4.2.4 Un axe d’amélioration du management de l’entreprise: la technique de réunion.

Les préoccupations d’assurer de façon continue un bon fonctionnement de l’entreprise amènent dirigeants et collaborateurs à avoir recours à des réunions de manière assez régulière. On peut alors se demander à quel niveau, la technique de réunion devient un outil de management.

Nous voudrions d’abord noter que la réunion peut être définie comme « une occasion pour une équipe de travailler de manière concertée et synchronisée, de s'informer, de prendre des décisions qui jalonnent le travail de chaque membre du groupe»³⁸¹. La réunion, comprise comme pratique du management, tire sa qualité et son apport de la minutie de sa préparation et aussi à la possibilité de mettre à jour certains indicateurs de tableaux de bord des secteurs de l’entreprise concernés.

Comme pratique de management productrice de valeur ajoutée, la qualité d’une réunion tient préalablement à la préparation et à son contenu. Les attentes des participants sont diverses; elles vont de la diffusion d’informations utiles intéressant un sujet particulier à des modifications d’éléments d’une décision et à la prise de résolutions sur un ou des domaines précis.

Pour produire les effets escomptés d’une réunion, son ordre du jour doit être précisé à l’avance pour une participation active. Le contenu de la réunion doit laisser transparaître son point d’ancrage par rapport à la mise en oeuvre du projet d’amélioration du fonctionnement de l’entreprise dans lequel sont impliqués les collaborateurs du dirigeant et doit essayer de répondre autant que possible aux préoccupations liées aux situations de travail des participants. D’une réunion devrait sortir des informations - clés liées notamment aux rapports de l’entreprise avec son environnement externe, les résolutions prises sur des points précis ainsi que des positions spécifiques des participants qui peuvent être visualisées par une grille de convergences / spécificités. Pour se garder des déviations possibles, la personne qui joue le rôle de pilote doit mettre en place des règles du jeu lui permettant de canaliser les échanges.

Pour permettre une conservation et une utilisation ultérieure du contenu des débats, une prise exhaustive de notes exhaustive est nécessaire afin de pallier l’évaporation des idées qui constituent un frein au pilotage de l’organisation. Le contenu de la réunion sera formalisé par une fiche de résolutions (annexe n°7) mais devra ultérieurement faire objet d’un compte rendu détaillé d'idées forces.

Enfin, on peut dire que la réunion ne devient une pratique managériale qu’à condition que l’issue de la réunion conduise effectivement à la mise en oeuvre des résolutions prises. C’est à cette condition que la réunion devient un véritable outil de management et qu’elle participe réellement à la structuration du travail en équipe au niveau de la direction. Cependant de manière à ne pas perdre de vue les éléments autour desquels s’organise la recherche de l’efficacité du fonctionnement de l’entreprise, des outils comme le tableau de bord de pilotage pourraient appuyer utilement la consolidation des pratiques de travail en équipe au niveau de la direction de P.M.E.