Tous les rapports, livres, colloques, articles, films, CD-Rom, cassettes audios, …, qui contiennent une information concernant une donnée primaire ou une donnée traitée de l’entité archéologique de référence sont contenus dans ce fichier. C’est en fait une sorte de grande bibliothèque ciblée sur les données de la base.
L’archivage physique de la documentation est organisé en deux niveaux. Un niveau pour la documentation elle-même, c’est-à-dire les livres, les rapports, les films, … ou les fichiers informatiques des publications, …, selon la même logique que pour les photographies ou la documentation graphique : bâtiment dépôt, pièce ou support informatique, meuble, code bibliothèque ou fichier, numéro d’ordre dans le code bibliothèque. Le code bibliothèque est en fait indispensable puisque l’on est obligé d’utiliser un code pour le catalogage. Il se compose généralement d’une partie alphabétique du genre, MI pour méthode-informatique, GF pour géographie-France 90 , suivi d’un numéro d’ordre. Le second niveau permet de traiter les CD composés des sauvegardes des rapports et autres textes ou dossiers informatiques. Cet archivage se définit comme les autres : bâtiment dépôt, pièce de stockage, meuble portant le CD et numéro du CD.
La rubrique “rubrique total/ISBD” est un calcul regroupant de manière structurée toutes les informations nécessaires aux échanges/recherches entre bibliothèques. Cette rubrique permet en fait de construire l’ISBD (International Standard Book Description) de la source documentaire suivant les prescriptions des normes Z 44050 et Z 44063 91 de la classification Unimarc. Cette rubrique peut aussi permettre tout simplement d’avoir une bibliographie de la source documentaire directement transférable dans un rapport par exemple. Dans le cadre de sources documentaires numériques, il sera intéressant d’inclure dans la fiche une adresse URL 92 permettant d’atteindre directement l’article ou la page correspondant à la donnée liée à la source.
C’est dans ce fichier que les liens avec les fichiers objet et prélèvement, photographie et documentation graphique sont saisis. On peut ainsi connaître toutes les sources documentaires liées à une entité archéologique.
Pour les instituts, les centres, … qui ont déjà une bibliothèque avec un inventaire informatique, ce fichier sera en fait un simple fichier de lien entre le fichier bibliothèque et les fichiers chantier, UF, objet et prélévement, photographie et documentation graphique.
Exemples de codes utilisés à la bibliothèque de BIBRACTE, centre archéologique européen.
Formation des bibliothècaires et documentalistes : normes pour l'épreuve de cataloguage, Paris, AFNOR, 1999
“Un URL (Uniform Resource Locator) estavant toutun format de nommage universel pour désigner une ressource sur Internet. Il s’agit d’une chaîne de caractères […] qui se décompose en quatre parties :
- Le nom du protocole : c’est-à-dire en quelque sorte le langage utilisé pour communiquer sur le réseau.
- Le nom du serveur : Il s’agit d’un nom de domaine de l’ordinateur hébergeant la ressource demandée
- Le numéro de port : il s’agit d’un numéro associé à un service permettant au serveur de savoir quel type de ressource est demandé.
Le chemin d’accès à la ressource : Cette dernière partie permet au serveur de connaître l’emplacement auquel la ressource est située, c’est-à-dire de manière générale l’emplacement (répertoire) et le nom du fichier demandé” (© Copyright 2002 Jean-François Pillou http://www.commentcamarche.net/)
Néanmoins ce format peut aussi être utilisé pour associer des fichiers dans un même ordinateur ou au sein d’un réseau particulier sans avoir aucun contact avec internet. C’est cette possibilité-là qui nous intéresse dans un premier temps ici. C’est donc grâce à ces chemins d’accès à la ressource que l’on pourra atteindre une page précise portant sur l’étude d’un objet individualisé de la base de données située dans un rapport scientifique numérisé par exemple.