4.5.1. Recherche des bases de données existantes au Centre et étude de leurs codifications.

Il existe déjà deux bases de données à l’EFEO de Pondichéry.

• Une base de données pour la bibliothèque sous ISIS sur DOS. Elle est construite suivant un code alphabétique par sujet (hist pour histoire, archeol pour archéologie, phil pour philosophie, …) suivi d’un numéro d’ordre dans le sujet.
• L’autre concerne les dessins. Elle se nomme dessins EFEO-PY et a été créée par Pierre Pichard. Elle n’est plus mise à jour actuellement même si les codes mis en place continuent à être utilisés et inventoriés sur un cahier. Elle concerne surtout les dessins des publications et le travail mené sur l’inventaire des maisons de Pondichéry. Cette base de données est bâtie sur FileMaker Pro™ version 2. Les dessins sont archivés sous le code : PY (pour Pondichéry)/numéros d’ordre. Les rubriques à saisir sont : N° PY, Indice, ville, état, district, taluk, site, détail site, type, échelle, format, dessin, année, bibliographie, conservation, remarques, tiroir.

Cette base de données d’inventaire des dessins est assez bien structurée pour pouvoir être utilisée dans la base de données LILA puisqu’il sera nécessaire d’archiver les graphiques. Il n’est pas envisageable de multiplier les bases ayant le même objectif.

D’autres données, même si elles ne sont pas gérées par une base de données, comportent déjà des codes d’archivage.

• Photographie : code de l’appareil ou du photographe en alphabétique/n° de film par numéro d’ordre dans le code alphabétique/n° de photo dans l’ordre des prises de vues. Le classement s’effectue dans des boîtes à tiroirs avec des intercalaires pour séparer chaque film.