6.3.1 Importance des outils de gestion dans le pilotage de l’activité de l’entreprise

Au vu des exigences actuelles de l’environnement, toute entreprise doit inscrire son activité dans une démarche de changement permanent nécessitée par le souci de s’adapter ou de prendre de l’avance en fonction des menaces des concurrents. Il importe pour cela que les dirigeants puissent doter leurs collaborateurs d’outils de gestion adaptés, capables de soutenir leurs efforts d’amélioration du fonctionnement. Cependant, en nous référant à la définition donnée par A. David qui considère les outils de gestion comme « tout dispositif formalisé permettant l’action organisée »⁴⁴³, on peut dire, au niveau des P.M.E. burundaises, que seuls les outils classiques de gestion tels que la comptabilité, les budgets, etc, sont quelquefois utilisés dans la conduite de l’activité de l’entreprise. Or, du fait du retard avec lequel cette information est fournie, il paraît illusoire, si l’on veut maintenir un niveau de compétitivité suffisamment élevé, de vouloir baser le pilotage de l’activité de l’entreprise sur de tels outils.

L’utilisation des outils peut être envisagée sous plusieurs angles en fonction de l’usage qui leur est réservé. Selon A. David⁴⁴⁴ quatre rôles peuvent être donnés aux outils de gestion:

• le rôle de conformation dans le sens où l’outil permet de normaliser les comportements, dans le but de les rendre conformes à un « optimum » qu’il postule,

• le rôle d’investigation du fonctionnement du fait que la confrontation entre outil et organisation conduit à l’explication des « lois » de cette dernière. L’outil permet ainsi de découvrir les principaux déterminants de l’organisation et d’aider les acteurs à imaginer de nouveaux schémas d’évolution,

• le rôle d’accompagnement du changement dans la mesure où il joue d’une construction progressive de représentations partagées,

• enfin le rôle d’exploration du nouveau: l’outil joue un rôle non seulement dans la transformation des règles mais aussi dans le questionnement et la transformation des savoirs « techniques ».

On voit donc que les outils de gestion sont nécessaires indépendamment du stade où est envisagé le problème d’organisation à résoudre et qu’à chaque fois leur utilisation vise l’amélioration de l’état de fonctionnement considéré. L’utilisation des outils de gestion doit pour cela, d’après J.M Felenbok⁴⁴⁵ respecter trois principes:

• s’assurer que les priorités en matière d’utilisation de ces outils et techniques sont dictées par les impératifs de gestion plutôt que par la mode,

• localiser les « goulets d’étranglement » et concentrer l’utilisation des outils sur la levée de ces contraintes,

• préférer une utilisation approfondie et récurrente de quelques outils appropriés à une utilisation des nouveautés de l’année.

Dans cette optique, nous considérerons dans nos développements que « ‘les outils de management socio-économique sont un moyen d’activer en permanence le processus de changement ’»⁴⁴⁶ et étudierons sur la base de nos expérimentations dans quelle mesure ils peuvent à travers les projets d’amélioration du fonctionnement des P.M.E. conforter les pratiques de délégation concertée et de travail en équipe au niveau de leurs directions respectives tout en les adaptant aux spécificités des P.M.E. considérées. C’est dans cette perspective que certains outils de management ont été plus employés dans telle entreprise plutôt que dans telle autre comme le montre le tableau ci-dessous.

La préférence de tel ou tel outil a été influencée par une problématique de fonctionnement de l’entreprise dont le groupe de projet voulait acquérir une meilleure compréhension et à laquelle il fallait apporter une solution.