10. Rédaction d'un manuel d’utilisation et de gestion

Généralement le travail sur les bases s’arrête là. Il est assez rare d’avoir un véritable manuel d’utilisation et encore moins un manuel de gestion. Dans la plupart des cas les explications sur le fonctionnement de la base se font à l’oral. On ne pense pas non plus à mettre au clair les éléments constitutifs de la base. Il serait indispensable d’avoir décrit la structure de la base, la codification, les fichiers, les rubriques avec leurs descriptions, les listes de valeurs ainsi que l’historique de toutes les interventions effectuées sur la base depuis sa création. D’ailleurs si les points précédant ont fait l’objet d’une charte écrite la rédaction du manuel de maintenance est assez aisée.

Malheureusement dans un cas comme dans l’autre, la rédaction de ces manuels est longue, lourde et peu intéressante pour la personne qui en a la charge. Le plus souvent cette rédaction arrive lorsque la personne qui explique le fonctionnement de la base en a assez de reprendre la même explication tous les ans pour dix groupes de quinze personnes !