9. Référentiels

Les référentiels sont le plus souvent des listes de termes prédéfinis, spécifiques à chaque base de données et que l’on retrouve dans tous les fichiers. Ces termes de vocabulaires peuvent concerner des listings d’objets, des catégories de mobilier, les différents types de films photographiques qui sont utilisés sur le chantier, les types de relevés qui sont effectués, la liste de périodes reconnues sur un site et il y aurait presque autant d’exemples que de champs de saisie. Ils sont présentés sous forme de liste ou liste de valeurs soit par ordre alphabétique (comme dans ArchéoDATA par exemple), soit d’une manière logique en allant du plus spécifique au plus général comme dans les listes objets et catégorie mobilier de bdB. Ces référentiels sont définis soit à l’avance (ils sont insérés dans la base au moment de sa création), soit au fur et à mesure de la saisie de termes dans la rubrique comportant le référentiel. Pour certains, ils sont modifiables directement en saisie, pour d’autre aucune modification n’est possible si l’on n’a pas accès à la structure de la base de données.

Ces listes de valeurs ont plusieurs fonctions :

• Elles apportent un langage commun à la fouille. Chaque archéologue sera amené à nommer de la même manière un objet ou une donnée identique.
• Elles aident à la saisie. La saisie se fait plus rapidement lorsque l’on a accès à une liste que s’il faut taper à chaque fois au clavier les différents termes. La saisie se fait aussi de manière plus sécurisée (pas de fautes de frappe, …).
• Elles peuvent être une aide à l’identification des objets. Dans une liste hiérarchisée, on peut très facilement éliminer les catégories auxquelles l’objet n’appartient pas et comme cela se rapprocher plus facilement de ce qu’il est.
• Elles évitent tous les problèmes liés à la langue. Dans une fouille comme celle du Mont Beuvray où la plupart des étudiants ne parlent pas français, une liste commune pour tous permet d’homogénéiser la saisie. Cela évite les traductions dans la langue de la personne qui saisit et tout simplement les fautes de frappe. La moindre faute peut entraîner des silences ⁶⁴ préjudiciables lors de l’interrogation de la base.
• Elles aident au moment de la recherche. Posséder une liste des termes pouvant se trouver dans les champs de saisie que l’on souhaite interroger permet d’orienter sa recherche et de la faciliter.

La plupart de ces listes de valeurs sont jointes aux fiches papiers qui sont utilisées pour la saisie des données sur le terrain.

Je ne vais pas détailler ici toutes les listes de valeurs qui sont utilisées dans chaque base, puisque cela serait très long et intéressant seulement pour les spécialistes de chaque domaine. On trouvera dans chaque rapport des bases présenté dans le Tome II, un inventaire quasi complet de toutes les listes de valeurs de chaque base.

Il faut noter que ces listes de valeurs sont un point important des bases de données et nécessitent une attention particulière de la part des concepteurs.