6.3.3.4 Les outils de gestion du temps

Le temps de travail peut être subdivisé en cinq principales composantes:

• le temps consacré à la prévention des dysfonctionnements,

• le temps de régulation des dysfonctionnements,

• le temps consacré aux glissements de fonctions,

• le temps consacré aux activités de gestion courante,

• le temps consacré aux activités de gestion développement.

Lorsqu’une grande partie du temps d’un responsable d’une unité est prise par des activités de régulation de dysfonctionnements ou de glissement de fonction, ce dernier ne peut plus dégager suffisamment de temps pour penser à des activités qui auraient permis l’amélioration du fonctionnement de l’unité dont il a la responsabilité. Or, les diagnostics que nous avons réalisés nous montrent que les collaborateurs du dirigeant ainsi que les agents de maîtrise passent une bonne partie de leur temps à la régulation des dysfonctionnements et en glissements de fonctions. Nous avons également remarqué, chez les collaborateurs du dirigeant malgré l’existence d’une demande de leur part de disposer d’un outil pouvant les aider à mieux prendre en charge la gestion de leur temps, que la pesanteur de la culture était telle qu’une approche trop rigoureuse d’analyse et de contrôle de l’emploi de leur temps pouvait difficilement être intégrée dans les pratiques.

Afin de répondre à cette nécessité, nous avons mis en place des outils simples qui leur permettraient un diagnostic permanent des pertes de temps enregistrées dans leur zones de responsabilité et de se coordonner avec les responsables des unités voisines. Ainsi, nous avons après une formation - concertation des différents collaborateurs du dirigeant et des membres de l’encadrement initié l’utilisation de la fiche d’ordonnancement des opérations et la fiche individuelle de programmation.