Une fois l’opération courante créée, l’accès aux différents fichiers de BASE_DFS se fait par l’intermédiaire d’un fichier pilote MENU_TC. DFS. Celui-ci se divise en bandes horizontales par groupes. C’est à ce moment que l’utilisateur choisit entre les deux types de fonction de la base ainsi que la taille de l’écran. En effet dans les préférences, on peut choisir entre un format 14' ou 15'. Néanmoins l’écran 14' est simplement une réduction de l’écran 15' et non pas un remodelage de la présentation. BASE_DFS étant proposée sur FileMaker Pro Runtime™ 4.0.Fv3 la question d’une gestion de mot de passe ne se pose pas pour la protection de la structure.
La saisie et la modification se font dans la même base. Pour la consultation, celle-ci se fera, après le rendu du DFS, soit par le CD, remis en même temps que le DFS lui-même, qui contient la base qui a permis d’enregistrer et de gérer les données issues de la fouille, soit par les trois bases de gestions du SRA Aquitaine.
Lors de l’ouverture d’une nouvelle fouille, le responsable reçoit une copie de la base sur FileMaker Pro Runtime™ 4.0.Fv3, ainsi que les fiches papier pour la saisie sur le terrain des entités archéologiques et des sondages. Pour les autres fichiers, mobilier, documentation, …, il n’existe pas de fiches papier, la saisie se faisant directement dans la base. Les personnes qui ont utilisé la base se repèrent assez rapidement pour la saisie proprement dite. En revanche l’aspect fonctionnel de la base (liens, impressions, recherches …) ne semble pas très évident pour tous. Malgré tout, les équipes arrivent sans trop de problème à être autonomes pour son utilisation (et ce malgré l’absence de plus en plus manifeste d’un manuel ou d’un guide d’utilisation) 40 .
Textes tirés des entretiens réalisés avec Philippe Couprie lors de l'étude de BASE_DFS.