4.2.3 Rôle de l’encadrement dans le développement de la communication et de la coordination de l’activité de l’entreprise

Comme évoqué précédemment, le système de communication au niveau de la P.M.E. est souvent informel, entraînant par là même un phénomène de déperdition de certains éléments essentiels à la bonne marche de l’activité de l’entreprise. Cette absence de formalisation perturbe la transmission des informations en provoquant des retards, des incohérences au niveau des ordres ou des décisions , un manque de rigueur dans le suivi du travail et un recours incessant à l’intervention du supérieur hiérarchique. Il convient dès lors d’éviter que chacun fasse son travail sans le coordonner avec celui des autres, sans aucun suivi des opérations. Le manque de coordination entrave les relations tant verticales qu’horizontales dans les situations de travail. Les membres de la direction devraient agir de façon à développer «  ‘ce réflexe de maximisation du temps directement productif au détriment des temps passés pour s’informer et discuter des mesures à prendre ’»³⁷⁸. Pour cela, le rôle des collaborateurs du dirigeant dans la communication devrait évoluer vers un travail de pilotage, d’animation et de coordination de l’activité. Cet accroissement du rôle de l’encadrement dans la communication au sein de l’entreprise constitue en outre «‘ une opportunité pour l’amélioration de la réciprocité des relations entre les niveaux hiérarchiques et entre les secteurs de l’entreprise ’»³⁷⁹.

Comme la taille de la P.M.E. est de nature à faciliter la communication et la circulation de l’information , le développement du système de communication pourrait contribuer à amorcer un management innovateur par l’exploitation d’informations stimulantes ainsi générées. Cependant, une mise en garde mérite d’être faite dans la mesure où l’atteinte de ces objectifs nécessite la maîtrise des techniques de réunions pour rendre ces mécanismes plus vivants.

Afin de pouvoir mettre en place un dispositif d’échanges pouvant faire face à la faiblesse de la diffusion de l’information, de l’anticipation des problèmes posés et des dérangements pouvant gêner le travail quotidien un examen détaillé des dispositifs de communication – coordination-concertation est nécessaire . D’une manière limitative, ces dispositifs peuvent être les suivants³⁸⁰:

• contact: échange non programmé et informel entre deux personnes,

• échange : échange programmé entre deux personnes. Il est programmé à plus d’une journée à l'avance avec un ordre du jour précis.

• réunion: échange programmé et formel entre plusieurs personnes,

• message : tout type de communication écrite,

• échange d'informations de prévention: il est centré sur l’anticipation de dysfonctionnements probables, s’intéresse à la notion de long terme.

La clarification de la part qu’occupe chacun de ces dispositifs dans le système de communication et de coordination permet de chercher des solutions capables de fournir, de créer des informations susceptibles d’améliorer l’activité de l’entreprise.