3.5.2.1 Nécessité de la rédaction d’un cahier des charges

Pour éviter, d’une part, que le dirigeant ait le sentiment d’avoir cédé aux exigences de la bonne gestion, et d’autre part, pour une meilleure mise en oeuvre des tâches déléguées, celles-ci peuvent faire l’objet d’un cahier de charges qui servirait à éclairer les deux parties. Le cahier des charges est un outil de concertation et de mise en oeuvre qui permet de mieux piloter les opérations de transfert ou de délégation de tâches. Sa rédaction permet un gain de temps et une formation intégrée. Le cahier des charges précise les opérations que le délégataire doit effectuer, les recours dont il dispose en cas de difficulté, les modalités du contrôle des résultats, il doit être rédigé le plus simplement et le plus clairement possible pour faciliter le passage à l’activité. A partir d’algorithmes élémentaires décrivant l’exécution des tâches déléguées, il devient plus facile d'exécuter les tâches en les décomposant en une partie générique et une autre spécifique. Cela permet à terme de faire baisser le temps consacré à chaque tâche devant être déléguée. Il faut clarifier le plus possible les règles du jeu de la procédure et officialiser ce contrat qui lie le délégant et le délégataire.

La partie générique devrait être traitée de la façon suivante:

‘"blabla’

• trouver l’algorithme de résolution au cas où il n’est pas connu,

• écrire le cahier des charges concernant la procédure à suivre en visant les différentes opérations,

• simplifier le cahier des charges ou faire un audit et réaliser l'ordonnancement pour la délégation concertée"²²⁷.

Ainsi une pareille technique permet au responsable hiérarchique de déléguer certaines tâches à ses collaborateurs directs et à terme un développement général des compétences et des prises de responsabilités dans son entreprise. La prise de responsabilités pourra être facilitée par une meilleure répartition des tâches, un accroissement des compétences ainsi que par la motivation des subordonnés. A terme, cette pratique permettra un gain de temps et un effet d'expérience sur les collaborateurs. On voit donc que la confiance est plus que nécessaire pour la réussite de la délégation. Elle s’accroîtra ainsi en permettant au délégataire d’acquérir davantage de pouvoir et à tolérer d’éventuelles erreurs. La délégation concertée permet d’obtenir de chacun sa meilleure contribution à la bonne marche du fonctionnement de l’entreprise. Ainsi, de manière générale, la délégation concertée se déroulant dans un climat de confiance crée “ une dynamique de créativité, de résolution des problèmes de communication entre les personnes, de satisfaction dans le travail en équipe ”²²⁸. En outre, le dirigeant doit tout faire pour mettre en place un dispositif de contrôle des activités déléguées en tenant compte des relations horizontales pouvant exister dans l’entreprise pour inviter les collaborateurs à sortir de leur auto-cloisonnement ; tel n’est pas le cas dans les entreprises où nous avons mené nos interventions et nous croyons qu’une telle attitude pourrait évoluer si l’idée de travail en équipe germait au moins au niveau de la direction de l’entreprise.