IV.3.3.3 Le déroulement/ la structure de la réunion

Une réunion a un début ²⁵⁴ et une fin officiels, marqués par l’établissement et par la levée de la focalisation commune – il se peut que pour cela le groupe ait besoin de plusieurs tentatives. Citons comme exemple R1, où on a deux tentatives de terminer la réunion :

Avant la réunion, on fait du « small talk ²⁵⁵  », on parle donc de préférence de sujets qui peuvent être facilement abandonnés, pour pouvoir commencer tout de suite la réunion quand tout le monde sera là. Bierbach (1996 : 525) parle aussi de « una secuencia de interacciones no-centradas – saludos entre socios que llegan, intercambios individuales, muchas secuencias simultáneas, overlaps, ruidos » au début de la réunion qu’elle analyse ; cette séquence est suivie par des signaux qui indiquent la volonté de centrer l’attention, de démarquer le début de la partie « formelle » de la réunion.

De tels signaux se trouvent aussi dans mon corpus, comme par exemple dans R7/375, où Gisèle dit bon il faut qu'on parle là. Dans la plupart des cas, il s’agit pourtant de remarques autour de la question des notes : la réunion commence officiellement avec la question de qui va prendre les notes ²⁵⁶ . Ce moment-là semble donc institutionnalisé. Le fait même de prendre des notes donne un caractère officiel à l’événement. Les notes sont conservées dans un classeur pour être consultées si besoin est. A part la conservation, elles ont la fonction d’informer (les personnes qui étaient absentes) et de légitimer (des décisions, des actions, etc.) ; cf. Dannerer (1999 : 79). Au besoin, elles servent de références pour attester que telle chose a bien été « décidée en réunion ». La personne qui en est chargée note les points sur lesquels le groupe veut parler (cf. IV.3.3.5.) et a le rôle de veiller plus ou moins à ce que tous les sujets soient abordés. Il s’agit dans la grande majorité des cas d’une femme ; dans la plupart des cas, cette personne se porte spontanément volontaire pour prendre les notes. Les points notés représentent l’établissement des thèmes qui fait partie intégrante d’un début de réunion (cf. par exemple Dannerer 1999 : 61).

Un point essentiel pour Boden (1994 : 87) est le fait que

‘all meetings are bounded in time and space. But, most of all, they are interactionally bounded. [...] formal and informal meetings alike have noticeable and analyzable openings and closings, even preclosing sequences [...].’

Nous avons vu que c’est le cas à la Lutine, où l’ouverture d’une réunion est entre autres marquée par la cessation du « small talk » et où, pour la fin des réunions, les séquences de pré-clôture (cf. Traverso 1996 : 76-81) sont un élément récurrent.

On s’adresse de temps en temps à la personne qui prend les notes pour savoir ce qu’il reste comme points à traiter ²⁵⁷ (comme dans R7/3391 : tu peux nous livrer l- le point . suivant  euh Jacques alors), et elle-même pose de temps en temps des questions au locuteur du moment pour éclaircir certains points – tout cela ne lui accordant pas de « increased status, responsibility, or rights » (Morgenthaler 1990 : 550) ²⁵⁸ . Quand le groupe est arrivé à la fin de la liste, la personne qui a pris les notes les lit à haute voix ²⁵⁹ .

La lecture des notes marque la fin de la réunion, ou bien – dans la plupart des cas – elle donne lieu à une nouvelle discussion ²⁶⁰ . Il s’avère, comme Bales/Strodtbeck (1951 : 489) et Fisher (1976 : 144) le constatent dans leurs études sur des processus décisionnels, que le groupe a tendance à devenir plus gai et plus bruyant vers la fin de l’interaction quand de possibles tensions émotionnelles sont libérées. Souvent sont utilisées ici des techniques du « cooling out » (cf. Meier 1997 : 267-268 qui se réfère à Goffman 1952) : pour pouvoir finir des discussions et la réunion, le groupe essaie d’orienter l’interaction de manière à ce qu’une future coopération ne soit pas mise en danger, et il tente de remédier à des insuccès qui ont pu se produire pendant la réunion par des formules apaisantes, des réconciliations, etc.

A la Lutine, ou en tout cas pour les réunions qui sont documentées dans mon corpus, on peut effectivement constater une recrudescence de blagues et du bruit vers la fin de celles-ci. Comme je n’ai enregistré qu’une seule réunion dans laquelle il se produit des tensions émotionnelles (R4), et comme la fin de celle-ci n’est pas enregistrée, je ne peux malheureusement rien dire sur les techniques de « cooling out » dans ce groupe.

La fin des réunions est marquée par la dissolution de l’interaction sociale : fin de la discussion ²⁶¹ et aux revoirs.

‘Le modèle [de la fin de réunion] est apparemment réalisé d’une manière plus interactive que le début de la réunion. […]. [Il] est souvent « étendu », c’est-à-dire qu’il est souvent déclenché relativement longtemps avant la fin de la réunion ou avant la fin effective du modèle ; ensuite il n’est souvent pas réalisé jusqu’au bout, mais terminé plus tard ²⁶² . (Dannerer 1999 : 194-195)’

Effectivement, les fins des réunions ne se déroulent quasiment jamais sans interruption et reprise de discussion. Au lieu de parler de la fin d’une réunion comme « phase » ²⁶³ de celle-ci, on propose de la percevoir plutôt comme « modèle d’action » (« Handlungsmuster ») pendant une réunion (cf. Dannerer 1999 : 201).

D’habitude, les Lutinistes ne fixent pas de date pour la réunion suivante à la fin d’une réunion.