7.1.3. Mise en place de filtre et sélection des informations pertinentes

Une coordination satisfaisante est tributaire d’un tri adapté des informations pertinentes.

Un système de veille stratégique est à initier, afin d'irriguer toutes les ramifications de l'organisation avec les informations pertinentes, indispensables à son évolution, et en vue de limiter les dysfonctionnements spécifiques aux systèmes d’informations à savoir :

• l’absence d’information critique
  « Des fois, les tableaux de bord sont mal remplis et je dois descendre dans l'usine pour avoir les bonnes informations afin de les remplir correctement. » (Entité A - Personnel De Base)
• l’absence de pilotage à partir des indicateurs
  « Il y a un manque de visibilité des informations au niveau de la direction. Le système d'information permet un pilotage uniquement au niveau des chefs d'atelier » (Entité B - Encadrement)
• l’absence de concertation lors de la prise de décision
  « Les règles et procédures sont décidées sans concertation avec la production sur la faisabilité. Par exemple, on n'a pas de tolérance sur le grammage du saumon alors les ouvriers 'jouent' avec les tranches pour trouver les bonnes et perdent du temps » (Entité A - Encadrement)

Ces constats reflètent bien la nécessité de développer des systèmes de coordination interne à l'entreprise en favorisant des échanges structurés d'informations.

Comme le rappelle Jullien ²⁵⁹ (1996) «toute la stratégie repose donc sur une entreprise d'information systématique (d'où l'importance attachée à l'espionnage et à ses diverses catégories d'agents, méticuleusement répertoriés) puis d'évaluation : il convient d'estimer jusqu'à ce que, de par la différence de poids en présence, la balance fléchisse brutalement d'un côté.»

Lorsque les prises de décision ont pour principal et unique appui des opinions et des sentiments, plutôt que des faits indéniables ou des indicateurs précis, il est inévitableque les décisions soient remises en cause avec le lot de mécontentement que cela engendre.

Le manque de support écrit de transmission d’informations est source de nombreux dysfonctionnements. Ainsi, les déperditions d’informations, les oublis ou retards dans leur transmission, les bruits de couloir et le manque de fiabilité des informations quicirculent néanmoins affectent l’ensemble du personnel et génèrent des pertes de temps considérables et une confusion généralisée.

Pour éviter ces écueils, la structuration du système d’information est à bâtir autour :

• d’un flux d’informations stabilisé,
• d’un choix pertinent des informations de pilotage.

Dans cette optique, la mise en place de réunions et la diffusion régulière d’indicateurs de suivi répondent à cet impératif d’ajustement étroit du pilotage de l’activité. Chaque niveau hiérarchique est chargé d’opérer la sélection des informations en fonction de leur pertinence, les informations spécifiques à un service étant réservées à ce service, les informations génériques remontant au niveau N+1.

Dès lors que ce système d’information est parfaitement opérationnel, il convient de s’assurer qu’il ne se dégrade pas au fil du temps.