4.3.1.1 Les fonctions de l’information

On peut dire que communication et système d’informations sont indissociablement liés. Ainsi, au sein d’une même unité, chaque acteur devrait savoir en quoi ses activités sont liées à celles de ses collaborateurs afin de pouvoir détecter les éventuelles anomalies, en déterminer les causes et proposer ou prendre des mesures correctives.

Comme la communication concerne en général les relations entre les personnes, l’information quant à elle concerne ce qu’il faut savoir pour agir et travailler. M. Juffé et J.P Schmidt considèrent ainsi que « l’information concerne la synchronisation des activités, alors que la communication en concerne la continuité »³⁸². Mais pour que la communication puisse remplir cette mission, l’information qui a pour raison d’être de réduire l’incertitude liée aux évolutions possibles de l’environnement interne et externe doit le plus possible correspondre à celle désirée pour la prise de décision. On voit donc que l’information se trouve en amont de l’activité de communication et qu’elle en constitue la matière première. Ainsi, l’information pourrait être définie comme « ‘l’ensemble des éléments qui, une fois mis ensemble et analysés prennent sens en fonction du référentiel et du contexte d’action de l’individu concerné’ »³⁸³. Quant à M. Chokron et R. Reix³⁸⁴, ils distinguent 4 usages possibles de l’information:

• comme support des processus de gestion, l’information sera nécessaire pour que les processus qui forment l’entreprise puissent être exécutés;

• l’information est aussi considérée comme un instrument de communication dans l’organisation. A ce titre, elle permet d’assurer la coordination des activités de ses différents membres par des échanges d’information;

• elle peut être aussi vue comme un support de la connaissance individuelle et enfin,

• l’information peut être utilisée comme instrument de liaison avec l’environnement. Dans le même ordre d’idées, E. Sutter considère que les fonctions de l’information sont les suivantes:

‘«‘blabla’ ’

• la veille,

• l’aide à la décision,

• l’aide à la résolution des problèmes,

• l’amélioration continue des compétences individuelles,

• la contribution à une culture commune,

• la mémoire de l’expérience et des faits. »³⁸⁵

Du point de vue des membres de la direction et en considérant le fait qu’un processus de gestion est ‘«  un ensemble d’activités et de décisions logiques combinées pour produire des résultats souhaités par l’entreprise’ »³⁸⁶, l’information participe à structurer les liens devant régir les relations de travail des membres de la direction. Elle permet d’enrichir leurs connaissances du fait des informations échangées entre collaborateurs d’une même unité ou d’unités voisines.

Pour que l’information participe pleinement à la structuration progressive et à l’instauration des pratiques de fonctionnement en équipe, elle doit être de bonne qualité et pour cela, elle devra satisfaire à certaines conditions liées à son contenu, sa précision, sa mise à jour et son accessibilité. Ainsi, il faudra vérifier si toutes les informations nécessaires sont disponibles, si elles sont exactes, actuelles et si tous les membres de la direction peuvent obtenir cette information facilement. Ce dernier élément est particulièrement important pour la structuration du travail en équipe au niveau de la direction car «  l’efficacité du partage des rôles dépend de la capacité qu’ont les cadres de partager l’information»³⁸⁷. Comme tout responsable d’une unité est considéré comme le centre nerveux de son unité, il est le point de passage obligé de plusieurs informations ; s’il pratique la rétention de l’information, il échangera «  pouvoir contre efficacité »³⁸⁸ et sera entrain d’instaurer des pratiques contraires au travail en équipe et à la mise en place d’un système d’informations stimulantes.