradoxe, car la coopération scientifique (documentaire) se fait avec les organismes documentaires, mais le représentant juridique du pôle est l'université ou la mairie.
• L'association est formalisée au moyen de la signature d'une convention.
• L'objectif de la BnF est de mieux couvrir tous les champs de la connaissance. Il en résulte que seuls les candidats dont les fonds documentaires sont complémentaires de ceux de la BnF sont acceptés.
• L'obligation principale de la BnF est l'attribution au pôle d'une subvention pour compléter ses acquisitions dans le domaine de coopération.
• Le pôle associé s'efforce à développer une spécialisation en harmonie avec la BnF.
• Le pôle associé doit aussi traiter et communiquer les fonds constitués.

A côté de ces éléments, le site web de la BnF ¹⁹⁹ , en résumant les principes de la constitution du réseau apporte des éléments supplémentaires :

• la coopération porte, fondamentalement, sur les collections de niveau recherche ;
• La subvention allouée par la BnF à ses pôles associés doit être affectée à l’acquisition de documents spécialisés étrangers.