6. Recherche des fichiers et définition des rubriques

Il faut ensuite revenir aux données que l’on a définies dans le point 2, pour voir comment il est possible de les assembler pour créer les fichiers qui vont composer la base. Il est souvent assez tentant de créer un fichier par donnée à traiter mais l’expérience montre que les concepteurs cherchent assez rapidement ensuite à réduire le nombre de fichiers et à rassembler les données.

Une fois les fichiers définis, il faut travailler sur les rubriques, champs de saisie, qui vont servir à décrire les données saisies dans la base mais aussi qui vont permettre à la base de fonctionner (regroupement de codes, …). Il ne faut pas oublier de définir les rubriques liées qui sont des rubriques venant d’un autre fichier pour compléter les informations du fichier d’accueil. La manière le plus simple de procéder est la suivante : créer un tableau avec trois colonnes, une pour le nom de la rubrique, une pour son genre (nombre, alpha texte, date, calcul, …) et une pour expliciter l’usage de cette rubrique, une sorte de définition.

Ce travail va permettre aussi de mettre en évidence les rubriques où l’on peut apporter une normalisation dans le choix de saisie. Les référentiels sont des listes de termes de vocabulaires qui peuvent concerner des listings d’objets, des catégories de mobilier, les différents types de films photographiques qui sont utilisés sur le chantier, les types de relevés qui sont effectués, la liste de périodes reconnues sur un site, … Ces listes de valeurs sont souvent propres à chaque base, surtout au niveau des objets et des listes de catégories. Il faut leur apporter une attention particulière puisque de leur bon fonctionnement dépend en grande partie la qualité de la saisie et par là la qualité de la recherche. En effet, elles permettent de caler une terminologie à utiliser sur le ou les site(s) d’action de la base et éliminent l’emploi de synonymes. Une liste de valeurs peut se présenter de deux manières :