4.6.4. Synthèse

Comme on peut le voir dans cet exemple, le passage des données d’une base dans une autre n’est pas si simple et demande beaucoup de manipulations. Le façonnage des codes d’inventaires est un jeu dangereux puisque c’est le code qui permet d’associer la donnée aux informations que l’on possède sur elle. Même si modifier des codes dans une base de données est techniquement très simple, il ne faut pas oublier que cela impliquerait aussi de reprendre tous les codes inscrits sur les données ou la documentation elles-mêmes comme les objets, les photographies ou les minutes de terrains ? Non, c’est impossible, c’est trop long, cela engage trop de maintenance, trop de temps, trop de personnel. Il faudra donc mettre en place des tables de conversions, pour toutes les données, pour toute la documentation et s’astreindre en permanence à y recourir lorsque l’on souhaite retrouver le document.

Un tel système de tables a été utilisé à BIBRACTE, centre archéologique européen pour les objets provenant des fouilles anciennes qui ont été déposées dans divers musées français. Aujourd’hui certains de ces objets portent plus de trois numéros différents : le numéro qu’ils ont reçu à leur sortie de la fouille, le numéro d’inventaire du musée (et encore le plus souvent il y a plusieurs numéros musée puisque le musée a changé lui aussi entre temps de numérotation) et enfin un nouveau numéro Beuvray qui correspond au code d'inventaires utilisé dans bdB. La plupart du temps les tables de conversion n’ont jamais existé ou n’existent plus, et en conséquence retrouver la correspondance entre les fiches papier de description et les objets est un véritable casse-tête pour le gestionnaire du mobilier du centre surtout que généralement il y a plus de fiches que d’objets (pertes, disparition, …). Dans le meilleur des cas, il y a un dessin ou une photo de l’objet sur la fiche et là on a beaucoup de chance de faire l’association fiche/objet. Dans le pire des cas on a un tas de fiches qui correspond à un tas d’objets et on en reste là. Dans le cas général, après un lourd travail de croisement de données, d’intuition et de chance, l’objet retrouve sa fiche de description et surtout son UF de provenance.

Comme on peut le déduire grâce à cet exemple, mettre en place un système de table de conversion des codes d'inventaires lors du passage des données d’une base à une autre fonctionne mais c’est à éviter au maximum pour pouvoir conserver le lien entre la donnée et sa description ainsi que tous les liens qui existent entre les données : objet et UF, UF et minutes, photographie et objet, …

Cependant importer les données d’une base de données dans une autre reste une étape nécessaire aujourd’hui pour pouvoir pérenniser ces données. En effet l’arrêt du développement et de l’utilisation d’une base signe la perte des données à moyen terme. La base non utilisée ne sera plus transférée dans les versions suivantes de son logiciel de création et petit à petit les ordinateurs ne pourront plus la lire. Seul le transfert des données vers un autre support peut enrayer cette perte. Ce support peut être une autre base ou une transcription en texte de toutes les données, codes, liens, …, composant la base. Il va sans dire que la transcription en texte n’est pas une chose facile, surtout au niveau des liens et même quasiment impossible. Une compatibilité, au moins des codes d'inventaires, entre diverses bases reste donc la solution la plus simple.