L’entité archéologique dans BASE_DFS est définie comme suit : ensemble cohérent de vestiges présentant une unité chronologique et/ou fonctionnelle sur un espace donné 45 . Ces entités sont composées des unités stratigraphiques, indice US, des carrés, indice K et des faits, indice F, qui permettent de regrouper les US et les carrés. Ce regroupement peut être complété par la notion de zone et de secteur. Néanmoins ces deux notions ne sont pas développées. En effet, comme la notion de “numéro strati”, celles-ci sont présentes uniquement par des particularités de saisie de certains chercheurs.
Les entités archéologiques sont rassemblées sous les codes suivants.
Année [2 chiffres] - n° d’opération [3 chiffres] - indice US + n° d’ordre
Année [2 chiffres] - n° d’opération [3 chiffres] - indice K + n° d’ordre
Le fait d’intégrer directement le carré dans les entités archéologiques permet de prendre en compte les fouilles, surtout préhistoriques, utilisant ce procédé de découpe spatiale.
Année [2 chiffres] - n° d’opération [3 chiffres] - indice F + n° d’ordre
La fiche entité est très simplifiée. Elle répond à la volonté d’être “passe-partout” exprimée au moment de la création de la base. Elle doit pouvoir servir à tous et à toutes les périodes historiques.
La présentation de ce fichier se définit par deux écrans de saisie — description et interprétation — un écran de liste, un écran de résumé et enfin plusieurs écrans permettant d’accéder aux informations venant de fichiers liés comme inventaire mobilier ou documents photographiques.
Cet écran permet de définir le type de l’entité (US, Carré, Fait), de choisir son numéro, (choix automatique proposé par le numéro précédent dans le même type additionné de 1), et de donner des précisions complémentaires comme le numéro de fait, secteur, zone, sondage et un numéro de strati. C’est aussi dans cet écran que le choix entre une US et une US construite, USC, doit être fait. L’US se définit avec ses composants géologiques, sa couleur, morphologie et structure interne, ses composés organiques et cultuels. L’USC se décrit grâce à ces matériaux, éléments, pose, appareil, taille, marques, assemblage, blocage et aménagements. Pour contribuer à la définition de ces différents éléments de l’US et de l’USC, une aide à la saisie est proposée.
Cet écran permet de saisir l’interprétation de cette entité archéologique. L’interprétation n’est pas normalisée ce qui veut dire qu’un travail de corrélation et de comparaison sera difficile à effectuer entre plusieurs entités archéologiques, surtout si plusieurs personnes saisissent. Elle se rapproche d’un simple commentaire. Cet écran est complété par des données sur le mode de fouille, la nature et l’activité de l’US, ainsi que sur la datation. La datation est définie par deux rubriques “datation initiale” et “datation finale”. Cette datation n’est en fait qu’un regroupement de grandes phases “historiques” et non pas une datation précise de l’entité archéologique. La troisième division de cet écran porte sur les relations stratigraphiques. Le fait d’avoir une seule rubrique par liens stratigraphiques (15 au total) et donc de saisir le numéro de toutes les entités archéologiques liées au même endroit, ne permet pas pour l’instant d’envisager la mise en place automatique d’un diagramme stratigraphique. Ceci ne permet pas non plus de saisir automatiquement les contraires – sous/sur, coupé/est coupé par – dans les fiches d’entités archéologiques correspondantes.
Définition tirée du lexique présent dans le fichier traitement documentaire.pdf du dossier documentation installé en même temps que la base sur le disque dur de l'ordinateur d'accueil.