4.3.1.2 Etapes de mise en place d’un système d’informations

Etant précieuse pour la poursuite de l’activité de l’entreprise, et comme nous l’avons précédemment signalé l’information pour être utile doit être précise et diffusée au destinataire au moment opportun. Cela ne sera possible qu’à condition de mettre en place un système d’informations organisé. Il faudra notamment éviter de réinventer la roue quand l’information existe ou de mettre en oeuvre des moyens pour recueillir des informations dont la valeur ajoutée n’est pas évidente. Plusieurs problèmes entravant les systèmes d’informations pour dirigeants peuvent être soulignés: les informations dont les dirigeants ont besoin sont produites avec retard, ne sont pas reliées entre les fonctions de l’entreprise et en conséquence n’aident pas à prendre les solutions en temps utile.

Bien que le processus décisionnel des gestionnaires de P.M.E. soit vu comme le « plus intuitif, au jugé, moins dépendant d’informations et de modèles de prise de décisions »³⁸⁹, il convient de signaler que plus le flux d’informations augmente, plus il devient risqué de se fier uniquement au bon sens et il importe d’organiser le système d’informations au niveau de la direction voire au niveau de toute l’entreprise. Lorsqu’on essaie de mettre en place un système d’informations plus ou moins formalisé, certaines considérations doivent guider la démarche. En effet, pour définir le contenu et les modalités des informations à diffuser, il faudra:

‘«blabla’

• savoir ce qui se fait, ce qui se prépare dans sa propre spécialité, sur son propre terrain de compétences et d’expérience,

• suivre l’évolution des procédés, des techniques dans les domaines autres que sa propre spécialité et susceptibles d’influer sur son propre terrain de compétences et d’expériences,

• suivre l’évolution des procédés, des techniques dans le domaine autre que sa propre spécialité et susceptibles de modifier ses méthodes de travail,

• repérer, comprendre, suivre les tendances, les évolutions prévisibles,

• se préparer à de nouvelles méthodes de travail, à de nouveaux comportements »³⁹⁰.

Tout cela doit être fait dans l’optique d’amélioration du fonctionnement de l’entreprise en permettant notamment à toute personne qui reçoit l’information de franchir une étape dans la résolution d’un quelconque problème qui le préoccuperait.

De manière plus concrète, un système d’informations doit couvrir tous les niveaux de l’entreprise: le sommet hiérarchique, les grandes fonctions de l’entreprise, toutes les unités de travail et pouvoir répondre aux besoins individuels de travail. Le système d’informations doit aussi être organisé de manière à pouvoir suivre la mise en oeuvre de la stratégie et de réagir rapidement aux dérives qui s’introduisent dans cette mise en oeuvre et de comprendre les causes de ces dérives.

Tout responsable d’une unité doit prêter attention de façon consciente à la diffusion de l’information à ses subordonnés. Il doit faire un effort marqué pour mettre son information par écrit de façon à rendre sa diffusion efficace.

Un système d’informations mis en place au niveau de la direction et qui se veut efficace doit pouvoir prendre en considération les demandes d’informations de niveaux stratégique, opérationnel ou organisationnel. L’élément essentiel pour statuer sur la qualité d’un tel système d’informations étant le « lien entre les attentes des différents acteurs, les facteurs clés de succès, ainsi que les indicateurs de mesure des performances»³⁹¹, certaines étapes devront être suivies pour mettre en place ce système. Ainsi, on devra :

‘«blabla’

• identifier les facteurs clés de succès ainsi que les attentes des différents acteurs,

• formaliser les indicateurs devant rendre compte des performances enregistrées,

• déterminer la forme de présentation des informations et leur fréquence,

• préciser le flux d’informations et la façon dont il sera utilis黳⁹².

On notera donc que le tableau de bord, dont le qualificatif de « tableau de bord de pilotage » est spécifique au management socio-économique, constitue l’un des outils capable de rendre vivant un tel système d’informations et de participer à son évolution en fonction des exigences du fonctionnement de l’entreprise.